第2章系统管理与基础档案设置.ppt

第2章 系统管理与基础档案设置 第2章 系统管理与基础档案设置 2.1 系统管理 2.2设置基础信息 2.1 系统管理 系统管理是会计信息系统在财务业务一体化管理应用模式下，系统为各个功能模块运行提供的一个公共管理平台。系统管理的主要功能如下： 统一管理账套，如：账套的建立、修改、引入、输出和备份等。 统一管理操作员功能权限，设立统一安全机制。 统一管理年度帐，包括：年度账的建立、引入、输出、结转上年数据和清空年度数据功能。 2.1.1 启动系统管理 鉴于系统管理各功能模块在整个用友T3软件应用中的地位和重要性，因此，对各功能模块的使用，系统予以严格控制。用友T3系统只允许以两种身份注册进入系统管理，一是以系统管理员身份，二是以账套主管身份。系统管理员和账套主管各自所拥有的权限不同 系统管理员和账套主管权限区别 第一次进入系统管理，因为此时系统内未有任何账套数据，只能使用系统管理员身份注册进入。以后建立账套数据后，可以用账套主管身份注册进入系统管理。 2.1.2 设置操作员 操作员是指有权登录并使用用友T3进行操作的人员。用友系统每次登录都要对操作员身份进行合法性检查，只有合法的用户才能登录系统。操作员设置包括操作员的增加、修改和删除。 2.1.3 创建账套 在使用用友T3之前首先需要创建账套，其本质就是为每个独立核算单位准备一套数据库文件以便记录经济活动的各种数据。建立账套之后才可启用各个功能模块，进行该账套相关业务处理。 2.1.4 修改账套 在系统管理中，可以以该账套账套主管的身份登录账套，对已经存在的账套信息就行修改 2.1.5 账套的备份与导入 账套备份，是指为防止因外界原因（如操作错误、病毒、火灾和盗窃等）使软件失效，将企业相关财务数据备份保存到不同介质的防护措施，备份数据可使企业的损失降到最小。 2.1.6 设置操作员权限 根据企业会计电算化工作的要求，不同人员有不同的分工与职责，在不同的岗位上发挥不同作用。操作员的权限设置功能十分重要，使用时应严格按照会计电算化岗位划分及会计电算化制度的要求进行设置，遵守各操作员间的相互牵制原则，防止计算机舞弊的可能行。 2.1.7 账务的处理流程 账套建立只是账务处理的首要步骤，无论是企业内部管理所需的会计信息，还是企业外部有关决策者所需的会计信息，都必须经过一系列账务处理流程对所发生的经济业务进行加工处理后才能取得。 2.2 设置基础信息 在用友T3系统中，每一个账套都是由若干子系统构成的，所有子系统共用基础信息，因此在启用新账套之后，应根据企业实际情况，事先设置基础信息。 2.2.1 设置部门档案 一般来说，会计电算化系统中的所有模块均需要使用部门档案信息。总账总可以按照部门来考核收入和费用；工资管理系统按部门管理发放和管理职工工资；固定资产系统按部门管理各项固定资产并计提折旧费用；应收/应付系统按部门进行业务记录，提供按部门进行考核的依据。 部门是指某使用单位下辖的具有分别进行财务核算或业务管理要求的单元，不一定与企业实际的职能部门相对应。部门档案用于设置部门相关信息，包括部门编码、名称、负责人和部门属性等。 2.2.2 设置职员档案 职员档案用于设置职员相关信息，包括职员编码、职员名称、所属部门、职员属性等。这里的职员指的是企业的各个职能部门中参与企业的业务活动、且需要对其进行核算和业绩考核的人员。设置职员档案之前，必须先设置部门档案。 2.2.3 设置分类体系 在【用友T3会计信息化软件】中，用户可按照客户、供应商、地区和存货的某种属性或某种特征，将其信息进行分类管理，设置分类体系的目的，在于可以通过分类更加准确而详细的记录企业的各种信息，以便对业务数据的统计、分析。 1. 客户分类 为方便企业对客户进行分类管理，可将客户按行业、地区等标准进行划分。如果建账时未勾选“客户是否分类”，则不能使用此功能。 （1）进入【客户分类】操作界面 在【用友T3会计信息化软件】窗口中，单击【基础设置】，在下拉菜单中单击【往来单位】下的【客户分类】。 2. 供应商分类 为方便企业对供应商进行分类管理，企业可按照供应商所属行业、地区等进行划分，建立供应商分类体系。 3. 地区分类 地区分类，是指企业可以根据实际需要按照省、市、县进行分类，建立地区分类可以有效的管理客户、供应商，便于收集、提取与分析各业务数据。在用友T3软件中，采购、销售以及库存管理等模块中都要使用地区分类。 4. 存货分类 对存货进行分类管理，企业既可以按照存货在生产经营中的状态分类为商品、产成品、在成品以及各种材料、包装物、低值易耗品等，也可按照存货所属部门、存放地点不同等情况进行分类。存货分类最多可分为8级，编码长度最长为30位。如果建账时未勾选“存货分类”，则不