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档案工作在公司上市阶段的特殊运作的分析 　　2007年11月28日中国重型汽车集团有限公司(以下简称:中国重汽)在香港主板成功上市，从真正意义上使企业登上了一个崭新的国际化平台，为中国重汽的未来发展开辟了广阔的空间，具备了在国际市场一展雄姿的条件。这是中国制造业第一支上市的红筹股，也是中国重汽改制形式的首选，是一种崭新的生产经营管理模式。回顾中国重汽当年三年多的上市历程，我作为一名档案工作者，亲身参与了企业三年上市工作的全过程，经历了上市过程中企业档案从筹备到形成、积累、利用的全过程，深深感受到在公司上市过程中企业档案工作的重要性和特殊性。 　　配合“尽职调查”，做好上市筹备阶段基础性工作 　　2004年年初，中国重汽吹响了香港红筹上市的进军号。集团公司立即成立了上市工作领导小组，上市各项准备工作全面铺开，而开展工作的首要任务是要建立起与上市有关的档案信息系统。中国重汽集团领导对档案工作历来高度重视，对于建立支撑上市的档案信息系统更是格外关注。为此，集团专门从各部门抽调精兵强将，专职负责建立围绕上市的档案信息系统。 　　由于中国重汽选择以红筹方式海外上市，公司专门从国内外聘请了知名的中介机构进驻公司开展上市前的尽职调查工作。所谓尽职调查，就是由中介机构在公司的配合下，对公司详细的财务和运营状况进行的调查，包括审核公司账务、调查公司内部及外部利益相关者等。对公司的历史数据和文档、管理人员的背景、市场风险、管理风险、技术风险和资金风险作全面深人的审核，以充分理由确信推荐挂牌备案文件真实性的过程。所以说，律师查证的主要依据就是尽职调查的文件、资料等，并会贯穿在整个上市过程中。为此，档案的收集整理与提供利用必须同步进行。俗话说，有规矩才能成方圆。任何工作的开展，都必须有相应的规章制度来保证。 　　首先，按照律师要求，重新构建适合集团公司上市综合档案管理的系统性框架。由于原有的档案制度与上市要求有很大的差别，为此，需要在原有的基础上重新制定一系列适合上市范畴的规定及制度。要想在较短时间内把与上市相关的档案工作制度、标准、办法修订一遍，这就需要做大量的艰苦细致的工作，并且需要具有多年档案管理工作经验的同志参与，以及有关部门的支持配合。 　　因此，我们自我加压，在人员少、时间紧、任务重的情况下，按照先保重点、先解决难点的思想，力求做到涉及一个问题，解决好一个问题。坚持一切往前赶，摸清现在存在的问题，一步一个脚印地向前推进的原则。在较短时间内，制定了《上市档案分类办法》《上市档案必威体育官网网址制度》《上市档案借阅制度》等制度及规定，增强了可操作性，并在规范档案管理的前提下，积极拓展档案信息资源。 　　其次，要熟悉专业知识，了解集团公司发展现状，针对公司的业务性质以及内部组织结构，按照《上市档案分类办法》调整档案的类目，尽量简化档案部门长期推行的一些繁琐的操作步骤和不必要的过程和环节，在模式上集中统一，尽快完成归档程序，尽量缩短立卷归档周期。比如，本公司上市过程中的文件和材料要先进行目录收集，这样才能更清楚地了解公司发展和业务管理的轨迹，才能在接收文件时进行有条理的分类，并按内容及时进行分类整理。只有将档案有条理地进行分门别类，才能保证档案准确有效地收集和利用，才能体现档案的价值所在。 　　理清脉络，做好文件材料的接收准备工作 　　上市筹备阶段各项工作的时间表是根据既定的上市计划安排的，各项工作必须在规定时间内完成。尽职调查所需要的资料，更是从接收第一份文件起便开始。上市工作中产生的法律意见书是企业进人香港资本市场的敲门砖，撰写法律意见书的前提就是律师要对企业的发展进程进行了解。这就要取决于企业档案的案卷是否齐全完整，这就需要档案人员凭借丰富的实践经验，提前做好文件的接收、整理的准备工作。一切都要从零开始，由于时间紧，涉及面八工作量之大超出想象。 　　我们仅接收所属二级单位上报的第一批尽职调查文件，就整整装满了20个档案柜。堆积如山，资料满屋。这些文件不仅数量多，而且单位之间存在着错综复杂的投资关系。这时，如果集团统一面向二、三级单位直接收集资料，那么即使文件报得准确及时，总部档案人员也难理清他们的隶属关系。这不仅不利于文件资料管理与查阅，而且也无形中增加了工作难度。于是，为了使文件资料接收管理工作顺利进行，我们就严格要求上市文件资料按隶属关系逐级汇总集中统一上报，这样不仅使集团总部乃至二、三级单位的文件管理人员都能掌握其所属单位文件报送情况，而且集团总部文件的接收也是脉络清晰。这样，就便于文件资料整理时保持其原有的逻辑关系，也不影响分类排列上架。方便调卷利用。 　　细心操作，做好文件材料的整理工作 　　为了能在较短的时间内及时为中介机构提供档案资料的利