公文管理实务报告.doc

公文撰寫參考資料 提供單位：秘書室 中 華 民 國 99 年 11 月 10 日 壹、文書處理參考法規及依據 一、公文程式條例。 　　二、文書處理手冊－行政院秘書處出版。 附錄：公文程式條例、機關公文傳真作業辦法、機關公文電子交換作業辦法、印信條例、印信製發啟用管理換發及廢舊印信繳綃辦法、國家機密保護法、國家機密保護法施行細則。 三、事務管理手冊－文書處理部分。 貳、公文程式條例 公文程式條例係處理公文書時規範其程序及格式的法律。做為各公務機關處理公文書時共同遵守之準則。 公文程式條例共計14條，民國17年國民政府制定公布，隨時代的變遷，先後於民國41、61、62、82、93、96年修正部分條文。 參、公文的意義 公文程式條例第1條：「稱公文者，謂處理公務之文書；其程式，除法律別有規定外，依本條例之規定辦理。 肆、公文的類別 (一) 依現行公文程式條例規定，公文分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其他公文」六種： 1.令：公布法律、發布法規命令、解釋性規定裁量基準１、正確：文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏，內容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。 ２、清晰：文義清楚、肯定。 ３、簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。 ４、迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一定時間內完成。 ５、整潔：簽稿均應保持整潔，字體力求端正。 ６、一致：機關內部各單位撰擬簽稿，文字用語、結構格式應力求一致，同一案情的處理方法不可前後矛盾。 ７、完整：對於每一案件，應作深入廣泛之研究，從各種角度、立場考慮問題，與相關單位協調聯繫。所提意見或辦法，應力求詳具體、適切可行；並備齊各種必需之文件，構成完整之幕僚作業，以供上級採擇。擬稿須條理分明，其措詞以切實、誠懇、簡明扼要為準，所有模稜空泛之詞、陳腐套語、地方俗語、與公務無關者等，均避免。 引敘來文或法令條文，以扼要摘敘足供參證為度，不宜僅以「云云照敘」，自圖省事，如必須提供全文，應以電子文件、抄件或影印附送。 各種名稱如非習用有素，不宜省文縮寫，如遇譯文且關係重要者，請以括弧加註原文，以資對照。 文稿表示意見，請以負責態度，或提出具體意見供受文者抉擇，不得僅作層轉手續，或用「可否照准」、「究應如何辦理」等空言敷衍。 擬稿以一文一事為原則，來文如係一文數事者，得分為數文答復。 引敘原文其直接語氣均改為間接語氣，如「貴」「鈞」等請改為「○○」「本」「該」等。 ８、擬辦復文或轉行之稿件，敘入來文機關之發文日期及字號，俾便查考。 案件如已分行其他機關者，於文末敘明，以免重複行文。 文稿中多個機關名稱同時出現時，按照既定機關順序，由依序排列。 字跡請力求清晰，不得潦草，如有添註塗改，於添改處蓋章。 文稿分項或分條撰擬時，請分別冠以數字。上下左右空隙，力求勻稱，機關全銜、受文者、本文等請採用較大字體，以資醒目。 文稿有頁以上者裝訂妥當，並於騎縫處蓋（印）騎縫章或職名章，同時於每頁之下加註頁碼。、「」： 為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要。「主旨」不分項，文字緊接段名冒號之下書寫。 ２、「說明」：當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於「主旨」內容納時，用本段說明。本段段名，可因公文內容改用「經過」、「原因」等名稱。如無項次，文字緊接段名冒號之下書寫；如分項條列，應另行低格書寫３、「辦法」：向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時，用本段列舉。本段段名，可因公文內容改用「建議」、「請求」、「擬辦」、「核示事項」等名稱。其分項條列內容過於繁雜、或含有表格型態時，應編列為附件。 （）公文用語規定： （一）期望及目的用語，得視需要酌用「請」、「希」、「查照」、「鑒核」或「核示」、「備查」、「照辦」、「辦理見復」、「轉行照辦」等。 （二）准駁性、建議性、採擇性、判斷性之公文用語，必須明確肯定。 （三）直接稱謂用語： 、有隸屬關係之機關：上級對下級稱「貴」；下級對上級稱「鈞」；自稱「本」。 ２、對無隸屬關係之機關：上級稱「大」；平行稱「貴」；自稱「本」。 、對機關首長間：上級對下級稱「貴」；自稱「本」；下級對上級稱「鈞長」，自稱「本」。 ４、機關（或首長）對屬員稱「台端」。 ５、機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、「台端」；對團體稱「貴」，自稱「本」。 ６、行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可通稱為「貴機關」或「貴單位」。 （四）間接稱謂用語： １、對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」，如一再提及，必要時得稱「該」；對職員稱「職稱」。 ２、對個人一律稱「先生」「女士」或「君」。 簽、稿之撰擬說明如下： （一）簽稿之一般原