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电子档案与纸质档案保护之比较 　　摘 要：电子档案的出现，对档案学基础理论产生了巨大的冲击，给实际工作带来了不小的挑战。档案保护的方法和技术，也必然面临着更新与变革。本文将从档案保护的实质、技术、时期、档案保护工作的范围、档案保管人员的社会关系以及档案保护的费用等六个方面对电子档案与纸质档案作比较分析。 　　关键词：电子档案；纸质档案；保护 　　1 档案保护的实质比较 　　传统的纸质档案保护是对档案载体――纸张的保护（包括修复），以期延续档案的寿命。对纸质档案来说，信息的物理结构与逻辑结构是同时固化在纸张上的，也就是说，其物理结构与逻辑结构是一致的。例如，如果排错了页码，就不仅破坏了信息的物理结构，同时也破坏了信息的逻辑结构，而在同一页上信息的变动一定会留下痕迹，所以说纸质文件的结构对用户来说是透明的。因此，纸质档案保护的实质是对其进行物理结构或物理实体的保护。电子档案的结构却要复杂得多，随着网络和多媒体技术的发展，电子档案文件的物理结构更加复杂，有些文件中含有关系数据库中的信息，有些文件中含有超文本信息，还有些文件含有来自多个系统平台的有关数据。这种“复合型”文件可能随来源数据的变化而不断变化。可以这样说，电子文件已经失去了传统意义上文件实体的概念，而只是一系列动态信息的集合。电子档案必须依赖计算机软、硬件平台对其内容进行转换，还原成其逻辑形式，才能够被人们阅读和理解。简言之，纸质档案保护的实质是对其进行物理保护，而电子档案保护的实质是对其进行逻辑保护。 　　2 档案保护的技术比较 　　传统纸质档案的保护主要是在防霉、防蛀、或进行一些必要的缩微、复印等复制工作。而且这些载体只要避开天灾人祸，遵守管理和保护的有关要求，就能达到长期保存。电子档案的保护包括对载体的实体保护、对计算机软、硬件支撑环境的保护，对电子档案逻辑内容的保护、相关背景信息和元数据的保护以及安全保护，等等。电子档案的其他相关保护技术虽然不断发展，但发展时间不长，保护技术的研究也起步不久、不成熟，存在着多方面的不足。仅仅计算机病毒的防护这一项，其技术就一直处在不断动荡和变化的状态。虽然各国每年都花费巨资用于计算机和网络的安全和防护工作，但是损失还是巨大的。除了病毒破坏、黑客入侵等安全问题之外，电子档案还有很多问题仍然处在探索状态。例如，如何永久地保障电子档案的可存取性，包括如何解决软、硬件环境的兼容性和文件格式的兼容性问题，如何保障电子档案的原始性和完整性，等等。这些问题，似乎都没有通用的、永久的、可靠的方法，这也是目前“双套制”盛行的原因，同时也对电子档案的保护提出了挑战。 　　3 档案保护的时期比较 　　纸质档案文件保护工作一般是从档案入库以后开始进行的，入库之前基本上不用刻意地对其进行技术上的保护，也就是说传统纸质档案的保护时期基本上是阶段性的，而且着重点在于对档案的保管。电子档案的保护不能只在哪个阶段进行，它的保护应贯穿于电子文件的整个生命周期。这是因为电子档案具有非实体性、不稳定性和对载体和运行环境的依赖性等特征，要保护好电子档案，除了保护电子档案的载体（实体）之外，更要注意保护它的可用性、可存取性和可理解性，以及保证电子档案的原始性、真实性和完整性。所以，电子档案的保护是一个系统工程，要从其设计阶段开始到电子档案的销毁实行全程的保护管理。 　　4 档案保护工作的范围比较 　　纸质档案的保管一般来说是对已整理好并存放在库房中的档案进行的日常维护性的保护性管理，包括维护档案实体的秩序状态，使档案在存放和使用中始终有序；要保护档案实体的理化状态，使其在存放和使用中不受或少受人为因素的损害，并尽量延长其物质形体的“自然寿命”。而电子档案的保护要贯穿于电子文件的整个生命周期的过程中，其运动过程中要经过文件形成部门、档案部门或者计算机网络。未来以电子档案为主建立起的数字或虚拟档案馆，不仅保管和利用本馆馆藏档案，而且将成为全国各地乃至全世界各地相关档案资源的信息集散地、联结点。 　　简言之，纸质档案保护工作涉及的范围比较固定，属于静态保护，而电子档案保护工作的范围则大大拓展，且不固定，处于动态的变化之中。 　　5 档案保管人员的社会关系比较 　　纸质档案是在文件完成了现实使用价值，并办理了归档手续而进馆（室）的，接下来档案基本上就在库房管理人员的监控之下。电子档案的产生，改变了纸质档案保管人员单一的社会关系。首先，电子档案保管人员和文件形成部门人员的关系密切了。因为电子档案形成初期是在文件形成部门，因此，档案部门必须要进行“前端控制”，要对文书部门进行超前指导。同样档案保管人员也将比以往更需要得到文件形成者的支持和帮助。其次，电子档案保管人员将和计算机技术人员产生更多的互动关系。这是因为电子档案分布地点的分散以及电子档案安全保护的