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行政事业单位档案管理信息化建设问题研究 　　摘 要：随着信息网络技术的快速发展，我国行政事业单位的档案管理体系也在逐渐进行着改革和变化。目前我国行政事业单位在档案管理信息化建设中仍存在一些问题，需要采取积极的措施加以解决，以保证档案管理信息化的有效实施。 　　关键词：事业单位；档案管理；信息化建设 　　档案管理信息化主要是指在保证档案原始内容的基础上，通过计算机和网络技术对档案本身和档案形式进行有效的信息转换，从而形成网络中电子档案。在行政事业单位档案管理中进行信息化建设不仅可以有效地降低档案管理人员的工作量，提高他们的工作效率，还可以加强行政事业单位对内部人才的科学管理与培养，从而更好地适应我国市场经济快速发展的需求。 　　1 行政事业单位档案管理工作实现信息化的重要性 　　做好行政事业单位档案管理工作的信息化能够在很大程度上促进社会事业的大发展，行政事业单位的档案管理工作采用数字化，信息化的方式可以促进行政事业单位档案管理工作的信息化的进程。随着社会经济的发展，行政事业单位档案管理工作越来越显得重要。而且对档案管理提高新的要求与挑战，这些都促使了事行政业单位档案管理工作的信息化。 　　较传统档案管理而言，信息网络及管理软件的应用，使行政事业单位档案管理具有如下特点及优势： 　　1.1 便于行政事业单位档案资料永久保存。档案信息化管理通过备份档案，将其存储于电子磁盘中，不仅极大地节约了档案存储空间，也不会由于天气或季节问题而导致档案信息丢失，最大限度地确保了档案资料的完整性，实现了永久保存。 　　1.2 便于行政事业单位管理档案信息。在传统管理过程中，档案资料很多，档案管理工作繁琐异常，程序颇多，实现档案管理信息化后，可通过在数据库中输入关键字，迅速地查出所需信息，程序简便，不会其他档案影响。 　　1.3 本质上改变了档案管理的方式与途径，拓展了档案的职能。将传统以纸质媒介人工录入方式转变成了网络平台为媒介，电子录入方式，使档案职能由传统档案保存及运用职能，转变成了信息资源的采集、存储及相关服务类型，全面推动了事业单位的建设。 　　2 目前行政事业单位档案管理工作信息化建设的问题 　　2.1 行政事业单位档案管理缺乏统一规范性。由于我国行政事业单位众多，而各个行政事业单位在选择使用档案管理的软件时没有统一的标准，均按自己的使用习惯来选择，这便造成了不同部门之间的软件缺乏通用性。此外，在同一个管理软件下，当进行文献检索时，很难再进行档案的信息管理，同样，当进行档案的信息管理时，又很难进行文献检索。这使得档案管理信息化建设的进程十分缓慢，在大环境下难以实现信息的资源共享。除此之外，很多档案管理单位并未根据已有的电子档案管理系统设置标准化流程，导致电子档案管理系统的作用得小到充分发挥。 　　2.2 缺乏必要的档案信息内容安全的措施。行政事业单位中的有些档案资料是与普通的档案资料是不一样的。可能会涉及到很多的国家机密信息。各个事业单位在进行信息化建设时，要首先切实保证涉密资料的安全。但是有些事业单位很容易的忽视这个问题，从而威胁了涉密资料的信息安全，主要表现在事业单位可能对公开的信息资料审查程序不严，甚至在涉密计算机上使用外网浏览网页等。这些很容易导致黑客等窃密到机密文件资料。因此行政事业单位要严格按照有关规定对事业单位的档案进行管理与公开，做到确保机密资料的安全。 　　2.3 档案管理信息化建设平台更新速度较慢。目前我国许多行政事业单位虽然已经建立了较为完整的职工档案信息管理系统，但在实际的工作中由于缺乏对档案管理工作的重视，使得档案管理信息化平台的模块设置更新较慢，导致一些新近的职工档案信息不能得到及时的更新，从而影响事业单位人才的优化管理。 　　2.4 档案管理工作人员素质低下。一般行政事业单位倾向使用年龄偏大的人员进行档案管理，他们在工作中往往墨守成规，对于新技术、新方法的接受能力相对较差，另外，很多事业单位的人才引进机制较差，对高素质专业档案管理人才的吸引力十分有限。因此，在信息化不断发展的今天，档案管理工作的信息化程度越来越高，对于档案管理人员的要求也越来越高，优秀的档案管理人才大量缺乏。在行政事业单位档案管理的信息化建设中，许多档案管理人员的专业技能并没有达到所需要的标准，其综合素质仍待提高。如许多档案管理人员对计算机技术缺乏足够的认识使得他们的知识贮备和专业技能较低，同时由于档案信息需求量的日益加大，管理人员的服务态度也有待于进一步提高。 　　3 加强和推进行政事业单位档案管理信息化建设的策略 　　3.1 制定规范的档案管理工作的制度。在我国法律法规对事业单位的档案管理工作有着明确的规定，因此行政事业单位档案管理工作的信息化要在法律法规的允许下进行，也就是行政事业单位档案管理的