铁路建设项目竣工文件编制移交.pptVIP

4、对文件材料和图纸编张号 当文件材料内容及编排顺序不再变更时，应在每一张有书写内容的页面上编写张号，装订的文件材料张号编在文件材料的右上角（筒子页、双面字页均编一个张号）图纸编在图标上方归档戳的右边，一个保管单位（盒）内的文件材料，图纸编一个顺序张号，即文件材料与图纸统一编一个张号。 ①若一个保管单位（盒）内只有图纸，且本身图纸有张号，可利用原图纸张号，不必重新编张号。 ②如图纸文件材料装在一个盒内，则统一编一个张号，此时图纸既便有张号，也应重新编张号。 ③一个保管单位内若装二册以上的文件材料，在册的软封面上可标志第一、二册，各册内的文件材料统一 编一个张号。即从第一册编至最后一册。 ④若盒内有正规装订的文件或书籍，且本身有双面编页号，在编张号时。可将该文件视为一个张号。在备注栏内应注明文件总页数。 张号可用兰色印油打号机打印，也可用钢笔填写，张号采用阿拉伯数字，10页以下数字前不加零，100下数字前加一位零100页以上数字前加二位零。 5、卷内目录的编制 卷内目录是固定文件顺序、揭示卷内文件数量和情况的窗口，每一个保管单位（盒）只需要填写一个卷内目录，便于了解案卷内容和方便利用。 ①卷内目录第一格应填单位工程项目名称，以便回卷。 从第二格开始填写卷内各项内容。 ②顺序号，按卷内文件份为单位排列先后顺序，用阿拉伯数字从1开始依次标注。 ③图号或文件编号：填写图纸的编号或正式发文的文号。 ④名称：填写每份文件材料或图样的标题，（相同内容的文件材料和图纸，，不必逐张填写，只需填其首页号）。 ⑤张次：填写每份文件材料、图纸所在的首页号，最后一份文件材料及图纸要填起、止张号，以便了解一个保管单位（盒）内的总张次。 ⑥备注栏：填组卷时发生的问题。 ⑦小桥涵洞按区间组成保管单位后卷内目录应采取以下方法填写： 1）卷内目录第一格填写ХХ线ΧΧ公里至ΧΧ公里小桥或涵洞 。 2）卷内目录第二格填写一个区间的小桥或涵洞的施工小结。 3）从第三格起，将每一个小桥涵洞的文件材料分别按里程后集中进行排列，一个小桥涵洞占一格，在“张次”栏内只填该小桥、涵洞首页文件材料的张号（一个小桥涵洞文件材料不必展开写）。 4）工程日志按不大于2公分一册装订后集中填写（只填首页号即可）。 5）将一个区间内的小桥涵洞的图纸按里程先后散装 在盒内。 卷内目录散放在文件材料及图纸的上面，（即放在盒的首页），卷内目录要编档案号。卷内目录应用微机打印也可用碳素笔、钢笔正楷填写，文面要整洁，字迹要清楚，不得涂改。 6、备考表的编制 每一个案卷确立应有一个备考表，写明本案卷图纸，文字材料的总张数，并对文件材料图纸的完整、准确程度、损坏、缺少情况加以说明，日后案卷内的图纸、文件材料需要变更修改时，由档案人员随时在备考表上说明，备考表的右下方要填写立卷人，立卷单位负责人，并写明立卷日期。 7、工程日志的整理 工程日志是在施工过程中每天记载的施工情况，在要加以整理，主要工作是： ①去掉空白页及“流水帐”留下有参考价值的内容，必要时对内容进行摘抄。 ②对组成同一保管单位的单位工程（如区间内的涵洞，小桥等）可将工程日志集中一起，用尼龙绳进行装订，厚度不得超过20毫米，粘上统一规定的工程日志软封面。 ③工程日志如果是32开本，一般应单独装订，如果工程日志纸张与竣工文件材料尺寸大小相同，且内容不多，可装订在竣工文件材料后面。 （三）竣工文件装盒及软封面、盒封面的填写 1、竣工文件按已组好的保管单位装入铁道部统一规定的科技档案盒内，装盒的顺序是：卷内目录、施工资料、工程日志、图纸、备考表。 2、竣工文件软封面式样是在科技档案盒封面基础上。增加了施工里程和统一里程，其他各项不变，具体填法是： ①软封面左上角的单位代号、种类代号、档案号由接收单位填写 。 ②案卷标题，又为题名，它概括反映本卷主要内容 和成份，是直接指引和帮助利用者查找利用档案的向导，标题一般要具备准确性、简洁性、鲜明性，标题一般由项目名称、单位工程内容，是文件材料还是图纸三个部份组成。 　　　如项目名称 　　　 单位工程内容 文件材料、图纸 　石太铁路客运专线 小作河特大桥1-5号墩 文件材料 　石太铁路客运专线 　　　　　××中桥 文件材料及图 　石太铁路客运专线　　　　 ××站站场平面 竣工图 　 ××线 　　　 ××站信号结配线 　 　 竣工图 　 ××线