国立中兴大学文书处理应注意事项.doc

本校文書檔案處理應注意事項一覽表 問題 處理方式 說明 1.來文附件應如何歸 檔？ 承辦人員對於來文之附件，有抽存待辦之必要者，應於來文上書明「附件抽存」字樣，並簽名或蓋章，附件除書籍等另有指定單位保管者外，應於用畢後歸檔。 文書處理手冊第二十八點第十二項 2.發文附件應如何處 理？ 發文附件如為現金、票據、有價證券或貴重物品，應由承辦單位檢齊封固書明名稱、數量，並在封口加蓋經辦人員印章隨同公文送交總發文人員。 文書處理手冊第四十三點第四項 3.副本單位須含附件 應如何處理？ 附件以送正本收受機關為限，如需附送副本收受機關或單位，應在「副本」項內之機關或單位名稱右側註明「含附件」。 文書處理手冊第四十九點第五項 4.密件公文之必威体育官网网址期 限或解除機密條件 應如何標示？ 密件公文之必威体育官网网址期限或解除機密條件之標示，應於機密等級右方以括弧標示。 例：必威体育官网网址期限或解除機密條件：密(本件至年月日解密) 5.機密文書處理另行注意事項 機密文書如非必要，應儘量免用或減少副本。 文書處理手冊第六十八點 7.機密公文書應如何 傳遞？ 1.機密文書之分文（交辦）、陳核（判）、送會、送繕、退稿、歸檔等流程，除「絕對機密」及「極機密」應由承辦人員親自持送外，其餘非由承辦人員傳遞時，應密封交遞。 文書處理手冊第六十四點第一項 問題 處理方式 說明 7.機密公文書應如何 傳遞？ 2.本校機密文書傳遞公文封，請至保管組領取。 8.如何填寫公文分類號及保存年限 1.承辦人員於辦稿時，應填註分類號及保存年限。 2.本校檔案分類及保存年限區分表，已置於文書組網頁/作業流程/公文歸檔填寫檔號、保存年限、頁碼編寫範例。 1.文書處理手冊第三十一點 2.機關檔案點收作業要點第八點 3.本校檔案管理作業要點 9.如何編寫頁碼？ 歸檔案件屬紙本型式者，應由承辦人員逐件編寫頁碼，編寫方式如 下： 發文附件如隨文寄出，不歸檔，請不要編寫頁碼，以免造成歸檔案件缺頁情形，發文附件如需歸檔，請先複製一份併同本文連續編寫頁碼。 2.多件文號併案時，主案在上，其餘被併案件依文件產生日期之先後， 晚者在上，早者在下排序。3. 文件產生時間係指「來文機關的發文日期」、「本機關的發文日期」、「簽呈核判日期」。 機關檔案點收作業要 點第三點 問題 處理方式 說明 9.如何編寫頁碼？ 4.簽稿併陳案件，依序以簽、稿及來文之次第編寫；附件則各依其後連續為之。 5.附件已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者，免併本文連續編寫頁碼。 6.頁碼編寫順序，請由最後一頁往上編寫；並以鉛筆編寫於每頁之右下角處；文件為雙面書寫或列印者，其背面頁碼應於左下角為之。 10.已結案公文，是否 有歸檔期限？ 各單位已結案公文，應速於5日內歸檔，以利檔案管理人員依文件產生 時間排序編目建檔。 1.機關檔案點收作業要點第四點。 2.本校檔案管理作業要點 11. 已結案公文，未能於5日內歸檔，應如何處理？ 請於已結案未歸檔稽催單上，註明理由及預計歸檔日期，經承辦人及一級單位主管核章後，送文書組辦理展期。 12.公文未能以原件歸 檔時，應如何處理？ 公文未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者，應退還承辦單位補正。 1.機關檔案點收作業要點第八點 問題 處理方式 說明 12.公文未能以原件歸 檔時，應如何處理？ 2.各單位如未能以原件歸檔時，應於影本簽註理由經承辦人及一級單位 主管核章後，歸檔。 2.本校檔案管理作業要點 13.機密文書歸檔？機密文書歸檔時，承辦人員應使用機密檔案專用封套裝封 14.如何申請檔案借調？ 1.申請借調檔案時，應以案件或案卷為單元。 2.請先確認借調檔案範圍，並填具調案單（置於本組網頁/表格下載）經單位主核章後，提出申請。 3.借調機密等級以下者，應經業務承辦單位主管核准；借調極機密以上等級者，應經本校主任秘書以上核准。 4.借調之案件為非主管業務時，應先經該單位主管核章後，送會承辦業務主管同意，或簽請本機關權責長官核准。 5.本校調案單，置於文書組網頁/表格下載。 機關檔案檢調作業要點。 2.本校檔案管理作業要點 15.借調檔案，是否 有歸還期限？ 1.借調檔案應於十五日內歸還，期滿仍需繼續使用，應提出展期申請，每次展期日數同借調期限。 2. 借調檔案展期次數超過三次者，仍需使用檔案時，應先行歸還檔案後，再依前項規定辦理借調。 3.機密檔案之借調、展期期間最長以十日為限。 1.機關檔案檢調作業要點。 2.本校檔案管理作業要點 問題 處理方式 說明 15.借調檔案，是否 有歸還期限？ 4.如為案情特殊或業務需要，應專案簽請主任秘書以上核准借調之期限 5.本校借調檔案展期申請單，置於文書組網頁/表格下載。 要點 16.收、發文是否可同號？ 1.為簡化公文文號