【办公室行政管理】如何当好行政主管.ppt

如何当好行政主管 一、行政主管的基本职责 行政主管的职责，大到参与领导班子对重大问题的讨论和决策，为领导决策提供重要情况和科学依据，小到大量的日常琐碎事务的处理。有人把行政主管称为“内务部长”、“不管部长”是不无道理的。 《行政主管岗位职责》（举例） （1）组织办好会议接待、娱乐等各项活动； （2）协助制定、监督、执行公司行政规章制度； （3）组织公司办公费用的计划、办公用品的购买、管理和发放工作； （4）管理公司非技术资料、计算机磁盘、光盘等资料； （5）做好办公室人员考勤和处理各种假期； （6）管理公司的公共卫生、食堂就餐工作； （7）发放日常福利、节日福利； （8）购买、管理和维修公司固定资产； （9）负责办公用品、文具、生活配套设施的管理； （10）做好公司废物（品）处理和销售管理工作 （11）完成直属上司交办的临时性工作 　职位要求： ●较强的领导能力； ●较强的管理能力； ●熟练使用办公软件； ●做事客观、严谨负责、踏实、敬业； ●工作细致认真，谨慎细心、责任心强； ●具有很强的人际沟通协调能力，团队意识强。 行政主管的基本职责归纳起来就是： 参与政务 管理业务 处理事务 参与政务就是要当好领导的左膀右臂，主要的工作内容包括： ●协助领导决策； ●协助领导做好部门之间的协调工作； ●协助领导处理突发事件； ●协助领导建立良好的社会联系网络； 管理业务就是要当好部门领导,指挥部门的全体员工完成好自己的业务工作。 行政主管在参与政务时是作为领导的助手出现的，而在管理业务时是作为领导出现的。 主要的工作内容包括： ●做好本部门的工作决策 ●构建和维护本部门责任体系 ●搞好沟通协调和监督检查 ●处理好部门工作中的例外和危机事件 处理事务就是要办理好例如值班、接待、会议、信访、印章管理等事务性工作。 办公室作为一个综合性的职能部门，有着与其它部门不同的一些事务性工作。它们头绪多、变数多、时间紧且影响大。因此，行政主管在参与政务、管好业务的同时，有时还不得不亲自处理这些事务。 二、成功的行政主管最重要的行为习惯 史蒂芬·柯维经常向人们推荐这样一句名言：“播下你的良好行为，你就能取得良好的习惯；播下你的良好习惯，你就能拥有良好的性格；播下你的良好性格，你就能拥有良好的命运。” 按照柯维的理论,成功的行政主管应形成以下七种最重要的行为习惯。 习惯一：积极处世 积极处世即采取主动行动，为自己过去、现在和未来的行为负责。 个人行为取决于自身，而非外在环境；理智可以战胜情绪；人有能力也有责任为自己争取有利的外在环境。 PMA（Positive Mental Attitude） 积极的心理态度是成功者最重要的法宝，它可使人的潜能得到有效发挥。 ●如果相信自己能够做到，我就一定能够做到。 ●现在就做，便能使梦想变成现实。 ●不管我过去和现在是什么人，如果我按PMA行动，我就能变成我想做的人。 NMA( Negative Mental Attitude） 消极的心理态度是失败者最主要的疾病，它会限制人的潜能的有效发挥。 ●这是行不通的。 ●从前没有这么干过。 ●没有这新东西不也过得很好吗。 ●这风险冒不得。 ●这并不是我们的责任。 习惯二：先定目标后有行动 人做事都需经过两次创造——先是脑海里酝酿的心智创造，然后才是实质的行动创造。 成功的人在从事任何项目或工作时，均先拟出愿景和目标，并据此塑造未来。 认准目标、制定计划是成功的基本条件。 ●目标能帮助我们事前谋划； ●计划使我们把要完成的任务分解成可行的步骤； ●成功的尺度在于目标的达成； ●分解目标、制定计划,坚定不移地付诸行动。 习惯三：要事第一 有效管理是重点式的管理，它把最重要的事放在第一位。在决定了什么是重点后，必须靠自制力来把握重点，时刻把它们放在第一位，以免被感觉、情绪、