公文写作要领-总务处文书保管组-必威体育精装版消息-国立台南艺术大学.ppt

國立臺南藝術大學 公文寫作要領 總務處文書組編製 大綱 前言 公文的類別 主旨的寫作 說明的寫作 函的類別 期望及目的用語 直接稱謂用語 間接稱謂用語 附件用語 公文書横式書寫數字使用原則 法律統一用字表 前言 文書定義（文書處理手冊） 　指處理公務或與務有關，不論其形式或性質如何之一切資料。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。 文書製作應採由左至右之横行格式。 公文之類別 令： 　公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令時使用。 呈：對總統有所呈請或報告時使用。 咨：總統與國民大會、立法院公文往復時使用。 函：各機關處理公務有下列情形之一時使用： 　１、上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、 　　　批復時。 　２ 、下級機關對上級機關有所請求或報告時。 　３ 、同級機關或不相隸屬機關間行文時。 　４ 、民眾與機關間之申請或答復時。 公文之類別（續） 公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定之對象宣布周知時使用。其方式得張貼於機關之公布欄、電子公布欄，或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。如需他機關處理者，得另行檢送。 其他公文：其他因辦理公務需要之文書。 　１書函。２開會通知單。３公務電話紀錄。４手令或手諭。５簽。６報告。７箋函或便箋。８聘書。９證明書。１０證書或執照。１１契約書。１２提案。１３紀錄。１４節略。１５說帖。　１６定型化表單。 主旨的寫作 為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要。 「主旨」不分項，文字緊接段名冒號之下書寫。 為求行文流順，必要時可簡敘原因，一段式公文尤其如此；其他繁瑣，則應寫入「說明」。 所有期望（目的）語，均寫在本段，只有期望（目的）語，可以彈性運用。 如訂有辦理或復文期限者，應在本段敘明。 說明的寫作 當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於「主旨」內容納時，用本段說明。本段段名，可因公文內容改用「經過」、「原因」等名稱。 如無項次，文字緊接段名冒號之下書寫；如分項條列，應另列縮格書寫，依次為一、二、三、… … ，(一)、(二)、(三) … … ，１、２、３、 … … ，(１)、(２)、(３)、 … … 。 分項條例時，每項以表達一意為原則，可依人、時、事、地、物為考量；若內容過於繁雜，或含有表格型態時，應編列為附件。 說明的寫作（續） 如有附件，應在本段內敘述附件名稱及份數。 如要求副本收受者作時，也須在本段內列明。 本段文字，應儘量避免與「主旨」重複。 說明的第一項： 　一、依據（某機關單位）○○年○○月○○日 　　　○○字第○○○○○號函辦理。 說明的第一項唯如為「復函」時 ： 　一、復（受文者的稱謂）○○年○○月○○日 　　　○○字第○○○○○號函。 或 　一、依據（受文者的稱謂）○○年○○月○○日 　　　○○字第○○○○○號函辦理。 函的類別 期望及目的用語 直接稱謂用語 間接稱謂用語 附件用語 公文書横式書寫數字使用原則 為使各機關公文書橫式書寫之數字使用有一致之規範可循，特訂定本原則。 數字用語具一般數字意義（如代碼、國民身分證統一編號、編號、發文字號、日期、時間、序數、電話、傳真、郵遞區號、門牌號碼等）、統計意義（如計量單位、統計數據等）者，或以阿拉伯數字表示較清楚者，使用阿拉伯數字。 數字用語屬描述性用語、專有名詞（如地名、書名、人名、店名、頭銜等）、慣用語者，或以中文數字表示較妥適者，使用中文數字。 數字用語屬法規條項款目、編章節款目之統計數據者，以及引敘或摘述法規條文內容時，使用阿拉伯數字。 　但屬法規制訂、修正及廢止案之法制作業者，應依「中央法規標準法」、「法律統一用語表」等相關規定辦理。 數字用法舉例一覽表 數字用法舉例一覽表（續） 數字用法舉例一覽表（續） 數字用法舉例一覽表（續） 法律統一用字表 法律統一用字表（續） 法律統一用字表（續） 法律統一用字表（續） 法律統一用字表（續） * * 非直屬上級對非直下級。 例：銓敘部→ 　　本校。 位階相同。 非直屬下級對非直上級。 例：本　校→ 　　銓敘部。 無隸屬關係 直屬上級對直下級。 例：教育部→ 　　本校。 位階相同。 例：本　校→ 　　國立成功 　　大學。 直屬下級對直上級。 例：本　校→ 　　教育部。 有隸屬關係 下行文 平行文 上行文 請查照、請查照見復、請查照轉告、請照辦、請辦理見復、請轉行照辦、請切實辦理。 請查照、請查照辦理、請查照見復、請查照辦理見復、請查照轉告、請查明見復。 請鑒核、請鑒察、請鑒核備查、請核備。 期望及 目的用語 上級對下級 平行機關 下級對上級 「貴」，自稱「本」。 機關對團體 如於文內同時提及，可通稱為「貴機關