采购与供应管理.ppt

模块二：采购业务流程 采购作业流程概述 采购作业流程概述 3.1 采购作业流程概述 3.1.1确定需求和制订采购计划 企业各部门确定需求（什么，多少，何时），提出采购申请。 计划制订者审查，汇总，授权采购部门制订和签发订单 采购部门给各采购员下达采购任务。 采购请求包括的信息：申请者、主管审查意见、应计入的成本项目、物料说明书、数量、计量单位、时间、地点等。 3.1 采购作业流程概述 3.1.2搜寻并分析供应源 进行采购调查，掌握采购信息 列出供应商名单 “优先考虑的供应商”名单，可节省分析和选择供应商的时间和资源 评价潜在供应商的绩效标准： 供应商的实力，以往在产品设计上的表现、质量承诺、管理水平、技术能力、成本控制、送货服务、优化流程和开发产品的技术能力等 3.1 采购作业流程概述 3.1.3确定价格 竞争性报价：当价格是最重要的标准，且对采购项目有明确的说明，买方即可使用。 适用于：采购量足够大；供应商清楚细节和要求；竞争性市场环境；买方没有优先考虑的供应商 谈判：存在重要的非价格标准时，可直接谈判。 适用于：竞争性报价标准都不存在；采购要求复杂；买方需要供应商的早期参与；供应商不能确定风险和成本；供应商需要很长时间开发与生产物品 谈判是价格确定中最复杂也是成本最高的一种方法。 3.1 采购作业流程概述 3.1.4拟定并发出订单 采购方与供应商签订正式的采购订单 订单要素： 订单编号，产品名称，规格，品质简介，单价，需求数量，交易条件，运输方式，交货期限，交货地址，发票单位 采购方将订单寄送给供应商，供应商确认后留存一联作为交货凭证，回执联寄回作为采购方验收及物料管理的参考。 3.1 采购作业流程概述 3.1.5订单跟踪和催货 跟踪：是对订单所作的例行跟踪,以便确保供应商能履行其货物发运的承诺。 对关键的、大额的、提前期较早的采购经常询问供应商的进度，有必要时到供应商那走访 一般可通过电话跟踪，或利用网络查询 催货：订单跟踪中的一小部分，是对供应商施加压力，以便按期履行最初所做的发运承诺，或是提前发运货物或是加快已经延误的订单涉及的货物发运。 3.1 采购作业流程概述 3.1.6货物的检验和接收 检验： 工作内容：确定检验的时间和地点、确定检验的部门和人员、进行货物检验、对不合格品进行处理、填写检验报告 接收：检验完毕对符合条件的货物进行接收 工作内容：与供应商协商送货事宜、协调仓储部门做好货物接收入库工作、接收过程中的问题处理 3.1 采购作业流程概述 3.1.7开票和支付货款 境内采购一般在货物验收和接收入库后要进行付款。对于长期合作的供应商，可规定一个付款结算的周期，期末结算。 付款工作内容： 查询物料入库信息 准备付款申请单据（付款申请单、合同、物料检验单、物料入库单、发票） 付款审批：单据的匹配性、规范性、真实性 付款—收款 3.1 采购作业流程概述 3.1.8记录维护 即把采购部门与订单有关的文件副本进行汇集归档，并把想保存的信息转化为相关的记录 要保存的记录： 采购订单目录 采购订单卷宗 商品文件 供应商历史文件 其他（劳务合约、工具和寿命记录、少数小额采购指明采购金额、投标历史文件） 满足需求（生产、销售、消费） 需求： 相关需求 独立需求 相关需求 相关需求：指对某物料的需求与其他需求有内在相关性的需求。一般在生产系统中，需求有相关性。 例如根据订单确定了产品的数量后，由此可推算出对各种零部件和原材料的需求数量及需求时间。 这是一种确定型需求，可利用计算机编制相应的生产计划与采购计划。（MRP） 独立需求 独立需求：用户对某种物品的需求与其他需求无关，表现出需求的独立性。 流通企业各种需求通常是独立的。例如，用户对企业产品的需求。 由于需求数量和时间都不是由企业本身所能控制的，通常只能通过需求预测来制订企业的生产计划和采购计划。 独立需求 需求预测方法 经营人员意见推测法（适合对商品需求量、花色、品种和规格的预测） 客户意见推测法（准确率较高，但较适合短期预测，若用于长期预测，则需要用其他方法修正） 德尔菲预测法（专家意见法，适用于缺乏足够资料的较大规模或较复杂的预测项目） 指数平滑预测法 一元回归分析法 Y=a+bX 加权平均数预测法（更重视近期数据） 采购流程——采购计划 采购计划的概念 采购计划是指企业管理人员在了解市场供求情况，认识企业生产经营活动过程和掌握物料消耗规律的基础上对计划期内物料采购管理活动所做的预见性安排和部署。 内容包括： 采购计划的制订 采购订单的制定 采购计划的概念 采购计划有广义与狭义之分 广义：为保证供应各项生产经营活动的物料需求而编制的各种采购计划的总称。 狭义：对企业计划年度内生产经营活动所需采购的物料的数量和采购的时间等所做的安排和部署。 采