第14章 费用使用情况.ppt

14.4.2 保护数据源结构不被更改 14.4.2 保护数据源结构不被更改 14.4.2 保护数据源结构不被更改 14.4.2 保护数据源结构不被更改 14.4.2 保护数据源结构不被更改 14.5 共享和备份数据透视表 我们要让局域网中的用户都能查看和添加数据，就需要将其共享。为了保证数据最初的样式和安全，我们可以在OneDrive上进行备份，同时让远方的人员能对数据透视表的数据进行查看和操作。 14.5.1 共享数据透视表 要让数据透视表共享到局域网中，首先需要对工作簿本身进行共享，然后才能在局域网中进行共享，下面我们就将工作簿进行共享，具体操作如下。 14.5.1 共享数据透视表 14.5.2 上传OneDrive备份共享 为了防止工作簿的意外丢失，我们可以将其上传到OneDrive中，同时，也方便远方的人员查看和添加数据等，具体操作如下。 14.5.2 上传OneDrive备份共享 14.5.2 上传OneDrive备份共享 14.6 案例制作总结和答疑 在本章中，我们制作的费用使用情况数据透视表基本上都使用的是一些基础操作，其中稍微复杂的操作属条件规则、VBA和编辑区域的设置，只要用户按照相应顺序就能制作完成。 在制作过程中，大家可能遇到一些操作上的问题，下面就可能遇到的几个问题做简要回答，帮助大家顺利的完成制作。 Excel数据透视表入门与实战 清华大学出版社 第十四章 费用使用情况分析 本章要点 ★定义单元格名称 ★创建动态的数据透视表 ★添加计算字段 ★更改标签字段名称 ★更改报表样式和布局 ★将没有超支数据底纹取消 ★使用VBA禁止字段操作 ★保护数据源结构不被更改 ★共享数据透视表 ★上传OneDrive备份共享 学习目标 在本章中，我们将通过使用名称、设置数据格式、添加字段和套用数据透视表样式、条件规则和VBA代码等知识来制作一个费用使用情况分析的数据透视表，帮助用户更好的、更灵活的使用基础知识来制作出完整报表。同时，达到举一反三的目的。 14.1 案例制作效果和思路 在分析金额的使用情况时，主要是查看超支或没有用的金额数据，从而分析出金额的配置合理性，如图14-1所示是制作的费用明细分析报表的部分效果。如图14-2所示是制作该案例的大体操作思路。 14.1 案例制作效果和思路 14.1 案例制作效果和思路 如图14-2所示是制作该案例的大体操作思路。 14.2 创建动态的数据透视表 我们要对费用使用情况进行分析，首先需要创建一个数据透视表，而且这个数据透视表需要是动态的，然后对其进行结构布局和格式设置，所以，其中要使用到定义名称、套用表格样式和字段添加等相关知识。 14.2.1 定义单元格名称 要实时动态分析费用使用情况，就需使用到名称来获取已有和新添加的数据，其具体操作如下。 14.2.1 定义单元格名称 14.2.2 创建动态的数据透视表 单元格名称定义后，我们就可以根据名称来创建动态数据透视表，其具体操作如下。 14.2.2 创建动态的数据透视表 14.2.2 创建动态的数据透视表 14.2.3 添加计算字段 在实际中费用的使用情况，一定程度上可以从预算和实际开支之间的差额体现出来，所以，我们需要手动添加“超/省金额”字段，具体操作如下。 14.2.3 添加计算字段 14.2.4 更改标签字段名称 我们的费用字段都只有一列，所以没有多列进行求和的操作，同时，添加字段的计算方式是减法，所以，在数据透视表的标题行中包含“求和项:”字样不太符合实际，可将其取消掉，具体操作如下。 14.3 设置数据透视表显示样式 创建的数据透视表，虽然整体结构已显示完成，但看起来还是不够美观和专业，这时，还需要对其进行整体样式、布局结构以及数据字体字号的依次设置。 14.3.1 更改报表样式和布局 要对数据透视表进行美化和结构设置，这里主要从3方面入手，一是套用表格样式；二是取消数据透视表中分类汇总行；三是对数据透视表字体字号以及数字显示方式进行设置，其具体操作如下。 14.3.1 更改报表样式和布局 14.3.1 更改报表样式和布局 14.3.1 更改报表样式和布局 14.3.2 使用颜色来展示超值程度 由于每个部门在实际的费用中会因为项目的不同而出现多出或少用的情况，这时为了更好的显示超预算情况，我们可以使用颜色来进行区分，从而帮助我们在下次预算时能估算充分，具体操作如下。 14.3.2 使用颜色来展示超值程度 14.3.2 使用颜色来展示超值程度 14.3.3 将没有超支数据底纹取消 在三色刻度颜色换分数据范围时，明显将一些没有超支或低于预算的数据单元格划分为与预算持平的颜色，为了更好的分析数据，我们将其底纹取消，具体操作如下。 14.3.