场地租赁情况的调查报告.docx

场地租赁的调查报告我司地处繁华的建康路和中华路路口，交通便利、人流量大，开业至今又以其独特的建筑与文化风格、较为强大的品牌阵容和丰富的经营业态成为南京休闲消费领域的翘楚之一。场外260平方米的西南外广场、B1水域中央的阳光舞台等已经成为诸多厂商举办品牌推广、宣教咨询等活动的优越区域。公司外广场、阳光舞台及场内其他区域的场地租赁收入是全部归属于行销部的收入预算管理的。对外租赁一般由承租方与行销部相关经办人直接洽谈，场内店铺租赁一般由店铺向所在的营运部门提出承租意向再至行销部具体洽谈。双方意愿达成一致后，由部门经办人填写《南京水游城行销活动申请表》（以下简称：《申请表》）完成会签手续，《申请表》后附填表须知对表格的填写要求、审批流程做出规定，并明确规定完成全部审批手续后方可领取“核准使用”的标贴，张贴于租赁现场的棚架、展台。租赁金额在一万元以上的还需签订《南京水游城场地租赁合同》（详见附件一，以下简称：《租赁合同》）。（一）目前外广场租赁的相关情况据该部专门负责外广场租赁的接待、洽谈、报批、合同签订等相关事宜的人员介绍，由于前来洽谈的厂商对南京各商圈的场地租赁情况一般都比较熟悉，而我司目前的收费标准（详见附件二）制定得较高，因此实际接洽过程中并未按收费标准进行报价收费。具体的流程是：根据场地承租的天数及欲举办的项目，再结合南京市其他商圈的场地租赁价格报价，双方议价并确定承租价格后（考虑到场内客户长期合作及资源置换因素，成交价格普遍低于场外客户），经办人以电话或短信形式请示总经理同意，填写《申请表》及签订合同办理相关会签、交款手续。场外租赁如涉及到市容、公安等多个职能管理部门并须缴纳相关费用时，一般由行销部协助承租方办理相关审批手续，费用由承租方全额承担。今年四月份以来，租用外广场举办推广咨询活动的有：上海星尚传媒有限公司（中高考提优辅导咨询，租期1天租金5000元）、上海沪通贸易有限公司（万宁蜜丝佛陀，租期2天租金15000元）、南京暴雪广告文化传播有限公司（交通银行，租期跨3个月共8天租金64000元）、南京宝蓝科技有限公司（CROCS，租期9天租金72000元），除上海星尚传媒有限公司（中高考提优辅导咨询）因租用面积小、时间短、租赁金额未超过一万元外，其他三家租赁金额均在一万元以上，但只有南京暴雪广告文化传播有限公司（交通银行）因租期跨三个月且分期交纳租金，在交纳首期租金后应财务部门要求，行销部门方与其签订了《租赁合同》，该份合同也仅送交了财务、内控及总经理签批，未经法务、设施、设备等部门签批。我部还抽查了外广场租赁活动所填写的《申请表》，发现其填写简单、要素不全、会签手续不齐备，个别《申请表》甚至未经行销部门长签批。（二）目前场内区域租赁的相关情况行销部负责阳光舞台及场内其他区域的租赁接洽的人员向我部介绍，场内租赁的洽谈一般先根据当年的租赁价格（详见附件三）及场地供求关系报价，最终成交价格均不低于部门及领导核定的底价，报本部门长同意后办理《申请表》会签手续。因场内租赁的租金总额一般不超过一万元，故均未签订合同。从我部抽查场内租赁所填写的《申请表》的结果来看，也存在填写简单、要素不全、会签手续不齐备的现象，个别《申请表》也未经部门长签批。同时我部在抽查中发现，特殊情况下由营运部门商洽的场内租赁事宜所填的《申请表》填写得比较清楚完整，会签手续也齐备。我部在梳理行销部场地租赁商洽、签批、收款流程中发现如下问题，易形成我司经营与管理风险：1、租赁我司场地举办场内、外场展示推广活动未签订相关合同，如发生现场秩序混乱导致的拥挤踩踏；天气或其他意外原因导致的棚架、展台垮塌；售卖的商品出现质量瑕疵或质量问题导致的退换货及赔偿等一系列事件，其责任无法分清。2、行销部门经办的租赁活动，多数《申请表》要素填写不全，且未按所附填表须知的规定履行会签手续。3、财务部门收取租赁费用时未将《申请表》作为收款及开具发票的附件。鉴于上述情况，我部提出如下建议：1、凡涉及场地租赁的行为，均须填写《行销活动申请表》，要求填写清楚完整，各部门长及公司领导签批手续完备。签批完的申请表一式两份，一份由财务部门收款开票后留存（需在《申请表》上标注收款方式及开具的发票号码），一份由行销部门留存。2、凡租赁金额在一万元以上或涉及跨期租赁的，无论租金是否一次性交纳，均须与其签订《租赁合同》，与对应的《申请表》一并由行销部门归档保存。3、为简化操作流程，我司拟定《南京水游城场地租赁须知》（明确承租方在租赁期间须履行的义务及发生意外导致赔偿时须承担的责任），凡租赁金额在一万元以下，须要求承租方在《租赁须知》上签章，与对应的《申请表》一并由行销部门归档保存。4、场地租赁洽谈工作建议统一归口至行销部门进行，营运部门可参与洽谈并协助其他相关工作的推进。5、建议行销部在洽谈过程中，向承租