著录、报送、移交和利用课件录、报送、移交和利用课件著录、报送、移交和利用课件著录、报送、移交和利用课件.ppt

城建档案的著录、报送、移交与利用 重庆市城市建设档案馆 卞勇 一、著录 1、背景 2001年3月出台国家标准《城市建设档案著录规范》（编号GB/T50323-2001，7月施行。P61 2002年8月出台“补充通知 ”(重庆市建设委员会关于贯彻《城市建设档案著录规范》的补充通知。P48 国家标准：《城市建设档案著录规范》 市建委的补充通知：重庆市建设委员会关于贯彻《城市建设档案著录规范》的补充通知 2、意义 统一城建档案检索体系，提高管理水平，发挥城建档案在城市建设中的作用。 3、著录的格式、方式与级别 格式：表格式、段落式 级别：工程（项目级）、案卷级、文件级 方式：根据城建档案接收现状，采用接收一个项目著录一个项目的原则，工程项目级著录与单位工程级著录并行的方式。即按工程项目级或单位工程级著录。 4、具体案例。 重庆市采用的表格式著录在讲后面移交手续的时候细讲 二、报送 1、经档案专项验收达到合格以上的工程档案；（要有重庆市建设工程档案验收意见书）P17工程档案的验收与移交、渝府令240号《重庆市城乡建设档案管理办法 》第十五条：建设单位在建设工程档案专项验收合格后，方可组织竣工验收 ＊档案专项验收为现场验收，不要走弯路 2、工程竣工验收完毕；P17 (7.0.3)列入城建档案馆（室）接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后3个月内，必须向城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案。 3、各单项验收完毕（规划、消防、环保、绿化、防雷、人防等）； 4、将档案移交城建档案管理部门。 三、移交 1、一套完整的工程档案（工程准备阶段所形成的档案、监理档案、施工档案、竣工图、竣工验收档案）； 关于工程档案中的监理档案 P6《建设工程文件归档整理规范》2002年＞P85《城市建设档案著录规范》2001年 2、建设工程档案移交书（五份）；P40 注意事项：①工程名称填写要求：建设单位、监理单位、各施工单位要统一； ②图纸材质划分要求：晒蓝处理 ③文图卷的划分 照片的划分 及统计 ④光盘的统计：一张光盘算一卷 ⑤建设单位盖法人公章及签字 ⑥移交日期：先不要填，因为不一定当天就能办完移交手续 图例：见移交书 三、移交 3、城建档案案卷目录（纸质、电子文档各一份）； 注意事项：①排列顺序 ②案卷号由保管单位给出《法规手册》P304分类大纲 ③案卷题名小于50个字符 ④不允许出现资料二字 可用文件材料、文字材料 ⑤标高可写可不写，楼层必须比要写出 ⑥题名要清楚明了，不能出现（一）（二）（三）之类 ⑦日期：年为四位数 ⑧页数：照片按张统计 ⑨保管期限由保管单位给出，参照P52 P58密级与保管期限划分 ⑩电子文档：excel表格。右上角要有工程名。 图例： 三、移交 4、工程著录单（一份）。 注意事项：①注意工程名称的统一性 ②写行政区划，尽量少用经开区、高新区等易混淆和时效性不强的概念 ③填写单位全名，与公章吻合，不能用缩写。 ④文号要填写标准 ⑤开竣工时间要精确到日 ⑥照片、图纸不统计混合卷 图例： 四、利用 开放范围：移交单位即建设单位，商品房对个人开放：凭购房合同或房地产权证及身份证查阅利用。 1、方式 ①以城建档案原件提供利用； ②以城建档案复制品提供利用； ③综合城建档案内容编写书面资料提供利用。 2、手续 ①开具移交单位介绍信； 注意事项：重庆市城市建设档案馆 简写 重庆市城建档案馆，非重庆市档案馆 ②提供准确的工程名称。 工程名称：前面加区、县，现用名（曾用名），统一（各单位、各文件间） 五、习题： 单选 1、著录用文字必须（规范化） 2、著录信息来源于（被著录）的档案 3、题名是（直接）表达档案中心内容、形式特征的名称 4、责任者指文件材料的（形成）单位或个人 多选 1、编制城建档案目录