公文处理和日常公务应知.ppt

公文处理和日常公务应知 主讲人：谢玲 优秀文员应具备的素质 *有职业道德 *有健康的身体和心灵 *具备应有的工作能力： 表达能力： 文字表达能力。具有文思敏捷、行文迅速、思路清晰的表达能力。平日需勤写多练，搞好调查研究，善于阅读各种有益的书籍、加强理论修养，累积知识;掌握公文写作规则和要求。 口头表达能力。具有说话得体，表达准确，条理分明，应对敏捷，以应对协调工作，接待来访，便于汇报工作，提出建议。 优秀文员应具备的素质 办事能力:领导不在家，秘书来当家：能独当一面地办理领导交办的事务。 应变能力：遇到突发事件，能迅速编发出精确的信息传递程序，选择最佳求得指令的途径。 社交能力：秘书应当善于在交际中获取信息，同时在交际中进行工作。 操作能力：应具有速记、打字机、电脑、以及汽车驾驶等能力。 ----秘书工作应当是个杂家，又是个通才。 第一章 行政公文处理的规则和方法 第一节：了解公文的特点 公文的特点： 一、法定的作者（依法成立的组织或以 机关、国家领导人的名义发文）； 二、法定的权威性和行政的约束力； 三、规范的体式。 第二节：把握公文格式 一、公文格式的含义：法定公文特有的外形结构的组织与公文各项内容的安排。 二、公文用纸和幅面尺寸：A4型纸，210mmｘ297mm 三、公文页边与版心尺寸： 天头（上白边）：37mm±1mm 地脚（下白边）：35mm±1mm 订口（左白边）：28mm±1mm 翻口（右白边）：26mm±1mm 版心尺寸：156mmＸ225mm 一、公文格式的种类及其规定 一、文件式格式 二、信函式格式 三、会议纪要格式 四、公告、通告格式 五、命令式格式 格式的组成 公文的格式由眉首、主体、版记三部分组成： 置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首，其中红色反线是眉首的一个要素其宽度同版心，即156mm ； 置于红色反线以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体； 置于主题词以下的各要素统称版记。 *（一）文件式格式文件式格式分上行文格式和下行文格式 上行文文件式格式各因素及其标注要求: *上行文眉首部分各项目名称、位置和字体字号： 1.发文机关标识（必要项）：发文机关名称＋“文件”二字组成； 字体字号：小标宋体字，红色。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于22mm×15mm 。位置：距离版心上边缘80mm，距离上页边：80 mm＋37mm；　　联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。 上行文的眉首部分 2.发文字号（必要项）：由机关代字、年份、序号组成，3号仿宋体字; 年份用阿拉伯数码，用六角括号“〔 〕”括入； 序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。如： ｘ府［2007］第04号（错）应为：ｘ府〔2007〕4号） 位置：在发文机关标识下空两行，左边空1字处。 上行文的眉首部分 3.签发人（必要项）：用3号仿宋体字，签发人姓名用3 号楷体字，平行排列于发文字号右侧，居右空1字。 如联合行文，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。 发文字号与最后签发人的姓名并列。 上行文的眉首部分 4.秘密等级（选择项）：3个等级：绝密、机密、秘密，3号黑体字，顶格标注于版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和必威体育官网网址期限，用3号黑体字，秘密等级和必威体育官网网址期限之间用“★”隔开。 5.紧急程度（选择项）：两个等级：特急和急件，用3号黑体字，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 上行文的眉首部分 　　　6.公文份数序号（选择项）：绝密机密的公文需要标注。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号,用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。 　　 7.红色反线（必要项）：发文字号之下4mm处印一条与版心等宽(156mm)的红色反线。 *下行文眉首部分的各因素及其标注要求 发文机关标识：基本上同于上行文。位置不 同，距离版心