服务和供应品的采购与管理程序.doc

服务和供应品的采购与管理程序 1 目的 通过对影响检验检测质量的服务和供应品的控制，保证检验检测工作质量。 2 适用范围 2.1 适用对检验检测工作质量有影响的外部服务的管理。 2.2 适用对检验检测工作质量有影响的供应品的管理。 3 职责 3.1 各使用部门负责服务和供应品需求的申请、使用管理和信息反馈等。 3.2 质量技术部负责技术标准的管理。 3.3 资产设备部负责检验检测、办公、安全类设备的服务与供应品的采购和管理。 3.4分管领导负责采购计划的审核，最高管理者或授权的院领导负责审批。 3.5分管领导组织对影响检验检测质量的重要消耗品、供应品和支持服务的供应商进行评价。 4 程序 4.1 定义 4.1.1服务是指与检验检测工作密切相关的诸如计量（检定/校准）、设备维修保养、人员培训等与检验工作质量有关的外部服务。 4.1.2 供应品是指与检验检测工作密切相关的诸如耗材、试剂、软件等产品。 4.2 合格服务方与供应方的认定 4.2.1 合格服务方与供应方的申请 （1）凡具有能力提供服务与供应品的单位均可申请作为我院合格服务/供应方的候选单位，通过填写 “物资供应方资格评定申请表”或“分包（服务）方资格审查申请表”，向提出申请； （2）取得ISO9000认证、国家实验室认可、实验室资质认定等政府或政府认可的有效资质的服务/供应方，可由通过网络等渠道提供资料，填写“物资供应方资格评定申请表”或“分包（服务）方资格审查申请表”。 4.2.2 负责组织相关检验部门和有关人员，对提出申请的服务方/供应方按照“申请表”内容进行评价，负责人负责签署评价结论，审批后生效。 4.2.3 保存合格供应方资料档案，编制“合格物资供应方一览表”和 “合格分包（服务）方一览表”，供相关部门使用。 4.2.4 每年应组织使用人员、采购人员对合格服务方/供应方进行一次审核、评定，合格服务方/供应方不符合要求的应终止合作关系。 4.2.5 “合格物资供应方一览表”和 “合格分包（服务）方一览表”由负责人审核，批准。 4.2.6 “合格物资供应方一览表”和 “合格分包（服务）方一览表”，每年颁布一次。 已与建立长期合作关系，质量稳定的供应商可备案认可。4.3 采购供应品的质量控制 4.3.1当需要采购供应品时，资产设备部负责制定采购计划、材料清单，与供应方签订合同、协议（需要时）。 4.3.2为确保质量，各相关部门应协助资产设备部向供应方提出技术要求和验收标准，供应方达不到要求或需改变某些要求时应经资产设备部和使用部门同意。 4.3.3对一次性购买数量很少的供应品可以通过使用前验证来保证采购的供应品质量。 4.3.4仪器设备计量检定服务控制执行《设备维护管理程序》。 4.4 供应品采购 4.4.1各部门编制需采购的供应品清单并填写“购置设备（检验耗材）申请表”，送交资产设备部签署意见，经分管领导审核、最高管理者或其授权的院领导批准后，由资产设备部组织采购。 4.4.2采购供应品时应选择“合格物资供应方一览表”中的供应商。 4.4.3在特定情况下，允许使用人向未进行供应方资格评审的供应方一次性购买数量很少的供应品，应对采购的供应品质量实施验证和控制。4.5 供应品的验收 4.5.1为保证质量，需在供应方处验证产品时，应在合同、协议中作出规定，明确验收要求。 4.5.2一般供应品（未纳入固定资产）的验收，由各相关部门负责；重要供应品（纳入固定资产）的验收，由资产设备部与各相关部门共同进行，证实其符合规定要求后才能接受。 4.5.3对验收不合格的供应品应详细记录，并向供应方发出不合格通知，做好不合格品的处置，如退货、索赔等，将损失减少到最小程度。 4.5.4供应品若只能在使用中验证质量状况时，应在合同中予以明确注明，本院的验证不能免除供应方的质量责任。 4.6 供应品的保管 4.6.1各部门专用的供应品，由各部门指定专人负责，按要求进行管理。多个部门共用的供应品，由资产设备部进行管理，使用时办理领用手续。 4.6.2供应品的管理人员应定期对所管理的供应品进行盘查，超出保质期的供应品应及时清理、销毁，确保供应品满足使用要求。 4.6.3图书、标准类资料由质量技术部按要求进行储存、保管。 4.7为保证使用具有良好信誉并且满足检验检测质量要求的消耗材料、供应品和服务，有关部门应选择“合格分包（服务、外协）方一览表”中提供的对象。 5 相关文件 5.1 《设备仪器维护管理程序》 CQTJ-CX005-2014/1 6 质量记录 6.1 分包（服务、外协）方资格审查申请表 CQTJ-CXBS014-2014/0 6.2 合格分包（服务、外协）方一览表 CQTJ-CXBS015-2014/0 6.3 分包（