第6章办公自动化信息系统的建设试题.ppt

(2) 按文件的信息流向分类，可把文件分为输入文件(如卡片文件)、输出文件 (如打印文件)和输入输出文件 (如磁盘文件)。 (3) 按文件的组织方式分类，可把文件分为顺序文件、索引文件和直接存取文件。 (4) 按文件的用途分类。按文件用途分类，可把文件分为主文件、处理文件、共享文件、周转文件和其他文件。周转文件用来存放具有固定个体变动属性的数据。 2．文件设计 设计文件之前，首先要确定数据处理的方式，文件的存储介质，计算机操作系统提供的文件组织方式、存取方式和对存取时间、处理时间的要求等。 3.4.11 数据库设计 1．数据库的概念结构设计 概念结构设计应在系统分析阶段进行。其任务是根据用户需求，设计数据库的概念数据模型(简称概念模型)。概念模型是从用户角度看到的数据库，它可用E-R模型表示。 2．数据库的逻辑结构设计 逻辑结构设计是将概念结构设计阶段完成的概念模型转换成能被选定的数据库管理系统(DBMS)支持的数据模型。数据模型可以由实体联系模型转换而来，这里先介绍将E-R模型转换为关系数据模型的规则。 (1) 每一实体集对应于一个关系模式，实体名作为关系名，实体的属性作为对应关系的属性。 (2) 实体间的联系一般对应一个关系，联系名作为对应的关系名，不带有属性的联系可以去掉。 (3) 实体和联系中关键字对应的属性在关系模式中仍作为关键字。 3．数据库的物理结构设计 物理结构设计是为数据模型在设备上选定合适的存储结构和存取方法，以获得数据库的最佳存取效率。物理结构设计的主要内容包括： (1) 库文件的组织形式，如选用顺序文件组织形式、索引文件组织形式等。 (2) 存储介质的分配，例如将易变的、存取频繁的数据存放在高速存储器上，稳定的、存取频率小的数据存放在低速存储器上。 (3) 存取路径的选择等。 3.4.12 处理流程图设计 在处理流程图时，需要使用各种符号具体地规定处理过程的每一步骤。系统中每一个功能模块都可以作为一个独立子系统分别进行设计。由于每个处理功能都有自己的输入和输出，因此对处理功能的设计过程也应从输出开始，进而进行输入和数据文件的设计，并画出较详细的处理流程图。 3.5 办公自动化系统的实现与维护 3.5.1 信息系统切换 1) 直接切换法 在某一确定的时刻，老系统停止运行，新系统投入运行，新系统一般要经过较详细的测试和模拟运行。考虑到系统测试中试验样本的不彻底性，一般只有在老系统已完全无法满足需要，或新系统不太复杂的情况下采用这种方法。 2) 并行切换法 新系统投入运行时，老系统并不停止运行，而是与新系统同时运行一段时间，对照两者的输出，利用老系统对新系统进行检验。这种方法一般可分两步进行。 第一步：以老系统作业为正式作业，老系统作校核用。 第二步：经过一段时间运行，在验证新系统处理准确可靠后，老系统停止运行。 3) 试点过渡法 先选用新系统的某一部分代替老系统作为试点，然后逐步地代替整个老系统。系统切换过程中应注意以下问题，这些问题解决得好，将给系统的顺利切换创造条件。 (1) 新系统的投运需要大量的基础数据，这些数据的整理与录入工作量特别庞大，应及 早准备，尽快完成。 (2) 系统切换的难点不仅是机器的转换、程序的转换，更难的是人工的转换，应提前做好人员的培训工作。 (3) 系统运行时会出现一些局部性的问题，这是正常现象，系统工作人员对此应有足够的准备，并做好记录。 3.5.2 系统运行管理 MIS系统正式投入运行后，为了让MIS长期高效地工作，必须加强对MIS运行的日常管理。MIS运行的日常管理决不仅仅是机房环境和设施的管理，更主要的是对系统每天运行状况、数据输入和输出情况，以及系统的安全性与完备性进行及时如实的记录和处置，这些工作主要由系统管理员完成。 (1) 系统运行的日常维护：包括数据收集、数