文书处理讲义.ppt

文書處理 講義 講義大綱 壹、公文基本格式 貳、公報刊登 叁、公文製作 肆、公文流程管理 貳、刊登電子佈告欄 登入.tw/announce/kaohsiung/home.jsp 連結我的e政府–輸入帳號及密碼 使用者角色︰ ﹡管理者–單位管理、消息設定(秘書處資訊人員) ﹡登入人員–發文人員，有張貼公告、公告維護權限， 由各機關指定，報秘書處設定 ﹡一般人員–查詢公告用 登載電子公布欄的範圍 (一)由「全國政府機關電子公布欄」轉載之內容。 (二)緊急公務通報之公文。 (三)機關團體首長到任就職、地址電話變動、年度發文代字號之通知函。 (四)一般公告、通知或函轉已公（發）布之法規命令等屬週知性質事項之 公文。 (五)無機密性之通案：如藝文展覽、文康聯誼、民俗節日、慈善公益或推 廣社會教育終身學習講座等活動通知，法治教育、廉政宣導、人事服 務等。 (六)政府出版品公告週知資訊。 (七)重要活動公告週知之訊息。 (八)機關內部通報性質之訊息。 (九)奉准其他適合公告週知之訊息。 叁、公文製作行文系統判定標準 〈一〉以行文機關間之隸屬關係判斷： 即以是否有〈指揮監督關係〉判定，例如教育局隸屬於 高雄市政府，則教育局與市政府間為上、下行文關係； 高雄市鼓山國小隸屬於高雄市政府教育局，則鼓山國小 與教育局亦為上、下行文關係。 〈二〉以主管業務督導關係判定： 如教育部掌理全國教育行政事務，於職權上有指揮直轄 市及各縣市政府教育行政機關或各級學校，同理，內政 部亦可指揮各地警察及消防機關。 一般公文用語、用字 上行文期望用語 上行文期望用語 平行文期望用語 下行文期望用語 函的適用範圍 〔各機關間公文往復，或人民與機關間之申請答復時用之 〕，其適用範圍包括︰上級機關之間、同機機關之間、不相隸屬機關之間、人民與機關之間相互使用。用途如下： 一、上行函：下級機關對上級機關有所請示、報告、請求 時用之。 二、平行函：同級機關或不相隸屬的機關互相洽辦、諮商 通報、答復時用之。 三、下行函：丄級機關對下級機關有所交辦、指示、批復 時用之。 四、申請函：民眾對機關或團體有所建議、請求、洽詢或 申辦時用之。 書函的適用範圍 書函： 公務還在磋商、諮詢、協調通報階段，為求簡便，自不必使用函。代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，其性質不如函之正式性 ，其適用範圍較為廣泛，凡大事、小事可隨時行文，且不受行文系統與層級之限制，應用起來靈活方便。使用時機如下︰ （一）於公務未決定階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。 （二）機關處理簡單性、例行性、固定性、通報性公文時使用 （三）政府機關答復簡單案情時使用。 （四）寄送普通文件、書刊或一般聯繫、查詢，於行文時使用 （一）書函文字、用語均比照函。 （二）書函的結構實務上可視需要採﹝三段式– 主旨、說明、辦法 ﹞或〔條例式〕 ， 但 對上級機關首長行文宜採三段式。 （一）使用時機︰公務已達成熟階段時使用〔函〕；尚在磋商 試探階段時使用〔書函〕。 （二）受文對象︰ 〔函〕受文者大都為〔機關〕，對 〔個人 〕亦可； 〔書函〕受文者大都為〔個人〕 ，對 〔機關 〕 亦可。 （三）行文系統︰ 〔函〕行文系統需受層級限制； 〔書函 〕則可直接行文，不受層限制。 （四）署名用印︰ 〔函〕因受行文系統之不同蓋用機關首長職 章或簽字章；〔書函〕蓋機關條戳。 製作要領 主旨（何事？）（不可分項）為全文精要，要把握主要意旨簡述以說明行文目的與期望，應力求具體扼要，以不超過60個字為原則， 最後再加期望語 說明（為何？ ）（可以分項） ：當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於「主旨」內容納時，用本段說明。本段段名可因公文內容改用「經過」、 「原因」等其他名稱，亦即 一 .先敘明創稿或復文或轉文。 二 .再敘明來文依據或訴求，並詳細說明原因（即引據、申述、歸結） 三 .視主旨之訴求，增加相關之說明。 四 .檢視相關之附件（超過一項要編號標示–用見出紙）。 辦法（應如何做？ ） ： （可以分項）為簽之重點，須擬具體意見供裁示 例如 有〔甲〕、〔乙〕、〔丙〕數案供裁示時 ，必須於說明段內分析優劣點，不能僅用〔陳核〕、〔請示〕等。或向受文者提出之具體要求無法在主 旨」內簡述時，以本段列舉。本段段名可因公文內容改用「建議」「請求」 、「擬辦」、 「核示事項」等其