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机 关 管 理 2010年办公室 第一节 机关管理概述 一、机关管理的涵义和特征 在行政管理中，机关泛指政府为实现其职能而组织的固定机构，即行政组织，而在本章中它特指办公地点，是组织的工作人员处理其日常工作的活动场所，是与外界人事或其他机关接洽公务的地方，并为该机关收发、汇集和典藏文件的所在地。 （一）机关管理的涵义 广义的机关管理是指利用科学方法，有计划、有效率、有技术地规划、管理、联系、协调和运用机关的组织、人员、经费和物材，作适时、适地、适人和适事的处理，以便提高行政效率，发展机关业务，完成机关的使命。 狭义的机关管理是机关本身、即办公地点的管理，这包括合理地安排机关的办公处所，配置合适的设备，保持优美的工作环境，以及系统地处理公文和案卷。 （二）机关管理的特点 服务性、广泛性、综合性、具体性。 机关管理具有特殊的功能： (1)具有发动的功能，是整个机关工作的发动机，使整个机关运转起来。 (2)具有控制的功能，即协调、控制机关工作的开展。 (3)具有代表的功能，即狭义的机关是泛指机关(行政组织)的代表，其意志、行为都代表一个行政组织。 三、机关管理的任务 （一）协助领导者制定和执行政策，当好领导者的助手。 （二）处理日常事务，随时接受并完成各种临时性、突发性任务。 （三）为机关的各项职能活动提供最佳的工作和生活条件。 （四）有效地提高机关管理的效能，创造廉价政府、廉洁政府的社会形象。 第二节 机关管理的主要任务 一、会议管理 （一）会议的涵义及功能 会议是召集大家商讨问题的集会，它是一种有组织有目的的活动。 会议不能不开；会议召开要简化；召开会议要做充分准备；会议进行要严格有序；会后要及时总结汇报、整理资料。 （二）会议管理的涵义和内容 会议管理是指为端正行政机关的会风，提高会议效率和质量而采取的一系列控制和组织措施。其核心是确保会议质量，提高会议效率。 会议管理有两方面的内容：一是为防止人为制造“会海”，要严格控制会议次数，严把会议审批关。二是对批准召开的会议要精心组织。 二、机关文书和档案管理 （一）文书管理 机关文书的涵义与作用。机关文书即公务文书，就是一般所说的公文，是各类公文的泛称。机关文书种类繁多，它作为传达贯彻政府方针和政策，发布法规、请示和答复问题、指示和接洽工作、报告情况和交流经验的一种重要工具，在行政管理中起着重要的作用。 1、文书的处理与要求 机关文书的处理包括两个方面：一是发文处理；二是收文处理。 发文的处理依次包括撰拟、审核、签发、文印、校对、封发和归卷等程序。 收文的处理一般包括签收登记、分发、拟办、承办、催办、清退和归卷等内容。 2、文书的立卷 文书立卷就是要按一定的原则把纷繁零散的文书材料整理成系统有序的分类案卷，以此方便有关人员的查找和使用，同时为有价值的文书资料的存档做好准备。 （二）档案管理 机关档案管理的涵义：机关档案是行政活动的历史记录，是由机关文书按照一定规律保存起来的文书资料。它不仅为当前和将来的行政活动提供服务，还是国家的宝贵财富。 1、档案在机关管理中具有重要作用 档案记录的是机关活动的历史，可以作为研究和处理问题的依据，具有真凭实据的作用；它作为第一手资料，对行政历史和现状的研究都有参考价值；它可以保持行政活动的连续性和稳定性，从而提高机关工作效率和质量。 2、机关档案管理的原则 档案管理要集中统一； 档案必须案卷完整。 3、机关档案管理的内容 收集、整理、鉴定、编目、装订、保管、提供各种服务和统计等。 三、环境管理 涵义：机关的自然因素和四周的影响因素，统称为机关的环境，前者主要包括人的五官所感知的光线、颜色、温度、空气和声音等自然环境因素，后者主要是指办公室的设计和布置与机关内各部门之间的工作流程的配合等空间环境因素。一般来说，办好公务，需要有适当的环境。 （一）空间环境管理 机关的空间环境分外部空间环境和内部空间环境。 机关的外部空间管理原则主要是指机关在选择地点时所应考虑的一些标准因素，其中包括： (1)地方宜清静；(2)有足够的面积；(3)位置适中；(4)考虑机关的特殊需要等。 机关的内部空间管理主要是指机关的总体面积布局问题，即如何在提供充分空间或现有空间的前提下作最佳利用。这需要遵循以下三项原则： (1)发展有效而成本低的工作流程； (2)允许弹性布置，以利于重新安排和未来扩展； (3)定期检查各方面的空间管理效果。 （二）自然环境管理 机关的自然环境是人的耳目口鼻身这五官所感知的视觉环境、听觉环境和空气环境。 (1)机关视觉环境的管理体现在：机关的各类物材与设备要整齐和洁净；机关办公室的墙壁、地板、天花板