数据分析与报表打印.ppt

第10章 数据分析与报表打印 10.1 对业务知识考试成绩表进行排序 10.2 数据筛选——筛选出符合条件的记录 10.3 对业务知识考试成绩表进行分类汇总 10.4 为业务知识考试成绩表中的各单位考生总分成绩创建图表 10.5 打印工作表 * * 除了可以使用公式对数据进行运算外，我们还可在Excel 2003中进行更高级的数据分析操作，如对数据进行排序、筛选和分类汇总等。另外，我们还可以创建图表，以求更生动地表现数据。报表制作完成，我们可在进行相关设置后将其打印出来。 对业务知识考试成绩表进行排序 数据筛选——筛选出符合条件的记录 对业务知识考试成绩表进行分类汇总 为业务知识考试成绩表中的各考生总分成绩创建图表 打印工作表 【本章内容提要】 排序是对工作表中的数据进行重新组织的一种方式，是最常用的表格数据操作之一。Excel可以对整个工作表或选定的某个单元格区域中的数据按文本、数字以及日期和时间进行升序或降序排序。 【实训目的】 掌握对数据表进行简单排序的的方法 。 【操作步骤】 实训1 简单排序 对文本进行升序排序 实训2 多关键字排序 【实训目的】 掌握为数据表进行多关键字排序的的方法 。 【操作步骤】 实训3 自动筛选 管理数据时经常需要对数据进行筛选，即从众多的数据中挑选出符合某种条件的数据。因此，筛选是一种用于查找数据的快速方法。 【实训目的】 掌握为数据表进行自动筛选的方法 。 【操作步骤】 筛选出“总分”最大的前5名记录 自定义筛选出“总分”大于或等于175的记录 实训4 高级筛选 【实训目的】 掌握为数据表进行高级筛选的方法 。 【操作步骤】 要通过复杂的条件来筛选单元格区域，应首先在选定工作表中的指定区域创建筛选条件，然后选择“数据”“筛选”“高级筛选”菜单，打开“高级筛选”对话框，接下来分别选择要筛选的单元格区域、筛选条件区域和保存筛选结果的目标区域。 要进行高级筛选，数据区域的第一行必须要有列标题。下面我们使用高级筛选筛选出总分小于198、奖学金为“加油！”的记录，以此介绍高级筛选的方法。 输入筛选条件，单击数据表中的任一单元格后选择“高级筛选”菜单 确认列表区域数据后单击“条件区域”右侧的压缩对话框按钮 选择条件区域后单击展开对话框按钮 筛选出总分小于198、奖学金为“加油！”的记录 实训5 取消筛选 【实训目的】 掌握取消某列、所有列筛选和删除筛选按钮的方法 。 【操作步骤】 取消对某一列进行的筛选 选择该项，取消对所有列进行的筛选 选择该项，可删除数据表中的筛选箭头 使用“分类汇总”命令，不需要人工创建公式，Excel将自动创建公式，并且将计算结果分级显示出来。 要进行分类汇总的数据表的第一行必须有列标题，在执行分类汇总命令之前，首先应对数据进行排序，将其中关键字相同的一些记录集中在一起。 分类汇总有简单分类汇总、多重分类汇总和嵌套分类汇总之分，这里介绍前两种。 实训6 简单分类汇总 简单分类汇总主要用于对数据表中的某一列进行排序，然后进行分类汇总。 【实训目的】 掌握对数据表进行简单分类汇总的方法 。 【操作步骤】 在工作表中将需要进行分类汇总的列——“单位”列进行升序排列 选择该列中的任意一个单元格，然后选择“数据”“分类汇总”菜单 对业务知识考试成绩表以“单位”来汇总总分成绩 实训7 多重分类汇总 多重分类汇总，就是对工作表中的某列数据选择两种或两种以上的分类汇总方式或汇总项进行汇总。多重分类汇总每次使用的“分类字段”总是相同的，汇总方式或汇总项可以不同。 【实训目的】 掌握对数据表进行多重分类汇总的方法 。 【操作步骤】 下面我们对业务知识考试成绩表中的“单位”列进行多重分类汇总，即进行“总分”的“求和”和“实际操作”的“求平均值”，以此介绍多重分类汇总的操作。 对“单位”列进行降序排序 设置两次分类汇总选项 分类汇总结果 实训8 分级显示数据 【实训目的】 掌握分级显示数据的方法 。 【操作步骤】 单击工作表左侧的折叠按钮 可以根据需要隐藏原始数据，此时该按钮变为 ，单击该按钮显示组中的原始数据 在 分级显示符号中，单击所需级别的数字，较低级别的明细数据会隐藏起来 要显示所有明细数据，请单击左侧分级显示符号的最低级别 分级显示控制按钮的功能 实训9 清除分类汇总 【实训目的】 掌握清除分类汇总的方法 。 【操