外部电子布告栏-总务处.doc

張貼公文電子佈告欄說明 【新增一般人員（無需公文帳號、密碼）閱覽功能】 壹、本公文電子佈告欄系統公告處理之公文，以公布週知性質之公文為主，計分三類： 各單位簽辦校稿，以本校名義行文校內者。 各單位自辦創稿，以單位名義行文校內者 (如演講、研討會、社團招募、其他宣導轉知．．．．．．)。 校外來文轉知校內各單位公文（如法令函釋、人事甄遴、其他轉知．．．．．．）。 貳、上述各類公布週知性質之公文張貼電子佈告欄方式及操作 公文類別 行文單位 及形式 張貼單位 使用系統名稱 取號方式 操作步驟 （一）各單位簽辦校稿，以本校名義行文校內者。 1.製作公文簽准後以校長名義行文校內 2.需於公文管理系統製作公文 承辦單位提供電子檔，交由本校總務處文書組統一張貼 公文管理系統製作 經過發文室登載公告（取總發文號） 本校首頁點選【中文版→校務行政→校務行政系統入口登入→輸入帳號、密碼→登入系統→電子公文→電子公文製作軟體→使用者帳號、使用者密碼→確定→ （二）各單位自辦創稿，以單位名義行文校內者 (如演講、研討會、社團招募、其他宣導轉知．．．．．．)。 以單位名義行文校內 填寫主旨；演講、研討會、社團招募、其他宣導等轉知以附件公布 由各單位審核張貼 公文電子佈告欄系統 單位發布公告取號 進入本校首頁＼中文版＼校務行政＼快速選單＼公文電子佈告欄＼帳號＼密碼＼確定＼點選新增 （三）校外來文轉知校內各單位公文（如法令函釋、人事甄遴、其他轉知．．．．．．）。 以單位名義行文校內 填寫主旨；校外來文以附件公布 可不須擬稿，直接在來文中簽辦後由各單位審核張貼。 公文電子佈告欄系統 單位發布公告取號 進入本校首頁＼中文版＼校務行政＼快速選單＼公文電子佈告欄＼帳號＼密碼＼確定＼點選新增 參、BS-內部電子公佈欄與BO-外部電子公佈欄之功能區分 BS-內部電子公佈欄：閱覽人員需登入公告帳號密碼；只有受文單位及有帳號密碼者可觀看該公文。 BO-外部電子公佈欄：閱覽人員不需登入公告帳號密碼，就可查得佈告欄的公告資料。 張貼公文電子佈告欄操作步驟 由公文管理系統操作步驟 公文管理系統製作發佈（內部電子佈告欄）操作步驟 經過發文室登載公告（取總發文號）公文製作張貼電子佈告欄步驟如下： 步驟1：點選正副本／選取欲公告之單位或群組 步驟2：點選插入選取之單位 步驟3：發文方式選擇BS-內部電子公佈欄 步驟4：如欲公告多單位則依據步驟一、二、三處理 步驟5：當受文者選取完畢後點選確定，如有電子公佈項目，系統會跳出視窗詢問登載天數 注意事項 承辦人需知項目 BO-外部公佈欄與BS-內部電子公佈欄，不能同時成立，因BO會把資料直接公佈給全體同仁與外部人員觀看，因此不需要再點選BS來做公佈的動作。 稿轉函如有詢問重連正副本時，需點入觀看受文者與發文方式是否正確，避免公文送至發文室時資料錯誤。  公文管理系統製作發佈（外部電子佈告欄）操作步驟： 經過發文室登載公告（取總發文號）公文製作張貼電子佈告欄步驟如下： 步驟1：點選正副本／選取常用群組底下之外部電子公佈欄的群組 步驟2：點選插入群組 步驟3：發文方式更改為”BO-外部電子公佈欄” 注意事項 承辦人需知項目 BO-外部公佈欄與BS-內部電子公佈欄，不能同時成立，因BO會把資料直接公佈給全體同仁與外部人員觀看，因此不需要再點選BS來做公佈的動作。 BO-外部公佈欄，只能點選單一項受文者。 BO-外部公佈欄的選用只能配合常用群組底下的”0017-外部電子公佈欄”選項，選用其他項目將不被系統所接受。 稿轉函如有詢問重連正副本時，需點入觀看受文者與發文方式是否正確，避免公文送至發文室時資料錯誤。 發文室需知項目 如有BS-內部公佈資料或BO-外部公佈資料流程至發文室後，需更改為BS-內部公佈資料或BO-外部公佈資料時，需退文給予承辦人員，重做正副本選取。 發文室處理BO-外部公佈資料，流程如同BS-內部公佈資料方式一樣。  由公文電子佈告欄系統操作步驟 公文電子佈告欄系統發布(內部公佈欄部份)操作步驟 單位發布公告取號方式： 各單位經核准張貼公文，如文面上無本校總收發文號條碼，取號方式如下： 92A31001 即 年度－單位代碼－流水號 各單位自行張貼公文電子佈告欄步驟如下： 進入本校首頁＼中文版＼校務行政＼快速選單＼公文電子佈告欄＼帳號＼密碼＼確定＼點選新增 點選主旨（輸入內容） 點選登載日期輸入登載日期後，天數會自行計算。 點選公告性質＼選擇（一般或緊急）公告性質 點選本文檔＼瀏覽（加入檔案）點選瀏覽，選取欲上傳的公告內容。 點選附件＼新