《接待手册》编制模板及接待工作实操模板.doc

《接待手册》编制模板及接待工作实操模板 中阿博览会《接待手册》编制模板 一、封面 中阿博览会《接待手册》封面由执委会接待二部统一设计，统一提供制作文件。规格：140×100mm。 二、扉页 （一）国外部长级代表团打印“热烈欢迎XX国XX部（省）XXX（姓名、职务）阁下一行出席2015中国—阿拉伯国家博览会”字样。 （二）国内省部级代表团打印“热烈欢迎XX部（省、市、自治区）XXX（姓名、职务）一行出席2015中国—阿拉伯国家博览会”字样。 （二）其它团组打印“热烈欢迎XX（单位名称）代表团出席2015中国—阿拉伯国家博览会”字样。 三、目录 （一）日程安排 （二）嘉宾名单 （三）住宿安排 （四）工作人员 （五）驻地服务 （六）考察点介绍 （七）会议期间气象信息 四、内容要求 （一）日程安排 接待单位根据代表团参加活动情况编排，从接站开始至送站结束。包括各项活动乘车、就餐、参观考察等安排。 （二）嘉宾名单 包括姓名、单位、职务、联络员联系方式。 （三）住宿安排 包括宾馆名称、地址及嘉宾房间号码。 （四）工作人员 包括接待工作小组成员（含志愿者、接待车辆驾驶员，有国外团组接待任务的包括翻译）的姓名、单位、职务、联系电话。 （五）驻地服务 包括大会驻宾馆联络员、宾馆联络员、医务室、医生、安保室、安保员、客房部、餐饮部联系方式。 （六）考察点介绍 拟安排嘉宾考察的园区介绍。 （七）会议期间气象信息 请与宁夏气象服务中心联系，电话：5017902。 五、其他 （一）上述内容为《接待手册》基本内容，各对口接待单位可根据接待任务实际增加内容。 （二）模板、封面设计制作文件、考察园区介绍等资料，请在制作时从中阿博览会官方网站—“下载中心”下载。（官网地址：）。 （三）接待国外代表团须制作英文版《接待手册》。 接待工作实操模板 9月9日（星期三） 12：00 1、全体接待人员着正装在XXX集中 （张XX） 2、检查车辆卫生、贴车贴 （陈XX、李XX、王XX） 3、5箱纯净水装车 （陈XX、李XX、王XX） 4、发放工作人员证件、车辆通行证及驾驶员手套 （张XX） 5、准备嘉宾证、接待手册，并分装信封，标明姓名 （张XX、陈XX） 6、准备接站牌 （陈XX） 7、通知周秘书集合及出发时间 （张XX） 12:20 赴XX酒店 协调领取房卡 （张XX、殷XX） 检查房间内设施及卫生 XXXXX（张XX、殷XX、陈XX） 联系驾驶员，确认出发时间 （张XX） 联系周秘书，确定陪同领导出发时间 （张XX） 12:50 全体人员赴机场 提前与机场联系XX航班是否正点起飞、到达 （张XX） 机场问讯 6912218 13:50 接待人员在机场大厅等候迎接客人 马XX、殷XX、张XX负责在接机口引领客人 陈XX举接站牌在接机大厅适当位置等候并清点人数 14:20 客人抵达，陪同领导欢迎代表团，礼仪向团长献花 按照以上安排迎接并引领客人在大厅集中 清点人数 （殷XX、陈XX） 通知车辆就位 （张XX） 引领客人乘车 （殷XX、陈XX、马XX） 15:00 返回酒店 途中向客人介绍陪同、接待人员及当晚活动安排 （马XX） 向客人分发接待手册及嘉宾证，同时收取护照 （陈XX、张XX） 16:00 抵达酒店 办理入住手续 （张XX、陈XX） 再次告知客人晚餐及观看文艺演出活动 （马XX、张XX） 18:30 晚餐 19:30 1、通知车辆就位 （张XX） 2、在大厅等候客人并引领