数位化文件管理系统.ppt

數位化文件管理系統 第二階段教育訓練 瀏覽器設定 安全性： 安全性等級設定為[低] 加入信任網站（安全性） 55 1 隱私權： 關閉快顯封鎖程式 瀏覽器設定—網際網路選項 瀏覽器設定—安全性 瀏覽器設定—隱私權 登入系統 數位化文件管理系統測試環境URL 55:9080/edms/ 測試帳號：個人員工編號 測試密碼：passw0rd 登入系統 建置步驟 進入資源下載頁面 1.安裝叡揚公文系統（依序安裝） (1)叡揚WebEditor主程式 (2)叡揚WebEditor副程式 (3)叡揚WebEditor更新檔 2.安裝讀卡機驅動程式 3.安裝讀卡機 資源下載 簽核流程基本原則 簽核流程之角色定義 實作流程示意圖 簽核作業流程圖—登記桌 簽核作業流程圖—承辦人 簽核作業流程圖—一般人員 可操作之簽核功能 由[待簽核文件]查詢作業中，選擇本次要進行審核的文件。 依照使用者的簽核角色，系統提供可執行的簽核及設定流程的功能： 如果您是單位登記桌 如果您是承辦人 如果您是一般人員 進行自然人憑證的驗證。 簽核文件—單位登記桌 設定本單位的簽核人員 承辦人（一級單位可不須設定承辦人）。 加會人員。 系統自動增加承辦人的主管關卡。 執行簽核 文件非本單位所須審理者，可將公文轉發給正確的單位處理。 執行文件簽出。 簽核文件—承辦人 設定本單位的簽核人員 加會人員。 加會會辦單位 執行簽核 若文件非本單位所須審理者，可將公文轉發給正確的單位處理。 若文件應由其他單位先行審核過後，再由本單位審核，則可將該公文先轉會給其他單位。 若文件需要補件或補充內容： 不須經由已簽核過之人員重新覆核者，請將文件轉會回主辦單位。 須經由已簽核過之人員重新覆核者，請將文件退回主辦人。 若文件審核無誤，執行文件簽出。 簽核文件—一般人員 設定本單位的簽核人員 加會人員。 加會會辦單位 執行簽核 若文件應由單位內其他人員先行審核過後，再由本人審核，則可將該公文先轉會給其他人員。 若文件審核無誤，執行文件簽出。 ①創文—主辦人 由[文件製作]下點選[創簽創稿]。 連結叡揚公文系統，進行創簽創稿。 上傳後，本系統即顯示文件內容及附件。 系統實作。 創簽創稿—2連結叡揚公文系統 ②設定文件流程—主辦人 確認文件的主辦人角色 系統自動增加主辦人的主管關卡。 設定會辦單位 可依照文件內容類型，選擇符合該類型的會辦單位模版，作為預設的會辦單位。 或可自行新增會辦單位。 若會辦單位非一級單位，系統將自動增加[會辦單位的一級單位]作為下一關卡。 設定本單位的簽核人員 加會本單位其他人員。 系統實作 設定文件流程—3.1.2自行增加會辦單位結果 ③送件—主辦人 文件製作完畢並已設定文件的簽核流程，主辦人執行送件。 進行自然人憑證的驗證。 系統實作。 ④轉發文件 執行[轉發]。 選擇欲轉發的部門。 系統加入所選擇的轉發單位為下一關。 確定轉發。 若暫不進行轉發，請執行[暫存]。 進行自然人憑證的驗證。 系統提示下一關簽核人員為[轉發部門之登記桌]的訊息。 系統實作。 轉發 ⑤設定人員關卡(登記桌) 執行[設定流程]。 新增本單位的承辦人及其他簽核人員。 系統加入所選擇的人員，並自動增加承辦人的主管為本單位最後一個關卡 。 一級單位不須設定承辦人，但其他級別單位必須設定承辦人。 確認完成流程的設定。 執行[簽出]。 進行自然人憑證的驗證。 系統提示下一關簽核人員為[本單位承辦人]的訊息。 系統實作。 設定人員關卡(登記桌)— 2增加承辦人，並自動產生主管關卡 ⑥退回登記桌 輸入[簽核意見]。 執行[退回登記桌]。 系統提示確認退回登記桌的訊息。 若主管取消退回，請執行[取消]。 主管確認退回登記桌。 進行自然人憑證的驗證。 系統提示下一關簽核人員的訊息。 系統實作。 退回登記桌： ⑦上傳附件 選擇附件類型：發文/ 意見。 選擇欲上傳的檔案。 執行[上傳]。 系統顯示附件相關資訊。 系統實作。 ⑧加會人員 ⑨人員轉會 轉會人員： ⑩刪除附件 ?加會單位 ?部門轉會 部門轉會 ?退回主辦人 退回主辦人： ?文件清稿 若附件須抽換或內容有誤，則僅本人有權限可將自己上傳的 附件刪除。 若非於當前關卡中上傳者，則刪除時必須填寫刪除原因。 選擇欲刪除的附件。 執行[刪除]。 輸入[刪除原因]。 系統確認刪除的訊息，使用者確認刪除。 若取消刪除，請執行[取消]。 附件資訊顯示該附件刪除的原因，且不可檢視已刪除的附件。 系統實作。 刪除附件—1選擇附件，輸入刪除原因 刪除附件—2取消被刪除附件的檢視功能 可增加會辦單位。 執行[設定流程]。 新增會辦單位。 完成