秘书基础与实务13.ppt

选择恰当的签到形式 　　人数较少的小型会议，可由秘书按照事先确定的到会人员名单，逐一进行签到，来一人划一人，以便迅速掌握到会者的状况。 　　大型会议可用签到卡和电子签到机配合使用，与会者只需要将自己的电子卡送入签到机插口，有关数据即传入会议组织中心。 秘书基础与实务 性别 职务 通讯地址 工作单位 年龄 邮政编码 电话号码 姓名 房间号 签到簿的内容包括： 职称 秘书基础与实务 　　请与会者按照会前安排好的座位或区域就坐 　　内部会议，与会者一般都有自己的习惯座位。 　　大中型会议，一般事先制作好各种座次标识用品， 　　主席台或会议桌上的签名卡片、座次图表、指示牌等，采取对号入座的方式。 　　将会场划分为若干区域，以部门或地区为单位集中就座。 秘书基础与实务 　　为调节紧张的会议生活，应组织适当的文艺活动，根据条件，可以看电影、戏剧、歌舞、球赛、录像等，也可组织舞会、体育比赛等。内容既要健康，又要大家喜闻乐见。 组织文体活动 秘书基础与实务 　　保证与会人员的身体健康是开好会的基础。对大家的伙食、饮水、住宿、会场、环境和个人卫生诸方面多要给以足够的重视，以预防为主，同时又要能随时提供医疗服务，备有急救措施，特别要防止流行性疾病的发生。 搞好医疗文生 秘书基础与实务 　　会前各项准备工作虽已就绪，要开好会议，除要做好各种事务性的工作外，大会秘书处或会务组更重要的工作是协助会议主持人组织好大小会议，并要做好上下联络。秘书不仅要参加大会，而且要深入各个小组，倾听或参与讨论，收集反映，掌握动态，并要随时把： 会议的组织联络工作 会议的进展情况 与会者的建议和要求 向会议主持人汇报 　　同时也要将主持人的安排意见及领导的意图传达贯彻下去，做到上下沟通，有利于议题的解决。 秘书基础与实务 做好会议记录 撰写会议纪要与会议总结 修改会议决议（决定）草案 编写会议简报 会议中的文字工作 秘书基础与实务 　　为了保持良好的会场秩序 会议的安全保卫工作 　　事先要拟好与会须知，要求与会者共同遵守。 　　大型会议，一律实行凭证入场， 　　隆重的会议可列队入场，并指定专人维持会场秩序，以确保会场安全。 秘书基础与实务 会议的善后工作 善后事务性工作 善后政务性工作 　　会议结束，会务人员的工作并未结束，甚至还要加班加点忙上几天。一方面，把与会人员高高兴兴地送离；另一方面要做许多善后事务性的清理工作；更重要的是会后政务性的善后工作。诸多事项全部完成，会务工作方能结束。 秘书基础与实务 善后事务性工作 安排与会人员离会 做好财务清理归还工作 秘书基础与实务 安排与会人员离会 　　散会之前，应把代购的车、船、飞机票尽量取回，合理地发到所需人员手中。但这项工作不是每次都顺利。近年来，集中在大城市或旅游区开会的甚多，往往要费许多周折才能把票买齐，又是散会时还不能全部取回所要求的车船票，尤其是卧铺票和较好舱位的船票，使得等待返回的与会人员焦急不安，会务人员也异常繁忙、着急。 　　会务人员要分期分批送离与会人员，因此，车辆的调配也是一项细致工作，一定要做到周到服务。 　　对于暂留人员，还应帮助他们安排好食宿。直到把所有人员送离为止。 秘书基础与实务 做好财务清理归还工作 　　在散会前就要清点会议借、租用的物品，散会后，及时清理归还。损坏或丢失的物品，应向物主道歉并按价赔偿。 会议文件清退的方法 　　与会人员离会前，要做好住宿费、伙食费、车辆等费用的清理结算工作。能提前办理的及早办理，免得临时忙乱。 小型内部会议文件清退的方法 大中型会议文件的收集方法 秘书基础与实务 小型内部会议文件清退的方法 　　由会议主持人在宣布会议结束的同时，请与会者将文件放在桌上，由秘书人员统一收集。 由秘书人员在会议室门口收集。 　　由秘书人员单独向个别已领取文件而未到会的人员收集。 秘书基础与实务 大中型会议文件的收集方法 　　提前发出文件清退目录，先由与会个人清理，再统一交给大会秘书处。 　　对会议工作人员，采取下发收集目录，限时交退。 秘书基础与实务 会议文件的加工修改 会议文件的清退、整理与归档 会议消息的报道 善后政务性工作 做好会务工作总结、评比 秘书基础与实务 　　有些会议，有供与会人员进行讨论的初稿，在充分听取与会人员意见后，一般要形成正式文件，这就需要秘书人员根据会议的讨论意见作必要的加工修改，最后由领导阅批后，方能定稿。 会议文件的加工修改 秘书基础与实务 会议文件的清退、整理与归档 文件的清退 文件的整理 文件的归档 秘书基础与实务 　　需要回收的文件，会议结束后要及时清退。如果是机密文件，好要提早一些，以免遗失或泄密。 会议文件的清退 秘书基础与实务 需要上报或者下发的： 会议文件的整理 会议决议 会议纪要 要抓紧印制并封发传递。 秘书基础与实务 名单 议程 汇报