企业为什么要建立健全档案工作.ppt

2、电子文件如何整理 电子文件的整理，是指按照一定的原则和方法，将收集积累的电子文件分门别类进行整理，为归档做好准备的工作。归档的电子文件由形成部门负责整理、编辑，并按要求写入光盘，档案部门予以协助、指导。 产品研制或工程设计过程形成的电子文件应以产品型号、研究课题或建设项目为单位按电子文件类别分别保管，其中由几个产品组成的复杂产品，按总体、分系统、单机排列； 建设项目按设计、施工、结构、维护管理等顺序排列； 文本文件按文件及表格文件、软件说明等属类进行整理； 归档电子文件应使用不可擦除型光盘，存储归档电子文件的光盘，应附有标签，标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限和软硬平台等。 3、怎样做好电子文件的归档、保管和利用工作 电子文件的归档目前实行“双套制”。即具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品。应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。 电子文件的保管要加强载体的物理保护和信息的安全维护。 电子文件的利用时应使用拷贝件；应遵守必威体育官网网址规定；提供利用的方法包括提供物质载体拷贝，网络传输和计算机直接提供利用等方式。 谢谢大家！ * （四）档案开发利用工作 企业档案利用服务工作的主要形式有： 开设阅览室，接待办理查阅、借阅； 出具档案证明，提供档案复制件； 通过计算机网络公布可以公开的档案信息； 开展档案编研等。 企业档案编研成果有哪些类型 主要有大事记、年鉴、基础数据汇编、产品介绍汇集、专题概要等。 大事记是一种按照时间顺序记载企业发生重大事件和重要活动的参考资料； 年鉴是按年编印发映企业一年内发展变化情况的一种参考资料； 基础数据汇编是以数字的形式反映企业某一方面基本情况的参考资料； 产品介绍汇集是以图样和文字的形式反映企业运营站区基本情况的参考资料； 专题概要是用文章叙述的形式简要说明和反映某一方面工作、生产或其他现象的发展、变化情况的参考资料。 如何做好企业档案的必威体育官网网址工作 企业要维护自身的合法利益，保护企业的知识产权，在注重发挥档案效用的同时，必须重视档案的必威体育官网网址工作，健全档案的保管和查阅利用制度，并在实际工作中严格执行。具体地说查阅档案应在档案阅览室内进行，一般概不外借，确需外借的必须办理严格的借阅手续 ，具体参照公司档案管理规定执行。 怎样正确处理档案利用与必威体育官网网址两者之间的关系 必威体育官网网址的目的是为了更好的利用。在开展档案利用工作时，既要积极提供档案为各项工作服务，又要坚持必威体育官网网址原则。利用与必威体育官网网址，从根本上来说是一致的。 二、文书、科技、会计档案整理 （一）文书档案整理 （二）科技档案整理 （三）会计档案整理 （一）文书档案如何整理与编目 文书档案是指反映党务、行政管理等活动的档案。在企业一般也可以把经营管理和生产管理工作形成的文件材料列入文书档案的范围。目前，文书档案的整理有两种方法，即按“卷”整理 或按“件”整理。 按“卷”整理是一种传统的方法，一般分以下步骤： 分类（年度分类法和问题分类法）； 组卷（即组成案卷）； 卷内文件材料排列； 根据排列结果，对卷内文件材料有图文的页面进行编号； 编制卷内目录（样式附后）和备考表； 按卷内目录、文件材料、备考表的顺序排列后装订成卷或按件放入档案盒内； 拟写案卷标题，填写案卷封面； 案卷排列与编号； 编制档案案卷目录。 顺序号 文号 责任者 文 件 题 名 日期 页号 备注 卷 内 目 录 卷 内 备 考 表 互见号 说明： 立卷人： 年 月 日 检查人： 年 月 日 深圳地铁三号线运营分公司 轨道交通行业关于企业安全生产、运营服务等的通知、规定 2011年1月至2011年12月 保管 期限 短期 本卷共15件150页 归档号 1.2011-12 全宗号 目录号 年度 案卷号 按“件”整理要以计算机管理为前提条件主要步骤有： 对归档文件逐件装订固定； 对归档文件以“件”为单位进行年度－保管期限分类； 对分类后的归档文件按时间、重要程度排列、其中对成套性文件材料相对集中； 根据排列结果逐件在归档文件上方空白处加盖“档号章”（