第九章购销存业务子系统下.pptVIP

第九章 购销存业务子系统（下） 主要内容 采购业务 销售业务 库存业务 购销存业务系统的其他业务 采购业务 当采购管理、库存管理、存货核算、应付款管理及总账管理几个子系统集成使用时，一笔采购业务的发生应根据不同的情况在各个不同的系统中完成相应的业务处理和账务处理。 具体而言，在采购系统中录入采购入库单、采购发票，并对采购入库单和采购发票进行采购结算；在库存管理系统中审核采购入库 采购业务 单；在存货核算中记账，登记存货明细账，并依据记账后的采购入库单生成凭证，将凭证传递到总账系统；在应付款系统中对结算后的发票制单，生成应付款凭证并在付款时录入付款单，核销应付款，生成付款凭证并传递到总账；在总账系统账中对凭证进行审核和记账。 采购业务 下面依次讲述采购发票的填制、入库单的填制、采购结算的处理，采购业务与应付款、采购业务与存货核算之间的关系等。 填制采购发票 【例1】5月15日，业务科陈鹏回厂交来北京机械一厂的增值税专用发票一张，发票号66000。发票列明钢材5吨，单价4800元，材料已验收入库，货款尚未支付。 录入采购发票 具体操作如图1所示。 如图2所示录入专用发票并保存。 采购业务 填制采购入库单 采购入库单包括普通业务入库单、受托代销入库单（商业企业）。 入库单可以根据不同的采购情况填制。根据采购订单填制，根据采购发票填制，根据以前的入库单填制。 【例2】为【例1】的业务填制入库单。 填制入库单 具体操作如图3所示，进入图4所示的“普通采购入库单”窗口。 入库单号由系统自动生成。 填制入库单 单到货到的采购业务，既可以先录入采购发票，也可以先录入采购入库单。而后录入的内容可以复制已录入的内容。 如果采用复制采购发票的方式录入采购入库单，可以在增加一张采购入库单并选择相应的仓库后，单击鼠标右键选择复制采购发票。 采购结算 采购结算也叫采购报账，是根据采购发票确认其采购成本。采购结算从操作处理上分为自动结算和手工结算两种方式。 由计算机自动将供货单位相同，存货相同且数量相等的采购入库单和采购发票进行的结算称为自动结算。 不能进行自动结算时，就要通过手工进行结算。 自动结算 【例】将5月15日陈鹏从北京机械一厂采购5吨的钢材的业务进行自动结算。 具体操作如右图所示，然后遵循图8-图9所示的步骤进行操作，完成后点击图9所示界面中的“退出”按钮。 自动结算 完成以上操作以后，为证明自动结算意见成功，重复以上操作步骤，系统出现右图所示的提示。 采购结算 计算机自动把采购入库单和采购发票中供货单位相同、存货种类相同且数量相等的单据进行结算； 如果要结算的采购入库单和采购发票不符合自动结算的条件，则应进行手工结算； 已完成采购结算的发票和入库单不能直接进行修改，而应在取消采购结算后才能进行修改。 采购结算 已经结算的采购入库单直接传递到库存管理系统和存货核算系统，形成库存商品； 已经结算的采购发票直接传递到应付账款管理系统，形成应付账款。 手工结算 手工结算的适用范围比较广泛，可以进行正数入库单与负数入库单的结算，正数发票与负数发票（红票）的结算，正数入库单与正数发票的结算以及费用发票的单独结算。 “溢余短缺”结算处理 在采购报账结算时，如果入库数量与发票数量不一致，那么只能使用【手工结算】进行结算，并分两种情况进行“溢余短缺”结算处理： 入库数量大于发票数量： 对于由于损耗产生的入库数量大于发票数量，必须在选择发票时，在发票的附加栏：“合损耗理数量”中输入溢余数量。溢余数量必须是负数。只有当入库数量+合理损耗数量=发票数量时才允许结算（见图13）。 “溢余短缺”结算处理 入库数量小于发票数量： 必须在选择发票时，在发票的附加栏输入“合理损耗数量”、“非合理损耗数量”及“非合理损耗金额”。只有当入库数量+合理损耗数量+非合理损耗数量=发票数量时才允许结算。 取消采购结算 用鼠标单击“业务”菜单下的“采购结算”，再选择“采购结算明细列表”，进入列表功能。利用〖定位〗或〖过滤〗功能找到要取消的结算单。 将光标停留在该结算单列表行，双击鼠标左键或在工具栏按〖单据〗按钮将该结算单以单据格式显示出来，按工具栏上的〖删除〗按钮，就可以取消该项采购结算。取消后原入库单、发票、费用发票可以继续结算。 取消采购结算 3. 按工具栏上的〖删除〗按钮，可以继续删除其他结算单。按工具栏上的〖退出〗按钮，退出单据显示画面，返回到单据列表画面。按工具栏上的〖刷新〗按钮，可以看到本次取消的结算单已不在结算单列表中。 【例】取消上例中的采购结算。 取消采购结算 取消采购结算 注意： 已结算的入库单如果已被《存货核算系统》记账，已结算的发票如果已被《应付管理系统》付款结算或制单（编制记账凭证）后，那么对应的结算单就不能取消（删除）结算。 采购业务和应付账款 如前所