文书档案整理方法文书档案整方法理方法.ppt

2、机关文件材料不归档范围是： 上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； 本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； 同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； 下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 * * 一、装订 二、分类 三、排列 四、编号 五、编目 六、装盒 （八） 请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文件为一件。如果报请性文件归档整理后才收（发）回复性文件，也可各为一件，并在“归档 文件目录”的备注栏中加以说明。 作为一件进行实体装订的文件或文本: （一）正本与定稿作为一件； （二）法律法规等重要文件的历次修改稿（包括定稿）可合为一件； （三）正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件为一件。 （四）具有保存价值的文件处理单（阅办单、承办单、公文拟稿纸等）应与正文作为一件； （五）原件与复印或手抄件，应作为一件； （六）转发文件与被转发文件，应作为一件； （七）报表、名册、图册等一册（本）为一件。 每件文件中各文种和稿本的排列顺序： 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发文在前，被转发文在后； 回复性文件在前，报请性文件在后； 结论性材料在前，依据性材料在后； 不同文字的文本，无特殊规定的，汉文本在前，少数 民族文本在后； 中文本在前，外文本在后； 文件处理单（阅办单、承办单、公文拟稿纸等）放在文件前面 归档文件装订方法： 不要随意裁切文件，尽量保持文件原貌。 装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐。 文件材料薄的，应采用左侧两钉装订，要将左、下侧对齐。 文件材料较厚的，应采用左侧线绳三孔打眼装订，要将左、下侧对齐。 其他应注意的问题： 大于A4型的报表、图样等文字材料，按照A4型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠，尽量减少折叠层次，折痕处应尽量位于字迹之外。 破损文件需要进行修复，太小的文件需要托裱。 字迹模糊或褪变的文件需要复制，复制件附于原件后一并归档 去除原装订文件用的易锈蚀的金属物 装订用品必须符合档案保护要求，装订方式和用品采用特制不锈钢书钉或线绳装订。 常用的分类方法： “保管期限——年度——问题”分类方法 适用于内设机构比较简单或职能交叉不便按机构分类的单位。 “保管期限——年度——机构”分类方法 适用于内设机构比较健全、职责分工比较明确的单位。 内部机构设置简单的基层单位或小机关，或者每年形成文件数量极少的机关，经同级档案行政管理部门同意可采用。 “保管期限——年度”分类方法 是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。 归档文件的排列 “最低一级类目”是指分类时所确定的类目体系中设在最低的一级类目，例如按照“保管期限——年度——机构”分类，“机构”即为最低一级类目。 上级来文集中排列在本级归档文件之前，下级集中排在其后。 同一事由的归档文件排列，可按文件形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列。 不同事由的归档文件排列，可按文件形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列。 对具有保存价值，但未及时归档的零散文件，应排列在相应类别归档文件的最后，或与相关的某件归档文件装订成一件，并在归档文件目录备注栏加以说明。 归档文件的排列方法： 是指用符号标识归档文件在全宗中的位置，并以归档章的形式在归档文件上注明。 归档文件编号 归档文件要逐件编号，在文件处理单右上角加盖归档章并填写归档章项目，无文件处理单的文件要将归档章加盖在文件首页右上端空白处并填写归档章项目，如文件字数过多无法盖归档章时要在文件上方附一张白纸，在白纸上盖归档章，并把文件题名写上。归档章不应压盖文件字迹，不应与批示文字或收文章等重叠。 要求 归档章的构成与填写： 1 30年 党办 1 2008 全宗号 年 度 室编件号 馆编件号 机构(问题) 期 限 室编盒号 馆编盒号 室编件号是最低一级类目内的排列顺序号。按文件排列顺序从“1”开始标注。如采用“保管期限——年度——机构”进行分类的，室编件号应在同一保管期限、同一年度、同一机构内从“1”开始逐件流水编号 室编盒号是指在同一种保管期限内，档案盒的排列顺序号。 编目是指编制归档文件目录。 归档文件目录 全宗号: 保管期限: 室编盒号: 馆编盒号: 件 号 馆编 室编 责任