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组展商如何与展馆合作为参展商和观众提供优质服务 ——以第十四届上海国际汽车工业展览会为例 摘要：会展服务质量的高低，直接影响到组展商与参展商的合作关系。广义上的会展服务，既包括发生在展览现场的租赁、广告、保安、清洁、展品运输、仓储、展位搭建等专业服务，也包括餐饮、旅游、住宿、交通、运输等相关行业的配套服务。会展服务质量的高低，直接影响到组展商与参展商的合作关系。参展商是展览会的主体，主办单位的收益主要来自企业支付的参展费用。因此，主办单位与参展商之间的价值传递是非常重要的。在激烈竞争的市场压力下，随着市场化、国际化的日益扩大，参展商与主办方传统的买卖关系必将难以继续维系。为了组展的顺利进行，主办方往往会尽己所能取得参展商的满意和信任。参展商不再愿意仅仅作为参展费用的支付者，而是希望能够从主办方那里获得更多的服务。 关键词：会展服务；组展商；参展商   序 言 业界把会展组织者称为组展商。展览会的组织者（即组展商）是展馆经营的最直接客户，组展商是连接展馆于参展商及各类资源的重要纽带。只有通过组展商与各方面的沟通合作，才能保证展会的正常运作。据有关资料显示，对于单一的展馆而言，只有当他的利用率达到60%至70%时，才可能发挥出最佳的市场效益。但我国展馆目前整体的利用率尽在10%到30%之间。“客户就是上帝”是服务行业的圣经，要提高展馆的利用率，使会展业达到快速而健康发展的目的，最有效的诀窍之一就是认识客户的需要，根据客户的要求使出租展馆的效益达到最高。参展商是组展者最直接、最重要的客户。组展商整合种种资源，目的就是希望参展商在展会上能够赢得利益，或是直接的销售额；或是达成商务贸易洽谈，寻找新的合作伙伴；或是退出新产品等等。本篇文章以第十四届上海国际汽车工业展览会为例谈谈组展商如何让与展馆合作，为参展商和观众提供全面、专业、优质的展会（现场）服务。 展览会前的准备一、首先要了解此次展览会要涉及到哪些部门，并怎样更好而又合理的协调组织好这些部门，为展览会的成功举办而铺路，如：旅游业，餐饮娱乐业，交通运输业，租凭服务业，广告印刷业，海关验收业，通讯邮电业，银行保险业，酒店住宿。我们可以看到展览业促进了相关行业的发展，同时主动权又完全掌握在展览的组织策划者手中。因此要求策划者本着以上实际出发，真正意义上策划一场全面而又深度的展会。第十四届上海国际汽车工业展览会由中国汽车工业协会、中国国际贸易促进委员会上海市分会、中国国际贸易促进委员会汽车行业分会主办，上海市国际展览有限公司、德国慕尼黑国际博览集团/IMAG国际展览会与交易会有限公司承办，特别支持单位为中国机械工业联合会，支持单位为中国汽车工程学会。二、组展商的具体做法如下（一）市场调研，市场调研对于组展商来说特别重要。 要求组展商1、具有敏锐的市场调查能力和超前的市场知识，策划者在策划展览本身要有这种创新意识，即对周围和未来的事业的关心与思考。组展商在准备策划这个展会时，不仅提前到实地考察,而且收集了大量的相关信息,从而能够成功的策划举办这届展览会。2、可行性分析报告。展览会的实地考察、企业的反应，相关资料的整理，通过这些信息的观察和自身的经验，确立展览会的“可行性”或“不可行性”做出最终的判断。 展览场地的确定、规模及时间。组展商根据市场调查，最终确定展会召开，必须充分考虑到展会的场地、规模及时间的确定根据国际惯例。当然展会规模和起点高其影响力度也就更高，但这对于展会策划者来说风险和投资太大，造成很大的压力，日前我国根据场馆规模及相应配套设施以及展览知识还远不及欧美等展览业发达的国家（以国际展览会策划为例）必须要充分考虑到国际展的要求，因此，实现服务流程的规范化、标准化。在组展过程中，主办单位或展览承办商不可缺少的要为每家参展商提供一本优质的会展服务手册。这本服务手册制作的既要有吸引力，又要通俗易懂，还要标准规范。一方面，不要把手册的读者当作会展界高手，要把他们想象成初入展览大门的新人，把一切可能想到的问题和解决方案都要写进去。另一方面，及时和大会主办方沟通，了解本届展览会服务的新变化。最后，你的会展服务应该具有查询方面的功能，可读性强。这样既完整性又易查性的会展手册，可以节省会展工作人员和参展商的时间，减少摩擦。 服务手册主要包括以下几个方面：①展览内容方面包括展览的中英文名称、展览举办城市及场馆的名称；展览日期，包括进场、出场日期；展览承包商名字、地址、电话、传真或其他相关承包商；详述摊位租金付款方式（如果需要提供材料和服务的程序）；相关规定；叙说展览的内容等；订购单方面。包括正式合同信息、摊位承包公司名称和其他指示标志、家具租借、装潢和地毯、运输、安置和拆除劳工、电力、消防、