第二章基本OA的主要功能-WORD选读.ppt

第二章 基本OA的主要功能 文字处理 电子表格 数据库管理 电子日程管理 电子公文管理 Office200X包括6大组件： 字处理软件Word200X 电子表格Excel200X 关系数据库Access200X 文稿演示软件PowerPoint200X 桌面信息管理程序Outlook200X 网页制作工具FrontPage200X 1. 文字处理 需根据用户需求完成不同形式和风格的文字处理和输出 1.1 文字处理规范 ——办公公文制作实例 （1） 公文 P14-16 公文种类 公文格式 公文用纸 公文用字 公文写作 实例：利用公文向导制作公文 许多文字处理软件都针对特定格式文章或有固定格式要求的文体提供了专门的模板或向导。所谓模板，是指其中定义了标题格式、背景图案、表格项，甚至某些通用文字的一类文件。所谓向导，是指通过逐步提示用户输入标题文字和设置文档格式来辅助创建文档的一类文件。 实例 任务要求与制作效果如下: ××省为了加快信息化建设步伐，促进电子政务的发展，现在想在全省范围内开展一次政务信息公众网站（网页）的评比活动。省政府责成信息产业厅有关人员制作一个会议通知，以正式文件形式下发到相关部门。 根据上面的行文规范，该通知的内容以及格式要求应该如后图所示。 单击“下一步”按钮，在出现的对话框中单击“完成”按钮，公式格式设置完毕。 做好的通知效果如前所示。如果需要，还可以按照后面讲解的方法进行内容编辑和格式编排，全部工作完成后进行打印预览，效果满意就可以打印分发该通知。 （2） 科技论文 用纸 版心内容 （3） 合同、合约、协议书 用纸 版心内容 自行创建常用办公文档模板 “会议记录”模板制作 1.2 文字处理技术简史 手工时代 机械化时代 自动化时代 1.3 文字处理系统的基本功能 文件存储 基本编辑 简单排版 输入校验 输出 提供入口/出口 对象的嵌入与链接 多样化的辅助功能 1.4 字处理系统实例 ——Word for Windows 文档的输入与编辑 文档的操作流程 字处理软件Word2003 ——不仅可以进行文字处理，还可以将文本、图像、表格、图表混排在同一文件中 Word2003窗口的基本组成 1、文档的新建 a:窗口外 首次Word时自动创建“文档1” （开始、我的电脑、资源管理器、桌面快捷方式） 右击窗口空白/新建/Word文档 b:窗口内 文件/新建 新建工具钮 2、文档的打开 a:窗口外 双击文档图标 右击文档图标/打开 开始/文档/单击文件名 （最近使用过的文档） 开始/查找/输入文件名 （全名）/双击列表栏中文档 b:窗口内*文件/打开/输入地址、文件名/打开 *单击工具栏中打开钮/输入地址、文件名/打开*文件/单击最近使用的文件列表中的文件名 3、文字输入 设置输入方法：键盘上的Ctrl+Shift组合键；利用鼠标从任务栏上的“输入法指示器”中选择 将插入点定位，然后在插入点处输入内容。 注意： 各行结尾处不要按回车，一个段落结束才按此键 不要用空格键进行字间距的调整以及标题居中、段落缩进的设置 双击状态栏的改写钮或按Insert键，可以切换插入或改写状态。插入状态时，文本向右移动；改写状态时，自动替换文本 插入内容块 插入普通文本 在“插入”模式下，输入文字即可 插入自动图文集 自动图文集可将复杂的表格或者商业信函等常用文本或图形创建为“自动图文集”词条。 插入特殊字符 插入时间和日期，例如： 插入符号 可以在文档中插入各种符号，包括基本拉丁语，数字，广义符号、箭头等等。 4、文档编辑 （1）文本块选择：P22文本块选择 （2）撤消与恢复： 撤消操作的方法是：选择 命令，或者单击常用工具栏上的“撤消”按钮。不过，最简单的方法还是使用快捷键Ctrl+Z。 恢复操作的方法是：选择 命令，或者单击常用工具栏上的“恢复”按钮。不过，最简单的方法还是使用快捷键Ctrl+Y或者单独按F4。 （3）文稿的删除、移动和复制 1、删除操作 2、移动操作 3、复制操作 （4）查找与替换 关于文档修改的其他作法： 1、更改大小写 2、替换文本内容 3、使用“自动更正”功能 5、文档格式化 按照版面的要求对文档进行格式化，即要对字形、字体、字号、行列间距、段落格式、分页、样式、篇眉、脚注、边界、装订线等做相应的修饰。 Word在文档的格式化方面提供了许多的功能，基本上能够满足排版的要求。 （1）字符格式 在word中，缺省设置通常是常规、宋体和5号 设置步骤略 （2） 段落处