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Access数据库基础与应用 主编 黄秀娟 第1章 公司管理数据库系统的总体规划 教学目标： 通过本章学习，使读者能够对Access 2003有个总体认识，掌握Access 2003的常用操作，并熟悉Access 2003强大的帮助系统。在此基础上能够对某个数据库进行总体规划。主要能力目标: 能够以不同的方式启动与退出Access2003 能够通过浏览“罗斯文”示例数据库了解数据库的基本构架 能够使用Access2003自带的帮助 能够为新的数据库进行总体规划 工作任务： 根据“迷你超市业务管理系统”的相关资料，分析迷你超市关于销售方面的数据流程，画出流程图和相应的功能结构图。 理论知识 要开发一个数据库应用系统，首先就得对该信息系统进行分析与设计，管理信息系统简称为MIS（Management Information System），一般MIS开发可分为四个步骤进行了，即信息系统的分析、信息系统的设计、信息系统的实现、信息系统的测试。 1．数据库概念：简单地说，数据库是一个持久数据的集合，这些数据用于某企业的应用系统中，用户应该可以按照特定的方式存储数据，一旦数据被存储至数据库，用户可以方便的查询这些信息。此久，数据库还应该便于数据的添加、修改和删除。数据库技术就是就是研究如何科学组织和存储数据，如何高效地获取和处理数据，以及如何保障数据安全，实现数据共享。 2．信息系统分析 通过对作息系统中各项业务之间调查和了解，初步确定有关人员的职责分工和各业务之间的联系。 例如迷你超市业务信息管理系统中，初步确定分为销售人员和管理人员，并对他们制定相应职责等。 然后，将主要业务数据流通过数据流程图方式进行描述。例如迷你超市业务信息管理系统中，以销售为核心，要确定数据的来源，库存数据和柜存数据的查询等，确保柜台数量的供应。 最后，通过进一步归纳整理，将系统的功能进行初步的划分和确定，将迷你超市业务信息管理系统中，初步将销售系统功能分成五大块，即划分成销售管理、进货管理、查询管理、报表管理、基础管理等。 3．信息系统的设计 通过对信息系统的分析，接下来进一步对其设计，设计的主要任务是完成每个功能模块、数据库结构和输入输出有关界面的设计 。 4．信息系统的实现 当信息系统进行分析和设计后，接下来任务就是考虑如何来实现该系统，这里有几点是需要考虑的。 （1）信息系统开发工具的确定 目前较成熟的信息系统开发工具很多，例如可以用SQL Server，可以用Visual Basic，Visual C等，本书采用Access 2003作为系统的开发工具。Access 2003比较实用，相对简单一些，比较适合小型公司的系统发开，也适合高职高专的数据库系统入门学习。 （2）各功能模块实现 设计数据库管理系统，首先要确定好数据库中的各种对象，例如表、窗体、查询、报表等；并确定相关属性和有关功能，对于较复杂的功能，可能要编写程序来完成。本书从第二章开始到到第十章的学习和开发逐一完成有关功能模块，最终形成一个完整的迷你超市业务信息管理系统。 5．信息系统的测试 虽然在第三步步骤已完成信息系统的多个功能模块，但未必就是正确的，还必须要进行系统测试。所谓系统测试，简单做法是通过输入各种数据来验证系统的正确性，如有错误加以改正。本书将在第十一章中安排系统的测试。 1.1 Access 2003的启动与退出 1.1.1从开始菜单启动Access 1.1.2 通过打开新的数据库来启动Access 1.1.3 从桌面新建启动Access 1.1.4 建立桌面的快捷图标启动Access 1.1.5 从命令行指定参数打开Access 2003 1.1.6 退出Access 2003 操作方法： 方法1：单击Access窗口右上角的关闭按钮“”； 方法2：双击Access窗口左上角的控制菜单图标按钮“”； 方法3：执行“文件”菜单中的“退出”命令。 注意：退出Access窗口时会有文件保存提示，要及时保存文件。 1.2 浏览“罗斯文”示例数据库 Access提供了七种数据库对象：表、查询、窗体、报表、数据访问页、宏和模块。利用打开一个Access 2003自带的示例——“罗斯文”示例数据库来查看数据库的七个对象，可以了解数据库表的结构。 表：存储数据的容器，是关系数据库的基础； 查询：选择几个查询双击查看，查询显示从多个表（最多为16个）中选取的数据； 窗体：数据库和用户的一个联系界面，用于显示包含在表或查询完的数据和操作数据库中的数据。窗体中可以包含图片、图形、声音、视频等多种对象； 报表：用友好和实用的形式来打印表和查询完的数据。报表中可以加入图形来美化打印效果； 页：用在Interne t或Intranet上浏览的Web页，可以用来输入