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瓯海区档案整理培训材料 夏晓忠 电话：890405 QQ| 2 提纲 归档文件的管理主要由以下几个步骤组成： 一、 收集：需要明确归档文件材料与不归档文件材料具体范围，即对文件材料的归档价值进行鉴定。（文件材料归档范围） 二、 整理：依次为装订、分类、排列、编号、编目、装盒六大环节。需要归档人员熟悉本单位的工作职能与主要业务。对档案的具体保管期限进行准确鉴定。 三、 排架：方便利用、销毁。 四、 编写归档文件整理说明。 | 3 提纲 文件材料归档范围 归档文件整理概述 归档文件整理方法及步骤 文书档案保管期限表 OA电子公文流转接口的基本操作 | 4 文件材料归档范围 机关文件材料归档范围是： 一、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； 二、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； 三、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； 四、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 | 5 文件材料归档范围 机关文件材料不归档范围是： 一、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； 二、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料，不需办理的抄送文件材料； 三、同级机关的文件材料中，不需要贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。 四、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 | 6 注意： 常多归档的文件材料： 党政机关的非法规性的一般文件，上级、同级、不相隶属的机关不需办理的文件、抄件，本单位一般文件的草稿，内部抄送的文件材料，这些不属归档范围，不应归档。 | 7 注意： 常漏掉的文件材料： 白头文件材料：合同、协议、简报、刊物、情况报告、历史沿革、大事记、剪报、重要文件的修改稿、党组（党委）或行政会议记录等。 会议文件材料：如本机关召开的专业会议，到外单位参加的有关本机关主管业务的会议文件材料。 机关内部及直属单位的专门文件材料：如统计部门的普查材料、科委机关的成果材料、纪检监察部门的纪检监察文件材料，审计部门的审计文件材料，财务部门的会计材料，劳动部门的劳动保险文件材料，专利部门的专利文件材料、技术监督部门的标准文件材料，工商部门的企业登记、商标文件材料，税务部门的税收征管文件材料，民政部门的社团登记、地名、复退军人、优抚、救灾文件材料，编辑部门的书稿材料、职称评聘的文件材料等专门（业务）文件材料。 | 8 提纲 文件材料归档范围 归档文件整理概述 归档文件整理方法及步骤 文书档案保管期限表 OA电子公文流转接口的基本操作 | 9 归档文件整理的意义： 一是归档文件编号后，能方便排架管理。 二是归档案文件经分类、编号后，能按年度、问题、保管期限、卷、件等进行档案的统计。 三是归档文件划分保管期限后，档案的鉴定、销毁工作更加方便。 四是归档文件装订、装盒后，能防止灰尘及库内热量、水份很快地渗透到档案文件材料中，从而能对档案进行较好的保护。 五是归档文件分类、编号后，在利用档案时，档案的存取更加方便。如果不对零散的归档文件进行整理，档案管理便无从谈起。 | 10 整理方式： 最好是选择分散整理，即由文书和业务部门分别整理各自形成的归档文件。 这样做的优点是：能发挥文书和业务部门熟悉本职工作及文件材料办理过程的长处；文书和业务人员易在整理归档文件过程中找到散失的文件材料。 | 11 整理时间： 最好采用随办随归方式，能够将年终集中整理归档文件的时间，分散到平时每一份文件形成的过程中，将一份文件的整理、归档作为文件形成或承办的一部分。 | 12 整理原则和质量要求： 整理原则： 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 质量要求： 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 | 13 提纲 文件材料归档范围 归档文件整理概述 归档文件整理方法及步骤 文书档案保管期限表 OA电子公文流转接口的基本操作 | 14 归档文件整理的步骤： 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 | 15 装订——装订前的处理工作 拆除金属物、主要是为了防止金属物氧化、腐蚀，损害归档