第一章商务秘书选读.ppt

商务秘书的四个转变 1.从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策； 　2.从单纯地传递信息转变为综合处理信息； 　3.从被动服务转变为主动服务； 　4.从凭老经验办事转变为科学化管理。 第三节 商务秘书的工作环境 商务秘书的宏观工作环境 商务秘书的中观工作环境 商务秘书的微观工作环境 环境适应与环境改变 秘书工作是在一定的环境中进行的。这个环境叫秘书工作环境。秘书工作环境是客观存在的，是多方面，多层次，多种因素的总和。秘书工作功效会受到各种环境因素的影响。环境有各种各样的类型。这些环境有的有利于秘书工作，因此必须采取保护，使秘书工作适应这种环境；有的却是不良的环境，那就要采取改变或限制，使环境适应秘书工作的要求，从而提高秘书工作效率。 影响秘书工作的环境有宏观环境，中观环境和微观环境三种。 一、秘书工作环境的涵义和特点 环境是指对工作绩效起着潜在影响的外部力量。秘书工作环境是指直接或间接影响秘书工作效率的各种潜在外部力量的总和。 秘书工作环境特点有： 1.复杂和多样性。 2.差异性。 3.变异性。 环境的上述特点，深刻的影响秘书工作与环境之间相互作用的过程： 1.环境决定、影响或制约秘书工作； 2.秘书工作必须适应环境； 3.环境的变化必然导致秘书工作发展变化； 4.秘书工作对环境有能动作用：一是改善环境，二是污染环境 。 商务秘书的宏观工作环境 宏观环境，又称为一般环境，或大社会环境，它处于所有组织之外，并组织发生影响的外部环境。它是一种必须监测和适应的不可控制的环境。 秘书工作的宏观环境主要有：政治法律环境，经济环境，科技环境，文化环境等。 1. 政治法律环境与秘书工作 2. 经济环境与秘书工作 3， 科技环境与秘书工作 4， 文化环境与秘书工作 商务秘书的中观工作环境 秘书工作的中观环境 秘书工作的中观环境是指秘书所处的组织的性质，制度与结构方面的环境。它对秘书工作有着重要 的影响。 企业的组织结构 现代企业是以现代企业制度为基础的。它是在国家公司法的规定下组建的。其组织模式就是公司法规定的几种形式。这几种形式有有限责任公司，国营独资公司，股份有限公司。 任何一个公司组织中的工作人员由于地位的不同，纵向分为高级管理人员，中级管理人员和操作执行人员。在企业中，董事会定期开会制定决策，决策以后由高级管理人员作具体的决策，又由中级管理人员组织实施，操作执行人员具体执行。由于中层不可能担负起一个企业所有的职能，因此，必须将企业的中层横向分为若干职能部门（见阅读资料）。 General Manager 总经理 Logistics 物流部 Production 生产部 Export 出口部 Purchase 采购部 GM Office 总经办 Finance 财务部 HR 人力资源部 Sale 销售部 商务秘书的微观工作环境 （一）商务秘书的办公室自然环境 1、办公室环境的基本要求 （1）布局力求方便合理 （2）布置舒适整洁、协调统一 （3）环境安全 2、办公室的空间布局 （1）开放式办公室 （2）封闭式办公室 （二）商务秘书工作的软环境 办公室环境对秘书工作效率的影响可以从以下三点说明：  1.作业方面：办公环境对秘书人员的器官功能，知觉感受，体力消耗，心理反应都有直接影响，比如光线不足，足以使人的辨别力降低，眼力消耗较大，而生疲倦，使注意力难以集中，则效率降低。 2.生理方面：环境变化必然会引起生理变化。办公环境不适宜，会增加秘书的体力消耗，体力消耗过多则生疲劳，疲劳生则工作兴趣减低。兴趣低，工作效率必随之递降。 3.心理方面：办公环境的不适宜，会引起秘书对工作厌烦的心理反应。这种心理反应自然降低工作效率。心理厌烦导致人的精神苦闷及抑郁和怒怨之感。这些心情对工作效率皆有不良影响。 环境适应与环境改变 （一）要尽快学会适应环境 1、善于观察，虚心求教 2、善于总结经验教训 3、切忌说三道四 （二）要学会在适应环境中逐步改变环境 习题 1.商务秘书可以从哪几个方面进行分类？具体分为哪些类型？ 2.商务秘书部门的职能 3.商务秘书的特点 4.商务秘书工作的基本原则，并简要说明该如何去做 商务秘书的最典型特征是（ ） A 商务化 B机要性 C从属性 D被动性 秘书是上级的有力助手，发挥“助手“作用是指秘书要（ ） A、跟从上级，当好参谋? B、鞍前马后，搞好服务 C、调查研究，科学决策? D、维护权威，树立形象? 进行办公室环境管理的主要目的是（　　）。 A.布置办公设备 B.营造舒适的办公环境 C.改善办公室物理条件 D.设计办公室的内部布局 直接影响办公室工