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计算机技术的运用在学校档案管理中的应用分析 　　摘要：随着科学技术的发展及其广泛化的推广，计算机技术已经逐渐渗透到了社会各个领域当中。而且在如今智能化管理方式的时代当中，学校档案管理也应该向着数字化的方向拓展。况且如果能够将计算机技术有效应用到学校档案管理方面，那么其在文献资源和客户服务等各个角度都能够得到较为有效的提升。当然对于高职学校来说，档案管理工作本身就比较庞杂，如果还是使用以往纸笔记录和人工管理的方式不仅会耽误管理工作的效率，而且还可能会造成档案损失。所以从有效管理和挖掘学校档案深层数据资源的角度来看，将计算机技术运用到学校档案管理中不仅与时俱进，同时也能够规范管理的秩序。因而在本文当中我便会结合自己对于相关知识的了解具体分析这一问题。 　　关键词：计算机技术；学校；档案管理；应用 　　中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2016）26-0141-02 　　随着高科技技术的推广和使用，计算机技术已经在多个领域当中得到了普及，也就表明我们已经进入了信息化的时代。在近些年的社会活动当中，计算机技术已经在学习和工作当中起到了巨大的作用，成为了我们的日常工具之一，这也推动人们交流和管理方式从纸质版向着电子管理迈进，因而学校档案的管理也应该向着信息化的建设发展。况且如今那种传统的档案管理的硬件设备、制度和人员结构已经落后于时代的发展，所以使用计算机和信息化的管理方式才能够更好的促进高校档案的管理。因而在本文当中，我便会基于自己对于计算机技术和学校档案管理相关知识的了解来具体的分析和论述这一问题，仅希望能够起到一些借鉴的作用。 　　1 学校档案管理传统方式的弊端 　　1）查找效率低 　　学校的档案管理对于整个学校的发展是非常重要的，可以说从档案当中能够更加全面地了解到学校师生的思想和工作状态，同时也能够帮助学校领导做出管理和战略决策。在目前国家的发展当中，许多学校都由于各种各样的因素会影响到其工作地发展，其中查找效率低就是非常普遍的一个问题。而且也由于在我们学校当中，传统的档案管理工作都是以卷宗的方式记录开展的，所以在查找的时候也是需要使用人工来进行查找的。通过人工工作不仅会耗费大量的时间，同时也不能够保证其准确性，这样会影响到学校档案管理的效率。 　　2）必威体育官网网址性差 　　在我们学校当中的档案工作基本都是由人工来进行操作的，但是由于在实际当中档案管理的人员流动都是比较大的，这也就导致了工作人员较多，也就不免会造成档案必威体育官网网址性较差的情况。这样既不利于整个学校档案管理工作开展，同时也不能够保证机密档案的安全性和封闭性。 　　3）档案的更新与保护困难 　　我们学校的档案管理工作之前都是以卷宗的方式进行记录和保存的。但是随着时间的流逝和学校历届学生的积累，档案室的卷宗已经堆积如山，这样会增加档案管理的难度。而且由于济南本身地理位置和气候的原因，也会导致年代较为久远的档案出现虫蛀、发霉或者是腐烂的现象，而这些也增加了学校档案管理和保护的难度。 　　2 计算机技术在档案基础管理中的应用 　　1）用计算机编制档案检索工具 　　学校档案管理任务比较繁重，由于学生的流动性比较大，因而档案管理工作也需要进行时时的更新和分类细化，如果使用人工会降低工作效率。因而可以用计算机编制档案检索工作。在整编档案的过程当中，我们可以以著录项目来组成档案机读目录数据库。之后则可以利用已有数据进行自动化的编制专题和分类的目录，这样按照不同的要求分类管理才能够更加具体和规范。当然，对于之前校内一些纸质的管理文件则可以按照信息管理部门的要求来进行信息录入。这样才能够在一定程度上保证数据的可靠性，同时也能够增加归档的准确性。 　　2）用计算机进行档案检索 　　计算机检索具有高效性和针对性，在大量数据的登记和统计当中可以根据我们所输入的年代、人名或者是专业方向来对其档案库进行检索。根据这些关键词，我们不仅能够筛选出符合使用者要求的档案原件，同时也能够检查系统和数据的准确性。当然计算机本身就具有高效性，因而我们可以建立档案室网页，通过网上进行服务。况且就目前计算机技术的推广，每个学校和工作室都有着局域网，所以档案部门可以制作属于本部门的网页，实时更新数据和信息。之后则可以将其服务系统连接到其他各部门当中，这样便可以通过档案信息网上的检索提供更加便捷的服务。 　　3 计算机技术在档案综合管理中的应用 　　在如今互联网广泛使用的时代当中，档案管理也迎来了新的发展机会。因为在网络上多种数据的流动性使用，计算机等尖端性的技术也被逐步应用到了档案管理的系统当中。在目前的文件和档案管理中各种数据之间都是紧密联系的，因而必须通过计算机技术来促进现行文件和档案管理资源的交换和共享，这样既能够规范系统管理，同时也能够促进