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EXCEL在全国中等职业学校学生管理信息系统中的运用 　　摘要：针对全国中等职业学校学生管理信息系统中数据模板检测功能的不足，本研究探讨使用Excel内置函数来检查有关字段，解决了数据补录及照片文件批量更名等问题，避免了等待服务器端反馈错误的环节，促进了学籍信息管理的自动化和信息化，有助于学籍管理工作效率的提高。 　　关键词：Excel；函数；学籍管理 　　中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2015）29-0112-02 　　The Application of EXCEL in the Management Information System of Middle Vocational School Students in China 　　LIU Shen 　　（Yangzhou Business School of Business Administration， Yangzhou 225127， China） 　　Abstract： Aiming at the shortage of the secondary vocational school student management information system data template detection function， this study explore using Excels built-in function to check the field， to solve the problems of additional data recording and photo file batch rename， etc.， to avoid waiting for server feedback error link， promote the automation and information technology in the management of student information， help to improve the student management work efficiency. 　　Key words： Excel； function； school management 　　为全面实现全国学生学籍“一人一号、终身使用”，杜绝跨教育阶段学籍重复，新版全国中等职业学校学生管理信息系统已于2014年12月28日在江苏正式上线。该系统针对新生信息录入、在校生信息维护等功能均依托于EXCEL来完成，并提供了“招生导入模板”、“新生数据批量处理”、“在校生档案管理数据批量处理”等一系列的EXCEL模板，基于模板内的VBA宏，用户可实现对学生数据的批量生成与检查。尽管系统提供的模板已经较好地提高了工作效率，避免了一些可能会出现的人工错误，但在实际操作中仍有不少可以改进的空间。笔者结合自身从事学籍管理工作的经验，以学生数据导入、数据补录、照片文件命名等实际问题为例，介绍EXCEL部分函数的功能与应用。 　　1 EXCEL在学生数据处理中的应用 　　1.1 检查行政区划码在字典中是否存在 　　全国中等职业学校学生管理信息系统（以下简称全国中职系统）在录入新生学籍信息时，先要通过“招生导入模板”来完成招生信息管理模块，该模板中有两个必填字段“户口所在地行政区划码”与“生源地行政区划码”，可以通过模板中的“批量自动生成”按钮来根据身份证号前6位实现自动填充。然而笔者发现在点击模板中的“开始检查”按钮之后，EXCEL并不会检查自动生成的行政区划码是否在字典表内存在，当用户在“数据校验通过，可以上传”的对话框弹出后上传该模板至系统时，系统会在服务器端对数据再度进行处理，将没有错误的新生数据导入系统，错误的数据系统会生成错误文件，用户下载后可查看具体错误信息。然而服务器端对用户导入的数据处理并不是实时的，而是需要等待5分钟后方可查看处理结果，并且绝大多数的错误都是“系统不存在该户口所在地行政区划码”，即由身份证号自动生成的行政区划码在模板的字典表内并不存在，这时就需要用户在更改行政区划码后再度上传，再在5分钟后查看处理结果。如果事先可以对行政区划码进行检查，就可以避免上述的重复性劳动。因而在“招生导入模板”的字典表内，笔者新增了一列，用MID和FIND函数取出字典表内行政区划码的数字。如图1所示，M2单元格内的公式填写如下：=MID（A2，FIND（（，A2）+1，12），用自动填充柄完成下拉填充。然后到模板的学生基础信息表内新增一列，在Z4单元格输入公式：=VLOOKUP（I4，字典！M：M，1，0），如果结果显示为“#N/A”，则表明该生通过身份证号自动生成的行政区划码在系