宁波华能贸易公司办公室行政秘书职务说明书.docVIP

行政秘书职务说明书 岗位名称 行政秘书 岗位编号 所在部门 办公室 岗位定员 直接上级 办公室主任 职系 七级 直接下级 所辖人员 岗位分析日期 本职： 协助管理层的工作，保证公司的良好运作；公司形象维护与公关活动；公司企业文化建设；出差管理和印章管理。 职责与工作任务： 职 责 一 职责表述：协助组织和制定公司长期发展规划和公司年度经营计划 工作 任务 协助组织相关人员参与讨论、研究和制定公司长期发展规划 协助组织制定公司年度经营计划和部门经营计划 协助编制公司年度工作计划 职 责 二 职责表述：协助办公室主任保证公司内部管理体系的完整和平稳运行 工作 任务 协助制定和完善公司内部的管理体系和各项管理制度。 协助督促管理制度的有效执行，协助评估和监督公司内部管理的规范性和有效性 职 责 三 职责表述：负责为公司管理层提供支持，并负责跟踪落实总经理和总经理办公会的决议 工作 任务 协助组织和安排管理层会议，提供会议纪录与整理。 通报会议结论，并跟踪会议决议的实施情况。 协助总经理的工作，提供决策支持。 督办总经理交与的其他任务 职 责 四 职责表述：负责公司形象推广、公关活动 工作 任务 协助公司形象设计和推广实施。 负责组织和接待相关单位包括上级单位的来访，负责与新闻媒体的接触。 协助组织并协调公司的公关危机处理。 协助公司网站的建设与更新。 职 责 五 职责表述：公司企业文化建设 工作 任务 协助组织公司内部员工活动。 建立员工与管理层的沟通渠道，吸引员工关心公司事务并参与管理。 组织公司内部刊物的出版。 职 责 六 职责表述：公司员工的出差管理和支持 工作 任务 员工出差计划和预算审核 协助行程安排、交通工具安排、及其他手续办理 出差旅程纪录审核、报销费用审核 职 责 七 职责表述：依据印章管理规定实施印章管理 职 责 八 职责表述：负责办公用品和固定资产采购 职 责 九 职责表述：办公室主任交办的其他工作 权力： 根据总经理和办公会议授权对决议跟踪监督的权力 与媒体接触的权力 评估公司管理水平并提出改进建议的权力 审核出差预算、旅程记录和报销费用的权力 印章使用的审核权 收集员工意见并向总经理反馈的权力 工作协作关系： 内部协调关系 公司各部门，办公室主任、总经理 外部协调关系 上级单位、兄弟单位、新闻媒体等 任职资格： 教育水平 大学专科以上 专业 企业管理或相关专业 经验 2年以上相关工作经验 知识 具有相应的企业管理知识和与媒体接触的技巧 技能技巧 熟练使用自动化办公软件，具备基本的网络知识 个人素质 具有较强的沟通能力、计划与执行能力、判断与决策能力、人际能力 其它： 使用工具设备 计算机、一般办公设备（电话、打印机、Internet/Intranet网络） 工作环境 办公场所 工作时间特征 正常工作时间，根据需要加班 所需记录文档 通知、简报、汇报文件或报告、总结等 考核指标： 制度建设完善性、企业文化建设成就、会议纪录完成质量、办公用品采购费用控制情况、重要任务完成情况 考勤、服从安排、遵守制度、部门合作满意度 判断与决策能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力、专业知识及技能 备注：