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通过原材料采购流程改进 降低采购成本 摘 要：本文通过对传统采购流程弊端的分析，提出原材料采购流程改进的目标，制定企业原材料采购流程的方略，优化采购运作模式，降低成本，提高绩效，最终提升企业的核心竞争力。 关键词：采购流程、流程改进、采购优化、提高绩效 近年来，受经济全球化、技术迅猛发展以及顾客需求多变等因素影响，尤其是国内很多企业与国外企业的经济往来逐渐增多，对WTO交易规则的适应性逐渐增强，而对于不能及时适应国际交易规则的企业或利用行业普遍适应的交易规则迟缓的企业，将面临更加残酷的竞争，甚至被残酷的淘汰。 对于国内企业而言，很多企业可能其产品没有销售到国外去，其实，他们在市场上的竞争并不仅仅是国内竞争，而是在参与全球市场竞争，因为，国外企业的同类产品或具有用途替代功能的产品会销售到国内，甚至直接在国内办厂或组建合资公司生产产品，影响国内企业的产品销售，因此，没有将产品销售到国外去的企业，其实，他们的产品仍然在参与全球市场的竞争。 对制造业而言，企业经营活动主要有进、出及转换三个环节，分别以采购、销售及研发、生产为代表。采购是企业为了进行正常生产、服务和运营，而向外界获得原材料和服务的行为，是企业产品增值过程的起点。采购流程作为企业业务流程的始端和重要组成部分，并不仅仅是从市场上购回所需的物料，而是一种外部制造的管理，也就是要把企业的生产能力和制造能力扩展到供应商身上，充分利用企业自身不具备的外部资源。 在全球制造行业的产品成本构成中，企业花在采购原材料和零配件业务上的资金平均占到60%左右。由此推断，随着竞争压力的不断增加和专业化制造技术的不断提高，制造型企业将会做更多的采购业务，因此在企业采购流程中降低成本、提高利润的潜力是非常大的。企业为了获取现实的竞争优势，实现市场响应能力、品质、成本与服务的集成优化，应向传统的职能管理方式挑战，促进企业采购流程再造，由传统的强调职能管理向强调过程管理转变，这已成为企业获取核心竞争力的关键所在。 一、企业采购流程的基本八大步骤 1、发现商机：此阶段一般由企业销售部门根据客户提出需求或对市场的敏锐反映，向企业管理层提出新产品生产或对现有产品进行改良的需求。这是工业品生产企业的基础环节。 2、项目可行性研究：这个阶段销售部门或市场调查部门已经将发现的商机即新产品或现有产品改良需求向管理层汇报，企业生产和研发部门在管理层的指引下，会酝酿新产品研发或进行产品改良可行性分析论证，并考虑产品的相关原材料、生产工艺、生产设备等诸多事项问题。 3、项目立项：在产品可行性论证通过后，一般会组建由研发部门、技术部门、销售和财务部门、决策部门等人员共同组成的项目申报审批团队，收集整理相关资料，向行业管理部门、政府审批部门等进行产品生产相关批文申报。 4、确定采购的技术标准：在这一阶段，是研发部门、技术部门关于采购标准制定阶段。通常由研发部门和技术部门分析产品性能，原材料特性等，再与采购部门拟订原材料目标供应商及产地等，把需求转化成采购标准。 5、招标：采购标准制定好以后，企业将以邀标书的形式将采购需求向目标供应商发布出去，邀请目标供应商投标。 6、评标：收齐发出邀标书的目标供应商的投标书后。这个阶段会按照企业关于原材料采购评标规定，对收到的所有标书进行严格、公正的评标。确立首选供应商和第二供应商。 7、合同审核：这一阶段原材料采购部门会通过商务谈判，与首选供应商和第二供应商进行必要的原材料采购中的具体采购数量、批次、价格、交货地点、运输方式、资金结算方式及相关服务等进行谈判，并依据谈判结果，形成采购合同样本。对于采购部门初步制定的合同，企业法规部门要进行必要的合规、合法性审查。 8、签订合同：本阶段是签订合同，交付原材料。合同的签订并不意味着交易的结束。真正的采购这个时候才真正开始。采购人员要按合同认真履行职责，要求供应商准时交货，按进度完成每个批次的原材料采购，并要求供应商提供相应的服务。 ?二、制造业传统采购存在的弊端 制造型企业的采购是一项复杂的活动，它包括了从生产计划到制定物料清单、提出采购申请、发送并确认采购订单、验收入库、支付货款的整个过程，除了专门的采购部站以外，还需要做好与其他部门的工作配合，这些部门不仅包括企业内部的技术部、生产制造部、品管部、财务部门、仓储部门等，还包括企业外部的供应商。在这个过程中，不同阶段的任务要有各个不同部门的人员来完成，这些人员包括采购员、技术员、生产需求人员、品管员、财务员、仓管员等，有了这些人员的积极配合才能保证采购流程的顺利完成。虽然传统采购过程在控制上是严密的，但由于分工过细，导致管理信息沟通上的困难。因此在制造业传统的采购过程中，明显存在着一些弊端。 1、传统的采购过程缺乏有效的信息沟通。 在传统采购过程的信息沟通中，采购部门作为一个单独的职能部门