内外部协商和交流控制程序-河北省高速公路青银管理处.doc

内外部协商和交流控制程序 (HBQY-CX-06) 1 目的 建立和保持有效的协商和沟通机制，确保管理处内外部相关质量、环境和职业健康安全信息的相互交流，保障管理处管理体系协调有效地运行。 2 适用范围 适用于管理处质量、环境和职业健康安全管理体系有关信息的沟通工作。 3 职责 3.1 办公室负责协商和沟通工作的归口管理。 3.2 各科室、单位负责职责范围内的协商和沟通及相关信息的接收、传递和处理工作。 4 工作程序 4.1 信息交流的内容 信息交流的内容可分为内部信息交流和外部信息交流。 4.1.1 内部信息交流包括以下内容 1) 各科室、单位质量、环境和职业健康安全方针、管理体系文件的执行情况； 2) 质量、环境和职业健康安全目标、职业健康安全管理方案的实现情况； 3) 法律、法规、标准及其它要求的变化及遵守情况； 4) 检查、考核结果及处理情况； 5) 事件和事故信息； 6) 内审、外审、管理评审结果； 7) 员工建议和意见； 8) 新的工作程序、设备、材料等导致的职业健康安全的变化情况； 9) 其它信息。 4.1.2 外部信息交流包括以下内容 1) 与质量、环境和职业健康安全相关的法律、法规、标准及其它要求的变化情况； 2) 来自上级和政府部门的要求、规定等信息； 3) 来自相关方的信息； 4) 向相关方传递管理处质量、环境和职业健康安全的有关要求； 5) 需要向上级和政府部门传递的信息； 6) 与相关方协商处理工作中的相关问题。 7) 顾客和相关方提出的意见或建议。 4.2 信息交流的方式 4.2.1 内部信息交流的方式 4.2.1.1 建立旬、月例会制度。通过定期召开例会，及时了解工作动态、发现存在问题、制定处理方案、安排工作计划等。 4.2.1.2 文字交流 上传、下达文件，反映工作问题、宣贯指示精神及工作要求。 处刊《青银高速》每月两期，公布工作动态、倡导文明之风、交流工作经验、开拓职工视野、增长文化知识。 各基层单位的内部刊物。如清河主线站、新河、窦妪站的刊物。 4.2.1．3 日常工作检查及年检。例如通过内部质量审核，检查体系运行动态，了解质量管理体系的有效性和寻找改进的机会。 4.2.1.4 利用管理处网站，进行沟通信息、对外宣传。 4.2.1.5利用计算机技术和网络通信技术，通过局域网实现青银处计算机联网、信息资源共享。 4.2.1.6利用大屏幕，发挥传递各种信息的作用。 4.2.1.7 培训。例如通过ISO9001质量认证知识的培训，增强各职能部门之间的相互了解,促进工作进展。 4.2.2 外部信息交流的方式 1) 各科室通过参加会议及文件传递等形式，就质量、环境和职业健康安全相关信息及时与上级部门和政府主管部门进行协商和沟通。 2) 各科室运用电话、传真或网络等方式，及时、准确地接收、传递和处理与相关方的质量、环境和职业健康安全信息，并做好记录。 3) 各科室利用宣传品、标语、提示卡、设置标识等方式，向外来人员传递管理处的质量、环境和职业健康安全的有关规定。 4) 采购的部门和单位实施采购时，应向供方明确传递管理处有关质量、环境和职业健康安全的要求。 5) 施工、服务、维修、访问者等外部人员来管理处工作（作业、检查等）或访问，其活动区域（或活动影响的区域）内应执行的管理处职业健康安全有关的要求，由相关主管部门负责向其传递。具体执行《外部相关方环境和安全管理规定》。 6) 当发生紧急情况时，应按《应急准备和响应控制程序》规定，与相关方进行信息沟通。当发生事故时，应按事故报告、调查与处理的规定，进行信息沟通。 7) 各服务场所应设置意见箱、意见簿，公布监督电话，接受公众的咨询和投诉，服务投诉处理执行管理处《信访投诉处理规定》。每年管理处组织进行一次顾客满意度调查活动，具体执行《顾客满意监测控制程序》。 8) 对相关法律、法规、标准和其它要求的信息，执行《法规及其它要求控制程序》。 9) 对相关方提出的意见或建议，由有关的职能部门和单位做好记录，提出处理意见或建议，报分管领导批准，形成处理决定后，7日内做出答复，并做好全过程的处理记录。 5 相关文件 5.1 《法规及其它要求控制程序》（HBQY-CX-04） 5.2 《应急准备和响应控制程序》（HBQY-CX-16） 5.3 《顾客满意监测控制程序》（HBQY-CX-17） 5.4 《外部相关方安全和环境管理规定》（HBQY-AH-19） 5.5 《信访投诉处理规定》(HBQY-ZH-08) 6 记录 6.1 《合理化建议表》（CX06-B01） CX06-B01 合理化建议表 单 位 姓 名 职务（岗位） 建 议 内 容 （