档案计算机管理与相关规范.pptVIP

* * 档案计算机管理与相关规范 一、档案数据录入前的准备工作 二、档案数据录入中应注意的问题 三、档案全文管理及数据库的备份 四、报表打印中应注意的问题 五、需了解的一些高级应用 六、档案管理软件的安全问题 七、档案管理规范 一、数据录入前的准备工作 1、类目设置 2、辅助字典 3、档号格式 一、数据录入前的准备工作 1、类目设置 文书档案主要根据各单位的“归档范围和保管期限表”（三合一制度）来制定。 会计档案（类目序号C) 财务报告（类目序号Cb)、凭证类（类目序号Cp)、帐簿类（类目序号Cz)、其他类（类目序号Cq)。 电子档案（类目序号Dg) 音像档案（S）录像类(Sx)、录音类（类目序号Sy)、照片类（类目序号Sz) 实物档案（类目序号Sw) 一、数据录入前的准备工作 2、辅助字典 保管期限 永久、长期、短期、定期30年（代码D30）、定期10年（代码D10）、25年(代码25)、15年(代码15)、5年(代码5) 科技档案分类号 基建类(代码Kj)、设备类(代码Ks)、科研类(代码Kk) 文件类别代码 文本文(代码T)、图形文(代码G)、图像文(代码I)、影像文(代码I)、声像文(代码A)、数据文(代码D)、程序(代码P) 实物类型 奖牌(代码1)、证书(代码2)、奖杯(代码3)、锦旗(代码4)、 印章(代码5)、字画(代码6) 一、数据录入前的准备工作 2、辅助字典 保管期限 永久、长期、短期、定期30年（代码D30）、定期10年（代码D10）、25年(代码25)、15年(代码15)、5年(代码5) 科技档案分类号 基建类(代码Kj)、设备类(代码Ks)、科研类(代码Kk) 文件类别代码 文本文(代码T)、图形文(代码G)、图像文(代码I)、影像文(代码I)、声像文(代码A)、数据文(代码D)、程序(代码P) 实物类型 奖牌(代码1)、证书(代码2)、奖杯(代码3)、锦旗(代码4)、 印章(代码5)、字画(代码6) 一、数据录入前的准备工作 3、档号格式 文书档案 立卷方法整理方式：全宗号+目录号+案卷号+页号 归档文件整理方式：全宗号+归档年度+类目号+保管期限+件号 科技档案 基建类：科技分类号+项目代号+案卷号+序号 设备类：科技分类号+案卷号+序号（机关常用的方式） 科技分类号+项目代号+案卷号+序号（企事业单位用） 科研类：科技分类号+项目代号+案卷号+序号 会计档案 类目号+保管期限+案卷号 一、数据录入前的准备工作 3、档号格式 音像档案 照片档案 类目号+保管期限+案卷号+件号(说明：案卷号即册号，件号即张号) 录音录像档案 类目号+保管期限+件号 实物档案 类目号+实物类型+件号 电子档案 类目号+类别号+件号（说明：没有类别号的单位在录类别号时录用“0”） 二、数据录入中应注意的问题 1、文件编号 年度必须用[]。查询时录入查询关键字[]用%代替。 2、文件题名 （1）如果本份文件没有题名或者不能揭示时，应依据其内容拟写题名，不应死板的照搬文章标题。要能做到看到题名就能大概了解其主要内容。自拟题名文在原题名后面并加“[ ]”。 （2）涉及人事、干部任免、工资、级别变动人员的，要在原题名后面录入涉及本单位的相关人员，加“（ ）”。 （3）题名中涉及到的方块数字一般换成打阿拉伯数字。比如二00三，一律录成2003。专用名词就不必改动，比如“十一五”规划。 （4）题名中涉及的地名为各市（县）、本市（县）、全市（县）等的，录入时应规范为“× ×市（县）”等标准称谓。题名中涉及的机构名称为市（县）府、本局等的，录入时应规范为“× ×市（县）局”、 “× ×市（县）政府”等通用简称。 二、数据录入中应注意的问题 3、责任者 （1）当责任者有多个时，责任者之间以“；”相隔。三个以上责任者的，著录前面的两个，加“等”。 （2）个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称，并加“（）”。机关团体责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称，并加“（）”。机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。简称一旦确定，就必须前后统一。 （3）责任者中涉及的机构名称为市（县）府、本局等的，录入时应规范为“× ×市（县）局”、 “× ×市（县）政府”