公文排版制作教程(修订版).doc

公文格式制作教程 说明：以下宋体字为《国家行政机关公文格式》原文，楷体字为实操步骤。 5　公文用纸幅面及版面尺寸 5.1　公文用纸幅面尺寸 公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm，尺寸的允许偏差见GB/T 148。 5.2　公文页边与版心尺寸 　　 公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm 　　 公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm 版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码） 设定：选定“纸型”标签，“纸型”选A4，“方向”选“纵向”。然后选定“页边距”标签，根据上述数据要求，可算出页边距尺寸为：“上” 设定数值为3.7厘米，“下” 设定数值为3.5厘米，“左” 设定数值为2.8厘米，“右” 设定数值为2.6厘米，“装订线” 设定数值为0厘米。 6　公文中图文的颜色 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。 设定：ctrl+A全选所有文字，点“样式”框选“清除格式”。设定文字颜色为黑色。 7　排版规格与印制装订要求 7.1　排版规格 正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。 7.3　印刷要求 双面印刷；…… 8　公文中各要素标识规则 本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。 换算：“磅”与“毫米”之间的换算关系是：1磅等于0.35mm。1mm=2.84磅磅和字号的关系：五号10.5小四号12四号14小三号15三号16小二号18二号22 8.1.5　发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。 设定：如果是下行文，发文机关标识下空2行，用３号仿宋输入发文字号，居中。六角符号插入方法：选择“插入”—“符号”—“符号”附签，找到六角符号后，插入即可。单击“绘图”工具条的直线工具，鼠标会变成“十”字形，按住键盘上的Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设置自选图形格式”。选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置为“红色”；“虚实”设置为“实线”；“”设置为上粗下细的武文线。选择“大小”附签，“宽度”设置为“15.cm”。可根据实际情况进行调节。 8.1.6　签发人 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。 设定：如果是上行文，发文机关标识下空2行，左空１字用３号仿宋输入发文字号，然后右空１字用３号仿宋输入“签发人”加全角冒号，后用３号楷体输入签发人姓名。 8.2　主体 8.2.1　公文标题 红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 设定：在红色反线下空两行位置用２号小标宋字输入公文标题，选定标题，右击弹出“段落”对话框，“行距：固定值；设置值：40磅”。 8.2.2　主送机关 标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。 设定：标题下空一行位置顶格，用３号仿宋字输入主送机关内容。如果主送机关不止一行则第二行同样顶格。最后用全角冒号。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；转发公文的标题不能省去原公文的标题内容，只援引发文字号结构层次序数分级应当为“一、”，“（一）”，“1.”，“（1）”，结构层次序数可越级使用，但不能逆用。规范性公文的结构层次序数，视需要可分为章、条、款、项、目。印发机关一般为发文机关的办公（秘书）部门 9　页码 用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。 设定：选择“插入”菜单中的“页码”命令，打开“页码”对话框，其中“位置”选“页面底端（页脚）”，“对齐方式”选“外侧”，若第一页需要显示页码则选择“首页显示页码”，点击“确定”，则在页脚位置出现页码，其中单页页码居右，双页页码居左。 在文档第一页双击页码，页码数字所在文字框生效，选中页码数字，选定字号为“4号”，在汉字输入状态输入“－1－”，然后选择“格式”菜单中的“段落”命令，打开“段落”对话框，选定“缩进和间距”