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企业档案信息化建设与管理探讨 　　摘要：随着以计算机为基础的现代科技的普遍发展以及企业运用计算机处理管理问题的迫切需要，东方电气（广州）重型机器有限公司的档案信息化建设日益提上日程。文章对企业档案信息化建设与管理进行了探讨。 　　关键词：企业管理；档案管理；信息化建设；基础设施建设；电子文件；信息安全 文献标识码：A 　　中图分类号：TP391 文章编号：1009-2374（2016）21-0154-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.21.075 　　1 信息化建设的基本内容 　　1.1 基础设施建设 　　软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络，它是档案信息传输交换和资源共享的必要手段。 　　档案信息网络是一个资源性网络、广域性网络、开放性网络。它是在网络环境下的档案业务的重新设计，是档案技术与档案业务模式的有机结合。它应具有网上信息服务、网上文档管理、档案行政管理、网上档案宣传、网上档案教育等功能。档案网建设的基本任务 　　包括： 　　1.1.1 硬件环境建设。包括档案馆局域网建设、档案网站的建设等。局域网的建设应根据企业的实际情况选择合适的网络拓扑结构（星型结构、总线结构、环形结构、网状结构），对等网络与基于服务器。档案网站是在档案馆（室）相互联系的公共服务的网络上建立的站点，以主页方式提供相关信息和相关服务（WEB服务）构成公共服务网络的一个结点。它应是集宣传、中介、服务、对话交流五个窗口功能为一体的开放性对外平台。档案网站内容包括五个方面：（1）档案馆（室）职能信息，包括档案馆（室）及其管理机构的基本职能、部门设置、主要领导、岗位职责、联系途径等；（2）档案馆（室）资源信息、库藏全宗名册、系列案卷目录、特种馆藏目录、专题目录索引等介绍性信息和检索性信息；（3）档案利用、服务信息；（4）档案工作信息；（5）相关资源信息。 　　以我公司目前的情况，档案室网站建设也可以从五个方面来考虑：（1）档案室的职能信息。在这一板块可以介绍档案室的基本职能以及需要协助的相关部门的相应责任、主要负责人及其职责、联系方式、值班安排情况等，这样有利用明确分工，落实责任；（2）档案室的资源信息。可以设置馆藏系列案卷目录。如产品类案卷目录、设备仪器类案卷目录、基建案卷目录等。此外还可以设置专题目录索引，以方便专门项目方面资料的查询与利用，如岭澳二期项目；（3）档案利用、服务信息，可以设置用户问答界面，根据用户的需求，提供有针对性的服务，如资料的借阅。利用者可以在网上提出借阅申请，在通过计算机权限审核或身份认证后，就可以在网上直接查阅资料了；（4）档案工作信息。在这一板块，一部分可以介绍目前档案工作的概况、重点，必要的话还可以开辟评论区，以便交流经验，改进工作。一部分还可以介绍一些在档案工作方面的标准规范和制度（国家的、行业的、公司的）；（5）相关信息资源，可以公布最近公司以及集团公司的档案管理动态，还可以涉及最近国内外的先进管理理念、手段、软件等。 　　1.1.2 信息资源建设。能作为在档案信息网络上使用的资源是NIR，是电子化的档案信息。要及时、适时地对公司日常运行中形成的纸质文件、电子文件进行收集、整理、鉴定、管理、归档。工作人员要明确分工，确定责任。各部门形成的电子文件必须按时上报，由专人管理，按年度、部门、类别由专用微机存储。避免了电子文件的丢失，保证了年度电子文件的完整性。 　　1.2 应用系统建设 　　在这里主要指的是标准化的档案管理软件。所谓标准化的档案管理软件是指符合国家档案管理标准规范的，适用于政府机关，企事业单位和各级各类档案馆用于对档案信息和档案实体进行辅助管理的计算机应用软件系统，如OA、MIS、GIS和电子文件管理系统（ERKS）信息系统（IS）文件管理系统（DMS）档案计算机管理系统（ACAMS）等。它应具备以下四种功能： 　　1.2.1 实现有快速检索和查找功能的数据库系统。要对档案信息进行快速检索和查找就要建立合理灵活的数据库管理系统。企业档案信息化建设就相当于将纸质的资料在电脑中进行备份，这样就可以有序地将企业档案分门别类地归纳好。在建立起企业档案目录数据库之后，要检索和查找所需资料就可以直接输入关键词，以此来得到自己需要的档案资料。并且企业档案数据库管理系统还可以直接进行修改或者删除，因此也能加快企业档案的更新。 　　1.2.2 文件档案管理一体化。如果企业的档案管理与建设还是和之前传统的方式一样，那么相比于企业档案信息化建设就需要更多的人力。但是如果企业档案建设和管理可以实现一体化，那么工作流程将减少一些不必要的麻烦，比如文书部门的文件可以通过计算机的辅