2014年185人才培养工程高级研修班之电子文件管理-天津档案网.ppt

电子文件管理分为宏观和微观两个层次。下面我们来梳理一下国家相关部门在宏观层面开展电子文件管理所做的一些工作： (1)起步阶段： 上世纪90年代初，一些信息化走在前面的业务领域,提出了电子文件管理的要求，为推动我国计算机辅助设计(CAD)应用工程，国家科学技术委员会开展了以电子形式产生和保存设计文件的研究工作。为了应对这一挑战,国家档案局1996年成立了电子文件归档与电子档案管理研究领导小组,集合有关力量开展相关研究,陆续开展CAD电子文件和办公类电子文件管理试点研究。 (2)发展阶段： 21世纪初，电子文件管理相关制度规范不断出台, 行业标准《电子文件归档与管理规范》的颁布，引发了各地制定相关实施细则的高潮。不同行业、不同领域也先后将电子文件归档作为研究的切入点, 推动电子文件归档管理的实践活动。 (3)统筹阶段：2008年7月26日，时任国务院总理温家宝同志对人民大学提交的《关于加强我国电子文件科学管理的报告》给予充分肯定，专门批示有关部门认真研究电子文件科学管理。08年9月,中共中央办公厅牵头成立了包括国务院办公厅、工信息部、国家档案局、国家必威体育官网网址局、中国人民大学等单位组成的《电子文件管理暂行办法》领导小组与工作小组,全程参与调研和文件起草工作。 * * * 比如使用先行办公系统的单位可以通过增加归档转换模块，实现向档案管理归档保存电子文件。先行与今易软件已经完成对接。目前，文件、档案全程管理不衔接问题是制约电子文件管理的瓶颈，面对这种情况，我们的建议是在条件允许的情况下，进一步完善业务办公和档案管理系统系统，增加归档、接收元数据功能，预留数据转换接口，将元数据和电子文件导入到档案管理系统中进行保存利用。 个人认为统一网络平台、整合文档管理系统是推进。应该是解决电子档案管理的电子文件归档的最佳模式。 电子文件的归档内容：包括： 符合规范的电子文件正文（版式文件） 电子文件定稿（签发文）、附件以及重要文件的历次修改稿 文件处理单及领导审阅签署的重要意见 基于系统管理的电子文件元数据 基于系统管理的电子签名等 各单位机构电子文件管理基本目标： 就是要确保电子文件的 “四性”的问题！就是要对电子文件生命周期全程的进行管理和监控措施，只能由相关的管理系统来实现。因此，电子文件管理活动应该向前延伸到管理系统的设计阶段。设计请参考《电子文件管理系统通用功能要求》(GB/T29194—2012）规定了ERMS通用的功能性要求。在系统中才能够实现电子文件的管理。 （1）真实性保证要求：建立对归档电子文件操作者的身份识别与权限控制；设置符合安全要求的文件操作日志，随时自动记录对归档电子文件实施操作的人员、时间、内容等；有条件的可采用数字签名等技术对归档操作进行记录。 （2）完整性保证要求：对电子文件处理过程中的各类操作者和责任者进行登记；对归档电子文件的必要元数据项和归档内容进行检查，应确保归档内容齐全完整。 （3）有效性保证要求：归档电子文件的文件格式除原系统生成的格式外，还应转换成符合国家和本市规定的版式格式，并保证可读。 （4）安全性保证要求：对归档电子文件进行病毒检测，确保不携带病毒；若有存储载体应保持清洁、无划痕，确保载体可识别。 将文书类电子文件元数据从概念层次上区分为文件实体元数据、机构人员实体元数据、业务实体元数据、实体关系元数据四个域， 规定了每个域包含的元数据元素及其结构，来源、内容描述、形式特征、权限管理、存储位置、电子属性、数字化属性、数字化属性、电子签名等容器型元数据，仅对元数据进行分类表述。 内容描述：题名、并列题名、主题词或关键字、人名、摘要、分类号、文件编号、责任者、日期、文种、主送、抄送、密级、必威体育官网网址期限、附注； 形式特征：页数、语种、稿本类型、稿本文件名、稿本文件大小 权限管理：控制标识； 存储位置：脱机载体编号、脱机载体存址、缩微号； 电子属性：格式信息、信息系统描述； 数字化属性：数字化对象形态、扫描分辨率、扫描色彩模式、图像压缩方案； 电子签名：签名规则、签名时间、签名人、签名结果、证书、证书引证、签名算法标识 文件标题、文件编号、责任者、日期、主送、抄送、密级、保管期限、紧急程度、信息系统描述、稿本、格式信息、计算机文件名、计算机文件大小、文档创建程序、业务实体、业务行为、行为时间、机构人员名称 元数据是管理和保存电子文件系统的血脉。因此，对元数据捕获、管理是电子文件管理系统重要功能。 元数据对于确保并且证明电子档案的真实性和凭证价值、对于电子档案的保护与长期保存、对于有效管理电子档案、对于方便电子档案的查询和利用具有重要作用。 第一，保护文件的证据特性并确保文件的长期可获取性和可用性。 第二，便于对文件的理解。 第三，支持并保证文件的证据价值。 第四，