时间管理-要事第一培训.ppt

整 理 将stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地进行整理，清空inbox。将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理，对于不能付诸行动的内容，可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾几类，而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成，如果可以则立即行动完成它，如果不行对下一步行动进行组织 。 组 织 参考资料的组织 下一步行动的组织 文档管理系统 下一步清单 等待清单 未来/某天清单 记录那些委派他人去做的工作 记录延迟处理 且无具体的完成日期的未来计划、电子等 具体的下一步工作，而且如果一个项目涉及到多步骤的工作， 那么需要将其细化成具体的工作。 GTD对下一步清单的处理与一般的to-do list最大的不同在于， 它作了进一步的细化，比如按照地点（电脑旁、办公室、电话旁、家里、超市）分别记录只有在这些地方才可以执行的行动， 而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做那些工作 回 顾 回顾也是GTD中的一个重要步骤，一般需要每周进行回顾与检查，通过回顾及检查你的所有清单并进行更新，可以确保GTD系统的运作，而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。 执 行 现在你可以按照每份清单开始行动了，在具体行动中可能会需要根据所处的环境，时间的多少，精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动。 传统的时间管理 第一代时间管理： 备忘录（便笺） 第二代时间管理： 计划与准备（日历登记簿） 第三代时间管理： 计划/排序/控制（计划手册） 磨刀不误 砍柴工！ 将精力的焦点放在“重要”的 事务上 方向重于细节，策略胜于技巧 如何判断‘‘重要”呢？ 第四代时间管理 判断一： 凡有利于目标实现的事务均属重要！！ 判断二： 重要的事就是对未来有很 大的影响力，现在不做，未 来就要付出更大的代价来弥 补，甚至无法弥补！！！ 五、要事第一 要事即你本人认为最值得去做的事情。它不仅为你指明正确的前进方向，而且还帮助你实现使命宣言中提到的“以原则为重心”的目标。 什么是要事？ 要事第一的管理 以原则为中心， 让时钟服从于罗盘，因为比速度更重要的是前进的方向； 生活的意义不在于速度或效率，做什么以及为何做远比做得快慢重要！！！ 石块、碎石、沙子和水的故事 有下列四种东西要放到瓶里：沙子、石块、碎石、水，为了充分利用瓶子的空间，你会用什么样的次序放这四种东西？ 时间矩阵图 Ⅳ Ⅲ Ⅱ Ⅰ 重要：你个人觉得有价值且对你的使命、价值观及首要目标有意义的活动。 紧急：你或别人认为需要立刻处理的紧急事件或活动。 重要 紧急 不紧急 不重要 危机 有限期的任务 安全事故 投诉 准备工作 客户管理建立关系（内、外部） 团队培养 个人成长、学习 不速之客 某些会议 某些电话 很多流行活动 打发时间的工作 看报纸 闲聊 赌博 看肥皂剧 Ⅳ Ⅲ Ⅱ Ⅰ 重要 紧急 不紧急 不重要 活在第II象限 Ⅳ Ⅲ Ⅱ Ⅰ 活在第II象限 身体健康 愉快假期 和谐的人际关系 真正有效的授权 确定自己的个人使命 长期的职业生涯规划 品格的培养 关于人生的思考 所有要事都是在第II象限 Ⅳ Ⅲ Ⅱ Ⅰ 活在第II象限 杜绝不重要的活动 NO! NO! 活在第II象限 Ⅲ Ⅱ Ⅰ Ⅳ 20-25% 65-80% 15% 1% 高效能人士的时间安排 普通人的时间安排 Ⅲ Ⅱ Ⅰ Ⅳ 15% 2-3% 25-30% 50-60% 80/20原则 80%最佳效 果的工作 20%较为 次要的工作 80%的时间 20%的时间 来自 花去 高效能的生活应在第II象限 巴莱多定律(也叫二八定律)是１９世纪末２０世纪初意大利经济学家巴莱多发现的。他认为，在任何一组东西中，最重要的只占其中一小部分，约２０％，其余８０％尽管是多数，却是次要的，因此又称二八定律。 生活中普遍存在“二八定律”。商家８０％的销售额来自２０％的商品，８０％的业务收入是由２０％的客户创造的；在销售公司里，２０％的推销员带回８０％的新生意，等等；“二八现象”竟如“黄金分割”一样普遍。 二八定律简介 　二八定律主张：一个小的诱因、投入和努力，通常可以产生大的结果、产出或酬劳。就字面意义看，即指你完成的工作中，80%的成果来自你20%的付出。因此，对所有实际的目标，我们80%的努力—也就是付出的大部份努力，只与成果有一点点的关系。这种情况看似有违常理，却非常普遍。 　二八定律指出：在原因和结果、投入和产出，以及努力和报酬之间，存在着一种不平衡关系。它为这种不平衡关系提供了一个非常好的衡量标准：80%的产出，来自于20%的投入；80%的结果，归结于20%的起因；80%的成绩，归功