第三章_办公室事务工作选读.ppt

案例 李华正在前台接电话，忽然看见两位客人直接往办公区走。李华赶快叫住她们。客人有些不耐烦地说：“我们昨天刚来过，是找销售部的钱经理的，昨天有点事没办完。”李华说：“对不起，请你们稍等一下。我马上通知钱经理。”电话接通后，钱经理说：“我不想见那两个人，请你帮我挡一下。” 秘书李华该怎样挡驾？ 秘书挡驾 高登公司傅总经理正在办公室准备下午董事会议的发言稿，这时，一位不速之客闯进了办公室的外间，声称有要事要见总经理，谈话不超过一个小时。白秘书连忙起生挡驾，但来人说知道总经理在公司。白秘书再用“总经理不在”来敷衍来人已不可能。白秘书只得请示总经理，安排见面… 一个多小时过去了，来人还没有要走的意思。白秘书进入会客室，对总经理说：“很抱歉，打断你们的谈话，总经理，你的下一个约会时间到了”。然后，对来人说：“对不起！” 送走了这一位，白秘书远远看见走廊里走过来的是铁城公司的刘经理，白秘书不用猜就知道是来要帐的，但因为公司最近资金周转困难，傅总经理不想见他。白秘书走出办公室… 白秘书对第一位来客的接待是否妥当？ 白秘书应该怎样对待铁城公司的刘经理？ 秘书应该怎样为领导排除不必要的干扰，又不伤害客人的自尊和以后的业务往来？ 小结 训练 1. 秘书做好经常性工作的基本要求是规范化、程序化和 ( )。 A. 经常化 B. 效率化 C. 分工合作化 D. 科学化 2．领导活动的月安排，一般在(?? )作出。??? A．上月初或当月初??? B．上月初或当月底 C.上月底或当月初? D．上月底或当月底 3．我国党政机关、企事业单位通行的印章为(??)。 ???A．长方形?? B．菱形? C．圆形??D．四方形 4．接到打错的电话时，比较妥当的处理方式是（ ）。?? Ａ．告诉他打错了，然后挂电话。?? Ｂ．告诉对方你的号码是什么。?? Ｃ．仔细问他找的人是谁，看能否帮忙。?? Ｄ．告诉他，查清楚号码再打。 1．美化办公室的意义在于：（　）。 Ａ．树立所在单位的良好形象 Ｂ．提升领导者及秘书自身的社会知名度 Ｃ．提高工作效率 Ｄ．展示个人独特魅力 2．秘书部门掌管的印章主要有(??? )。 A．单位印章 B．单位领导人“公用”的私章 C．秘书部门领导人的私章??D．秘书部门的公章 3．印章的保管者就是使用者，保管者不得(?? )。 A．委托他人代盖印章? B．随意带出办公室? C．交他人拿走使用 D. 盖人情章 4. 秘书的挡驾包括（　 ）。 A.请客挡驾　　　　C.电话挡驾 B.滋事挡驾　　　　D. 接待挡驾???? 1. 企业的公章只要企业领导同意就可刻制。 2．印章经领导批准，可带离办公室使用。 3．一般来说，秘书部门是印章的管理者，秘书部门管理的印章有二类。 4．对于约见的安排，秘书应提前一小时提醒领导，以免遗忘。 5．编制计划表时，用纸以一张为限。 6．编制计划时要注意尽量把每周、每日的工作活动排满。 7．接听电话时，一般来说铃声不要超过三次。 案例分析 某公司总经理告诉秘书小王，今天上午要集中精力写一份重要的报告，不希望被任何事情所打扰。但不久，来了一位陌生人，说要向总经理推荐他们的一种新产品。小王告诉他，今天总经理不在公司。谁知恰巧这时总经理打开房门，要小王进总经理办公室给他找一份文件。此情形令小王非常尴尬，只好解释今天总经理工作特别忙，不接待任何来访。客人非常不高兴地离开了。 请问，这件事小王怎样处置会更妥当一些? 来访人是要向总经理推荐他们的产品，这种事一般不应该由总经理来处理，而应该由其他部门接待。因此，秘书小王了解了来访人的来意后，应该明确告诉他这件事由其他部门来接待会更合适。如果公司规定拒绝上门推销，秘书也应该及时将这个规定告诉他。 小王不应该欺骗来访人说总经理不在，这样会让来访人有受愚弄的感觉。一般情况下，不该由总经理出面接待的来访可以通过秘书的分流有效地得到处理；而对于确实应该由总经理接待的无约来访人，秘书则应该如实告知来访者总经理这是很忙，不能抽出时间来接待这种无约来访，但可以另外给他们安排会面的时间，从而使事情得到合理解决。因此，为了使总经理不受打扰而撒谎是不必要的，也是不妥当的。 技能训练 ：邮政业务 以下情况，应该运用哪些邮政业务： ?经理正在外地参加一个商品交易会，留守单位的小牛接到经理打来的电话，要求小牛立即寄送一个商品的样本过去。 ?某员工与公司解除劳动关系后，应聘到了另一家企业，