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文書流程管理實務與常見缺失 主講人：行政院研考會科長翁栢萱 內容架構 一、流程管理作業原則 　(一)收文登錄 　(二)改分作業 　(三)時間註記 　(四)制度研訂 　(五)時效統計 　(六)異常分析 　(七)稽催作業 　(八)展期申請 　(九)急要案件 　(十)文書簡化 　(十一)公文檢核 二、各類公文時效管制 　(一)一般公文 　(二)專案管制案件 　(三)人民申請案件 　(四)人民陳情案件 　(五)立法委員質詢案件 一、流程管理作業原則 (一)收文登錄 缺失現象 　總收文或單位收文人員未依規定辦理收文編號 　登錄，或未加蓋收文日期編號戳或條碼。 規定作法 　資料登錄為管制基礎，應隨時檢查公文 　收發登錄流程，加強教育總收及單位收 　文人員公文登錄觀念。 (一)收文登錄(續) 缺失現象 　未能依時效管制類別分類登錄，例如將人民 　陳情及申請案件等錯誤登錄為一般公文。 規定作法 　不同類別公文處理時限及時效計算標準 　有區別，應加強分文人員之公文類別 　判別訓練，依管制類別區分正確登錄。 (一)收文登錄(續) 缺失現象 　總收文或單位收文人員未能於收文當日或次日 　完成登錄作業。 規定作法 　每日下班前2小時收到之公文，應於當日 　編號登錄分送承辦單位，惟急要公文應 　隨到隨辦。當日收文應蓋當日收文日期 　編號戳及條碼。 (二)改分作業 缺失現象 　部分來文內容涉及二個單位以上案件，常有發 　生一再簽請改分情形，並有單位收受改分公文 　後，另行以改分日期登錄起算時效現象。 規定作法 　公文改分作業應至遲於收文次日確定主辦 　單位，單位間有分文爭議案件，應指定專 　人(副首長或主任秘書)協調判定。改分 　公文之管制或統計時效起算點，仍以總收 　文原登錄收文日期為準。 (三)時間註記 缺失現象 　文書處理過程中之有關人員，僅於文面註明 　日期，未確遵規定格式註明時間。 規定作法 　文面適當位置應蓋章或簽名，並應註明時分 　　(例如11月28日16時，得縮記為 　　　　　1128/1600)，以明責任。 (四)制度研訂 缺失現象 　尚未建構文書流程管理原則、標準、方法、 　獎懲規定及稽核計畫之研訂等管理制度，或 　舊有制度未依新頒規定重予檢討研修。 規定作法 　文書流程專責管制單位應依手冊第二章 　規定，加速建構或研修機關管理制度， 　俾為機關落實推動文書流程管理之基礎。 (五)時效統計 缺失現象 　未要求附屬機關(構)定期提送公文時效統計 　資料，即時掌握附屬機關(構)公文時效作業 　狀況。 規定作法 　應研訂提報作業相關規範，要求所屬 　機關(構)按月提送，並依統計時效 　定期分析，作為檢討改進的依據。 (五)時效統計(續) 缺失現象 　對於統計資料異常情形未能即時查明原因， 　例如當月份之「截至上月待辦件數」與前月份 　「待辦公文件數」欄位數據落差過大等現象。 規定作法 　應確實查對資料異常是否係電腦統計程式 　或作業流程誤差造成，俾適時更正程式或 　導正作業流程。 (六)異常分析 缺失現象 　處理公文以「先存後辦」或「附件抽辦， 　文存」方式，逃避時效管制。 規定作法 　宣導正確時效管制觀念，並加強抽查 　存查及創稿案件分析，防杜逃避稽催 　情事。 (六)異常分析(續) 缺失現象 　部分公文辦理時程偏長，惟管制單位並未就 　該類案件進行檢討分析。 規定作法 　對超過處理時限30日以上未結案件應予 　個案(件)分析處理，並定期簽陳機關 　首長核閱或提報主管會報檢討。 (七)稽催作業 缺失現象 　未明確訂定稽催作業規定以供遵循，或實際作業 　流於形式未臻確實，雖進行定期稽催，然並未產　　 　生應有督促作用。 規定作法 　應速訂定機關內部作業規定，落實稽催實際 　作業，實施方式包含承辦人自我檢查、電腦 　系統協助稽催、單位收發人員協助查催、單 　位主管督導催辦及文書單位綜合稽催等。 (八)展期申請 缺失現象 　未明確訂定展期機制以供遵循，或未完全落實 　展期作業，例如展期申請作業欠嚴謹，案件未 　依規定申請展期。 規定作法 　應依案件所涉業務性質或複雜程度，分別訂定　　 　申請展期期限，利用資訊系統簡化處理流程， 　並分層授權各級權責主管核決；案件無法於規 　定時間內辦結，應屆滿處理時限前提出展期； 　辦理展期之公文以逾期案件列計，惟未屆展延 　結案日期前不列入稽催範圍。 (九)急要案件 缺失現象 　部分來文屬急件或時效性未能適當處理，延誤 　處理時限。 規定作法 　應以目標管理，控管案件簽辦、陳核、 　發文、送達等流程，並注意處理流程各　 　階段之查催。 (十)文書簡化 缺失現象 　部分機關對於通知性質文書仍逐級函轉，未能 　落實簡化作業。 規定作法 　對於無機密性之通案，應於電子公布欄 　公布或採