秘书职能实现的途径选读.ppt

第三节 秘书职能实现的途径 一、秘书职能的含义 一、秘书的日常事务工作 秘书日常事务工作，是指维持领导机构以及秘书机构自身日常运转的一般性工作。 这些工作具有日常性、基础性、程序的习惯性，以及对领导管理工作影响的相对有限性等特点。 团体接待程序：若有会见与会谈、宴请、参观活动 四、接待工作中的礼仪 1.称呼的礼仪 2.握手的礼仪 3.引导的礼仪 4.介绍的礼仪 5. 名片礼仪 6.沏茶倒水的礼仪 7.乘车的礼仪 8.宴请的礼仪 1.称呼的礼仪 2.握手的礼仪 2.握手的礼仪 3.引导的礼仪 3.引导的礼仪 3.引导的礼仪 4.介绍的礼仪 4.介绍的礼仪 5.名片礼仪 模拟 请同学们与身边的同学模拟自我介绍、介绍他人、集体介绍并根据实际情况进行握手、名片交换等。 介绍他人背景：三个角色，一人扮演本公司秘书，一人扮演本公司经理，一人扮演来访公司经理。 集体介绍背景：四个角色，一人扮演秘书，一人扮演公司经理，一人扮演来访公司经理，一人扮演来访公司秘书，请本公司秘书正确进行集体介绍。 6.沏茶倒水的礼仪 7.宴请的礼仪 桌次的安排 在宴会上，倘若所设餐桌不止一桌，则有必要正式排列桌次。  以面门右为尊 以面门远为尊 以面门居中为尊 席次的安排 　　　　　　　　　　　 　　8、会谈的礼仪　 会见时，座位安排通常为半圆形。 会谈时一般用长方桌子，宾主相对而坐。 会谈的座位安排（二） 　　　　　－－正门－－ 　　　　客　　　　　　　主 　　　　方　　　　　　　方 会见座次安排 　　记录　（译员）　　　　　　译员 客　　　　　　　主　　客　　　　　　　主　 方　　　　　　　方　　方　　　　　　　方 人　　　　　　　人　　人　　　　　　　人 员　　　　　　　员　　员　　　　　　　员 合影站位方式（一） 主人：甲、乙、丙、丁、戊 客人：A、B、C、D 合影站位方式（二） 1－主人　2－主宾　3－第二主宾　4－客方人员（或主客插排） 5－主方人员　6－摄影师 　　　　　　　　　　 座次安排（签署双边性合同）：示意图　　　 　　　　　　　　 签字桌 客方签字人在签字桌右侧就座，主方签字人则应同时就座于签字桌左侧。 助签人，分别站立于已方签字人的外侧。 其他随员，可按照一定的顺序在已方签字人的正对面就座；也可依照职位的高低，依次自左至右（客方）或是自右至左（主方）排成一行，站立于已方签字人的身后 门口 1 4 5 2 3 6 7 门口 1 4 2 3 6 7 8 9 5 门口 1 2 3 6 7 8 5 11 12 13 10 4 9 在宴会上，席次具体是指同一张餐桌上席位的高低。 中餐宴会上席次安排的具体规则 面门为主 主宾居右 次宾居左 门口 主位 1 2 3 4 5 6 7 主宾和第二主宾分坐两侧 门口 主位 1 3 5 6 4 2 第二主位 主人和第二主人、主宾和第二主宾相对而坐 7 8 门口 主位 1 2 5 7 4 3 第二主位 主人和第二主人相对、主宾和第二主宾交叉 6 8 返回 主客 主人 主客　主人 　　　（二） 　丁C乙A甲B丙D戊 　　　　摄影师 　（一） DCBA甲乙丙丁 　　摄影师 5 4 4 4 3 1 2 4 4 4 5 5 4 4 4 4 4 4 5 5 4 4 4 5 　6 客方文本　　主方文本 客方签字人 主方签字人 客方助签人 主方助签人 客方参加人员 主方参加人员 排座小练习 （3）如果上司亲自驾驶轿车与你一起陪同三位宾客外出，你该如何安排座次呢？请你将相关人员的编号贴到正确的位置上。 a. 来宾A b.来宾B c.来宾C d.上司 e.自己 上司 ? 上司 来宾A 来宾C 秘书 来宾B ? ? ? ? ? ? ? ?  前 进 方 向 3. 乘火车时： 窗 口 1 2 3 4 5 6 上司愿意会见的客人，秘书应加以引见。引见时秘书应走在客人右方的前二至三步并以侧转130度向着客人的角度走着，再配合客人走路的速度向前引导。 引见式 有些主宾会见或会谈，应上司要求，秘书也参与。秘书除了尽招待礼仪之外，主要任务是在上司身旁陪同，准备会谈资料，做好会谈记录，以及现场服务等等。除非上司授意，秘书通常不发表意见，不可喧宾夺主。 参与式 有些外地来的贵宾，主方安排参观、游览，需要秘书陪同，此时的秘书又充当了“导游”的角色。秘书应提前到宾馆等候，陪同过程中要处处照顾，还要对参观的交通路线、用餐、休息点等作好事先联络安排，并对参观内容和游览景点作适当介绍。 陪同式 有些重要的宾客，上司会要求秘书承担完全式接待。这就是从事先联络、制定计划、作