Excel函数数据有效性例题大全.doc

Excel函数与数据有效性配合快速填通知书用Excel函数中的vlookup查询函数和数据有效性功能配合来填写通知书，可以免去老师们一个一个写的繁琐劳动，这下不用写到手抽筋了！ 　　第一步：处理学生成绩　　把学生的期末考试成绩放在Sheet1表中，算出每个学生的成绩总分，为了在后面输函数公式时方便，我在前面加了一列“序号”。把Sheet1表重命名为“考试成绩”。如图1所示。　　第二步：设置“通知书”模版　　在“考试成绩”表旁的空白表Sheet2中，设置好“通知书”的基本格式和文字内容，页面设置为B5纸，底色可以设置为默认。如图2所示。　　右击表“通知书”的A1单元格，选择“设置单元格格式”命令，弹出“单元格格式”对话框，选择“字体”选项卡，把字体颜色设置为“白色”，“确定”即可。如图3所示。　　它的作用在后面就会体现出来。设置好后把此表表名重命名为“通知书”。　　第三步：插入“查询函数”　　在“通知书”表的C3单元格输入函数“=Vlookup(A1，考试成绩!A3：J43，2，FALSE)”，如图4所示。　　此公式的含义是：使用Vlookup查询函数，根据A1单元格的内容，在“考试成绩”表的A3到J43单元格中进行查询，把查询到相同内容的这行的第2个单元格的内容显示在C3单元格中。即根据A1单元格的内容，把考试成绩表中与之相同内容的这行的第2个单元格的姓名提取到此单元格。由此在A10单元格中输入函数“=Vlookup(A1，考试成绩!A3：J43，3，FALSE)”，理解了C3、A10单元格的函数后，根据同样的原理我们分别如法设置B10、C10、D10、E10、F10、G10就可以了。　　第四步：设置评语的“有效性”　　选中B11单元格，即“评语”左边的空白单元格，选择菜单栏中的“数据”-“有效性”命令，弹出“数据有效性”对话框，选择“设置”选项卡，设置“允许”条件为“序列”，在“来源”的内容框中输入你对学生的评语，注意在每个评语后面用半角逗号(,)搁开，如：“该生在校能够尊敬师长，团结同学，努力学习。,该生平时热爱劳动，刻苦学习，能够帮助同学。”(不带引号)。如图5所示。　　单击“确定”命令。　　第五步：打印通知书　　在A1单元格中输入一个序号后按回车健，在表“考试成绩”中与之相同序号的这一行的学生信息就会自动提取在表“通知书”的相应的各单元格中。然后根据这个学生的平时情况，在“评语”栏中单击下列箭头按钮选择合适的评语就可以了。点击“打印”命令，一张完美的学生通知书就会呈现在眼前。如图6所示。 由于在前面对A1单元格的字体已设置为白色，与背景色一致，因此在打印时不至于显出来而影响通知书的美观。[应用一]下拉菜单输入的实现例1：直接自定义序列有时候我们在各列各行中都输入同样的几个值，比如说，输入学生的等级时我们只输入四个值：优秀，良好，合格，不合格。我们希望Excel2000单元格能够象下拉框一样，让输入者在下拉菜单中选择就可以实现输入。操作步骤：先选择要实现效果的行或列；再点击数据\有效性，打开数据有效性对话框；选择设置选项卡，在允许下拉菜单中选择序列；在数据来源中输入优秀，良好，合格，不合格（注意要用英文输入状态下的逗号分隔！）；选上忽略空值和提供下拉菜单两个复选框。点击输入信息选项卡，选上选定单元格显示输入信息，在输入信息中输入请在这里选择。例2：利用表内数据作为序列源。有时候序列值较多，直接在表内打印区域外把序列定义好，然后引用。操作步骤：先在同一工作表内的打印区域外要定义序列填好(假设在在Z1：Z8），如“单亲家庭，残疾家庭，残疾学生，特困，低收人，突发事件，孤儿，军烈属”等，然后选择要实现效果的列（资助原因）；再点击数据\有效性，打开数据有效性对话框；选择设置选项卡，在允许下拉菜单中选择序列；“来源”栏点击右侧的展开按钮（有一个红箭头），用鼠标拖动滚动条，选中序列区域Z1：Z8（如果记得，可以直接输入=$Z$1:$Z$8；选上忽略空值和提供下拉菜单两个复选框。点击输入信息选项卡，选上选定单元格显示输入信息，在输入信息中输入请在这里选择。例3：横跨两个工作表来制作下拉菜单用INDIRECT函数实现跨工作表在例2中，选择来源一步把输入=$Z$1:$Z$8换成=INDIRECT(表二!$Z$1:$Z$8),就可实现横跨两个工作表来制作下拉菜单。[应用二]自动实现输入法中英文转换有时，我们在不同行或不同列之间要分别输入中文和英文。我们希望Excel能自动实现输入法在中英文间转换。操作步骤：假设我们在A列输入学生的中文名，B列输入学生的英文名。先选定B列，点击进入数据\有效性，打开数据有效性对话框；选择输入法对话框，在模式下拉菜单中选择关闭（英文模式）；然后再确定，看看怎么样。[应用三]数据唯一性检验员工的身份证号码应该是唯