ACCESS课件_第4章-外部数据.ppt

第四章 使用外部数据 Access作为Office软件中的优秀产品，与其他数据源接口的兼容性功能很强，它可以使用任何OLE DB或者ODBC数据源数据，本章将讲述如何通过用户界面与外部数据相连，如数据的导入、导出及链接等。 学习要点： 外部数据多类型； 使用外部数据的基本方式； 导入外部数据的方法 将Access数据库内容导出到其他格式的文件 Access数据库与外部数据的链接 外部链接数据的管理 使用外部数据 4.1. 理解外部数据 4.2. 导入外部数据 4.3. 导出数据 4.4. 链接表 4.5. 管理链接表 4.6. 与office软件的协作 4.1. 理解外部数据 外部数据是存储在当前数据库外边的数据，Access数据库可以引用存储在另一个Access数据库或其他数据库中的数据以及其他文件格式存储的许多数据。 4.1.1. 外部数据类型 4.1.2. 使用外部数据方式 4.1.1. 外部数据类型 Access可导入的文件类型有： Excel表 Sharepoint列表 txt文本文件 xml文件 HTML文件 Outlook文件夹 数据库文件，包括：Access数据库、ODBC数据库、dBASE文件、Paradox文件、Lotus文件。 操作： 4.1.2. 使用外部数据方式 使用外部数据主要有3种方式： 1、导入数据到一个Access数据库中。 2、从Access数据库链接到要访问的数据。 3、直接打开一个数据源。 4.2. 导入外部数据 导入外部数据即将其他格式的数据转化为Access的数据或数据库对象并装到Access中，实现对它们的调用。 4.2.1. 导入其他Access数据库对象 4.2.2. 导入Excel电子表格 4.2.3. 导入文本文件 4.2.1. 导入其他Access数据库对象 Access提供了了直接导入的功能，可以在不打开其他数据库的情况下导入数据。通过这个操作，可以方便的将多个数据库的信息合并在一起，成为新的数据库。 任务1（P95） 住址信息.accdb?导入和链接.accdb 4.2.2. 导入Excel电子表格 但当数据量达到一定程度，数据之间的关系又比较复杂时，作为电子表格的Excel就显得有些力不从心了。 。 任务2（P96） 地址信息.xls?导入和链接.accdb 4.2.3. 导入文本文件 文本文件是最为通用的一种文件格式，几乎 Windows 所有的应用程序都支持读取或写入文本文件。Access 导入文本文件数据时，要求文本文件中的内容需要带分隔符或具有固定宽度。 任务3（P98） 住址信息.txt?导入和链接.accdb 注意：文本文件格式（空格，制表位） 4.3. 导出数据 导出数据是指将Access数据库中的数据输出到其他数据库或者存储为其他格式文件。 数据的导出是对现有的数据进行一个备份，这个备份是以其他的数据形式存储的，与现有的 Access 数据没有直接关系。 4.3.1. 导出到其他Access数据库 导出数据到其他 Access数据库的操作是可以直接进行的，不需要打开其他数据库。 任务4（P96） 新建“导出病人”数据库，关闭。 （打开表） 医疗信息.accdb/病人?导出病人.accdb 打开“导出病人.accdb”查看结果 4.3.2. 导出数据到Excel电子表格 任务5（P101） 新建“导出医生.xlsx”，关闭。（也可以不用先创建EXCEL文件） 操作：医疗信息.accdb/医生?导出医生.xlsx（先打开数据库表） 查看结果：打开“导出医生.xlsx”查看结果（追加一个工作表） 4.3.3. 为Word中的邮件合并提供数据源 任务6（P102） 新建“病人邮件合并.docx”，输入相 应内容，关闭。 【导出】/【其他】/【用word合并】 医疗信息.accdb/病人?合并 注意：最后的合并（编辑 单个信函） 扩展练习：用第二种方式 4.4. 链接表 通过创建连接表可以将Access数据库与其他一些体积偏大、频繁更新、共享或独立于应用程序之外的数据文件建立引用关系。以实现共享。 但链接与导入存在本质区别： 导入是将源数据复制到了目标对象，导入后的数据与源数据没有任何关系； 链接只是建立了引用关系，并没有将源数据复制，链接后的数据会随着源数据发生的变化而变化。但不能改结构。 4.4.1. 链接其他Access数据库表 任务7（P105） 【导入】 /病人 导入和链接.accde?（源）医疗信息.accde 修改“导入和链接”表记录 查看“医疗信息”相关记录 双向修改 4.4.2. 链接Excel电子表格 将数据库文件与Excel文件进行链接后，当数据发生改变时，会自动对链接的数据进行更改，这样可以省去了两个