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一、格式 透過網路傳輸，不必投郵、沒有信封，也沒有信紙。 雖是信件，只要親切真誠地表達出意思即可，不受箋函格式用語拘束。 二、要領 (一)親暱的稱呼，顯現出尊重與　友誼。 (二)盡量釋出善意，適度給予肯　定、嘉許或感謝的表達。 (三)對於能夠採納或合乎道理的建　議，我們必定要誠懇地表達接　納。 (四)如果對方的建議確有困難，但　是有其他方式可以協助之處，　要盡量給予協助，例如可以轉　介有關部門或機關處理，而不　要答覆請當事人逕自向有關單　位申請。 (五)如果真正有困難、做不到的時　候，一定要很坦誠地將困難所　在，誠心誠意講清楚，取得對　方的諒解。 三、實例 馬市長您好！ 　　本人對於市長優秀的英語實力、以及積極推動公家機關雙語化環境成效卓著，深感敬佩與贊同。 　　如果公務員的英文能力也能同時提升的話，想必更是根本之課題。在此想建議市長，不妨試試看，指派相關單位舉辦一場市府公務員「英語演講比賽」或類似之比賽 以激發對英語有興趣之公務員們勤練英語、參加比賽，想必這應該是一種對公務員很好的培育，讓優秀的公務員除了接觸一成不變的公文書之外，也能激發學習英語的興趣，相信這會是一場精采而有意義的賽事！ 　 　希望這項「英語演講比賽」之建議，能獲市長的認同與考慮，謝謝您！ 　楊節○敬上　91.10.8 親愛的節○您好！ 　　您於九十一年十月八日給馬市長的信，市長已交給我們處理，非常感謝您建議本府相關單位舉辦「英語演講比賽」，以激發公務員勤練英語，這是非常好的建議；我們已先請本府公務人員訓練中心於外語研習課程中，能夠透過英語演講或話劇表演方式進行，至於 舉辦本府所屬公務員的英語講演比賽，確實是一件很有意義的活動，我們會進一步規劃，訂出具體的實施辦法，希望一年內您的建議能獲得實施，屆時我們會邀請您來指導，再一次感謝您提供這樣的建議。 並祝您 健康快樂 臺北市政府人事處處長鐘昱男敬上　　　　　　　　　　　　　　　91.10.21 結語 格式正確 條理分明 要言不繁 用詞精準 掌握公文時效品質 文書流程管理（續） 文書稽催： 1.狹義文書稽催： 係指公文辦結前，透過公文系統、電子郵件或書面通知等方式查詢各個處理過程的辦理情形，促使公文能在規定期限內處理完畢。 2.廣義文書稽催：係指公文辦結前後，對公文處理的一種稽查作業。 權責劃分 -- 強調每一成員自我管理 每一成員職責 各單位收發人員 各級單位主管 文書單位職責 管制單位（總務室） 權責 機關首長職責 每一成員的職責 管制會稿、會辦時效。急要文件須會辦者應親會 。 同一文件請 3個單位以上會核，宜複製同時送會 。 送（收）會外機關公文按速件處理。 無論送會或收會均應管制時間，如不能依限退回時，應將原因、理由及預定時間通知送會機關。 自簽辦之日起至發文之日止，應注意各階段公文查催。 各級單位主管職責 充分掌握公文查催資料，即時督促每一成員作業時效。 落實職務代理人制度。 對一般公文來文速別與公文性質不符者，得核准更改速別，或指定授權人員核准調整。 對公文時效的優劣案件建議獎懲權。 涉及2個以上單位之作業，宜與相關單位商訂原則再處理，避免因往來會稿延誤時效。 文書單位職責 召集會商辦理文書管理電腦化、文管案管作法、登錄（彙整）統計時效及稽催資料檢查各單位登錄及管制情形、協助推動文書流程簡化、配合調卷分析提供資料、提出獎懲建議。 （一）各類公文處理時限 人民申請案件，按其性質規定之期限為限。 人民陳情案件，應不超過規定期限，以收受陳情書次日起算扣除假日，在30日內辦結者為「依限辦結」。 訴願案件，復審案件應不超過法定期限。 監察院糾彈、調查案件，應不超過監察院規定之期限。 院長電子郵件，應不超過3日之期限。 （二）公文時效計算標準： 發文使用日數： 從收文次日起算，至發文之日止。 使用日數不滿半日者，以半日計算；超過半日，不滿1日者，以1日計算；收文當日即已辦結之案件，以半日計算。 機關內部各幕僚單位之間的會稿、會辦時間不得扣除，但與外機關會稿時，從送會之日起至退會收到之日止的時間，得予扣除。 文書流程管理（續） 發文平均使用日數：發文使用日數之和，除以發文總件數，所得之商謂之。 存查使用日數及存查平均使用日數：與發文使用日數及發文平均使用日數的計算標準同。 會辦時效：機關內部送會公文，依「最速件1小時、速件2小時、普通件4小時」時限辦理；送會外機關公文以「速件」處理。 貳、文書流程管理（續） 假日之計算： 一般公文、人民陳情案件、立法委員質詢案件等3類之計算標準，例假日等天數應予扣除。 限期公文、專案管制案件、人民申情案件、訴願案件等4類之計算標準，則包含例假日等放假天數。 改分之計算 機關公文改分作業應至遲於收文