因公出国（境）请示指南（短期出访类）.doc

因公出国（境）请示指南（短期出访类） 校内请示流程 拟申请出国（境）人员准备好相关材料，交本部门OA秘书，由OA秘书通过OA系统报负责人审批。负责人本人出访，报党总支书记审批。不同部门多人参团，应报每个参团成员所在部门负责人审批。 部门审批结束后，由OA秘书提交经费管理部门审批，如科研项目经费报科研处审批。 经费审批完成后，由OA秘书报人事处审批，提交至黄杨英（工号：02194），由黄杨英提交组织部、财务处、人事处负责人审批。 人事处审批完成后，由OA秘书提交校办秘书，由校办秘书呈主管校领导。 校内审批结束后，人事处出国派遣科与团组负责人或联络人对接，办理相关审批和因公证照、签证/签注手续。 OA请示需准备的材料 报告正文 ①题：部门名称+团长姓名+人数+国别/地区+事项，如：英语学院关于张三等3人赴美国参加会议的请示。②主送：人事处并呈曹校长。③内容包括：出访时间、出访人员、访问单位、访问原因、经费安排等。 ④出访时间为：出境日至返回入境日。 ⑤经费安排与邀请函中表述一致。 ⑥处级干部（含按处级干部管理的人员）应在报告中说明本年度第几次，超过两次应详细说明出访的必要性。 2. 附件 1）邀请函和邀请函翻译件 ①内容包括：邀请对象、访问时间、出访目的和任务、经费安排； ②邀请函应使用邀请方单位抬头纸，应包含邀请方联系电话和地址、邀请单位名称、邀请人职务、邀请人签名（邀请单位盖章）； ③严格遵守外事对等原则； ④出访多个单位的，需提交每个单位的邀请函，一个国家至少一份原件。 2）行程表 * 应按实际行程（包括离抵日期），分上下午写明具体的出访地及活动内容。 3）信息表 * ①涉及个人信息部分应如实填写，以便申办因公护照（通行证）； ② “邀请方简介”和“邀请方与我校关系”为对外申报的重要部分，应详细填写。 4）信息公开登记表 * ①按照上海市人民政府外事办公室的要求，对所有因公出访团组进行公示，公示期限原则上不少于5个工作日； ②表中③“往返航线”请列明所有转机、经停城市，如：赴布拉格经莫斯科转机，请填写：上海—莫斯科—布拉格—莫斯科—上海。 ④未列入年度计划和预算，确需申请的，应在“经费安排和预算”中“是否纳入学校年度出访计划和预算”中勾“否”，并详细说明原因。同时在正文报告中需有相应的说明。 5）邀请联系情况说明表 * 6）航班信息 ①提供往返国际机票订单，也可电子版发送至出国派遣科邮箱。邮件主题写明：团长姓名+国别/地区+航班信息，如：张三赴美国航班信息。 ②出国人员应当优先选择由我国航空公司运营的国际航线，由于航班衔接等原因确需选择外国航空公司航线的，应当在购买机票前填写《上海外国语大学乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表》*，与以上其他材料一并作为OA附件提交。 三、政审 赴国外和港澳人员应按要求填写“因公出国（境）人员审查表”，赴台湾人员填写“赴台人员审查表” ，表格由人事处提供。正处级以上干部免政审，由人事处填写“因公出国（境）人员备案表”。 四、国（境）费用结算 出访任务结束后，请于一周内到行政楼409办理相关费用结算手续，填妥并带好以下材料： 因公普通护照（通行证），交至人事处出国派遣科。 归国（境）报告*，由团长签名，交至人事处出国派遣科，电子版发送至出国派遣科邮箱。 《上海外国语大学因公临时出国任务和预算表》由人事处出国派遣科提供复印件。 如乘坐非国内航空公司航班或改变中转地，须提交《上海外国语大学乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表》由人事处出国派遣科提供复印件。 《上海外国语大学因公临时出国费用报销单》*。 五、 凡带“*”号表格，均可在校园网人事处下载中心下载。 请示所有 “附件”请做成一个压缩文件夹上传。 双跨团组的附件请提交“信息表”和“信息公开登记表”及组团单位“通知书”和“任务批件”。 赴台团组附件，还应提供①在台行程表（含邀请方签字、盖章）； ②赴台人员总名单； ③邀请方机构（如：大学）简介； ④参加学术会议的，需提供发言提要； ⑤参加学术会议的需提供会议简介⑥对方不搞“一中一台”承诺 所有涉及经费报销的出国（境）活动，包括学校经费、部门经费、个人科研项目经费等，须按本指南中要求的程序进行校内请示，由人事处报上海市人民政府外事办公室或上海市台湾事务办办公室审批，获得批件后才能办理出国（境）手续。 咨询电话出国派遣科邮箱：cgpq@shisu.edu.cn 联系人：黄杨英、陈宇峰、邵佳