公文研习参考资料(ppt档).ppt

1 新北市新莊區人事人員集中辦公中心聯繫會報 課程 ■公文是溝通的工具，重點在於意思表達→以「文」表達「事」。 ■公文是一種載具→將意思運送出去。 ■為暢通於各政府機關學校，以法令統一規範公文規格（格式與文字）→如同「書同文、車同軌」。 ■ 刑法第 10條第3項：稱公文書者，謂公務員職務上製作之文書。 ■ 公文程式條例第 1條：稱公文者，謂處理公務之文書；其程式，除法律別有規定外，依本條例之規定辦理。 ■ 綜合定義：政府機關與機關間、政府機關與人民或團體間、政府機關內部單位間，為處理公務而往來或溝通所使用之意思表示或紀錄事實之一切資料 ■ 貼心小提醒：公文涉及行政、民事或刑事責任、不輕易或簡單隨意塗改、涉密之廢稿應注意銷毀。 按語與連接詞 ●按語：用於一段之起頭，點出該段表達之意旨。 ●連接詞 用於文章中，承上啟下，使語意通暢。 ●其作用如同路標，使開車者預先瞭解。 ●常用之按語、連接詞： ＊查、 經查、 復查、另查、案查、第查、惟查。 ＊惟、茲、茲以、復以 ＊經、茲經、茲據、頃經、甫經、案經、案奉、復經、嗣經 ＊至、至於、 據、按、爰、審、乃 簡報完畢 敬請指教 撰擬要領 定有辦理或復文期限者，請在「主旨」內敘明。 擬辦復文或轉行之稿件，請將來文機關之發文日期及字號敘入 ，俾便查考。 承轉公文如有需要，請摘敘來文要點，無法摘敘時，可照規定列為附件，不宜在「稿」內書「照錄原文，敘至某處」字樣。 概括之期望語「請核示」、「請查照」、「請照辦」等列入主旨。 「說明」、「辦法」分項條列時，每項表達一意。 如要求副本收受者作為時，請在「說明」段內列明。 文末首長簽署、敘稿時，首長職銜之下僅書「姓」，名字則以「○○」表示。 參、公文體例 六、函稿（3） 內容給長官看 也是給外面看 代表長官角色 給文書單位下指令 發給哪些機關單位 應該使用什麼印信 參、公文體例 六、函稿（4） 書函之用語、用字與「函」相同，僅款式、結構較具彈 性，當公務未決階段，尚需磋商、徵詢意見、協調時； 或因機關處理簡單、例行性、通報而使用之文書，或政 府機關答復簡單案情時使用；或寄送普通文件、書刊或 一般聯繫、查詢等情況須行文時，即可使用簡便之「書 函」，不必鄭重其事的使用「函」。故書函用途很廣， 不受行文系統與層級之限制，應用起來靈活方便。 參、公文體例 六、書函稿（1） 蓋機關條戳 蓋機關首長職章或簽字章 署名用印 可直接行文，不受層級限制。 原則受層級限制 行文系統 大多為「個人」 對「機關」亦可 大多為「機關」 對「個人」亦可 受文對象 尚在磋商、試探階段 公務已達成熟階段 使用時機 書函 函 參、公文體例 六、書函稿（2） 公告為各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特 定對象宣布周知時使用。其方式為： 1.張貼在各機關公布欄（應署機關首長職銜簽字章及蓋用機關印信）。 2.刊登在報章媒體或政府公報（可免署機關首長職銜簽字章，免蓋機關印信）。 3.登載於機關電子公布欄（可免署機關首長職銜簽字章，免蓋機關印信）。 參、公文體例 七、公告（1） 適用範圍： 1.對公眾宣布事項並有所勸誡或工程招標或物品採購。 2.法規命令訂定修正草案之預告或廢止之公告。 3.法人、團體、公司、企業之設立或變更註（撤）銷登記。 參、公文體例 七、公告（2） 製作要領： 1.使用通俗、簡淺明確且易懂之文字製作，必須加註標點符號。 2.公告之結構以「主旨」、「依據」、「公告事項」等三段 為原則；以「主旨」、「依據」、「說明」三段為例外。 分段數應加以活用，可用「主旨」一段完成者，不必勉強 湊成二段、三段。 3.可用定型化格式處理：工程招標或採購物品。 4.行款通常無「受文者」及「速別」，亦無「密等及解密條 件」。 參、公文體例 七、公告（3） 部 戳 ○ 戳 機關章戳 書函 開會通知單 部長 張○○ ○ 長 ○○○ 簽名章 平行函下行函 銓敘部部長 張○○ 機關全銜＋○長○○○＋小官章 職名章 上行函 函 部長 張○○ ○ 長 ○○○ 簽名章 □關防印信 機關印信 令、公告 撰稿例 撰稿寫法 使用種類 公文類型 印信 官章 參、公文體例 八、印信使用方法 公務書信是機關首長與長官、民意代表、民眾 或朋友間，以書信方式來洽商公務，而以書信 形式來製作，因此要特別注意禮節，除稱謂、 敬辭等表達禮節，更重要的是規規矩矩的格式 ，以免失禮。 參、公文體例 九、公務書信（箋稿）（1） 舉 例 意 義 格式內容 敬啟、敬上、謹上 末啟詞 弟、後學、晚、晚輩、職、舊屬、生○○○ 自稱語＋署名 「順頌　勛綏」、「敬請　鈞安」、「並頌　時綏」、「順頌　教安」、「順頌　夏祺」 為結束箋