EXCEL使用技巧之数据筛选讲述.ppt

《计算机文化基础》 编写组 Excel 的数据库管理 Excel 不仅具有对数据的计算处理能力，还具有数据库管理的一些功能 Excel 对工作表中的数据处理，是以数据库管理的方式进行的，即一张工作表就是一个关系数据库 Excel 的数据库管理功能包括： 以记录的形式，在工作表中进行插入、删除、修改数据等操作 对表格中的记录，按关键字进行排序操作 对记录进行按条件的检索、筛选、计算操作 对数据按要求分类，并进行汇总操作 Excel 在制表、作图等数据分析方面的能力比一般数据库更胜一筹，它淋漓尽致地发挥了在表格处理方面的优势 数据类型 数值型常数----输入的正数或负数，屏幕显示时右对齐。 字符串型常数----输入的其中包含非数字符号的一串任意字符。屏幕显示时左对齐。 全由数字组成的字符串型常数，如身份证号码、学号等 ----输入时以(半角)单引号开头，后跟数字 逻辑型常数----仅有两个，输入或显示时都是： True(真)，False(假) 日期型常数----一般地按 yy-mm-dd 格式输入，显示时用户可选择多种格式。 自定义筛选的特点 自动筛选只能进行数据“相等”的筛选 自定义筛选可以根据比较运算进行筛选 自定义筛选可以在两个比较运算之间进行逻辑运算 每一次的自定义筛选，只能在一个字段中进行 在前面的自定义筛选结果基础上，可以在另一个字段上进行再一次的自定义筛选，使筛选范围逐步缩小，从而完成多个字段上的复杂条件的筛选操作 数据筛选之3 --高级筛选 第一步：建立条件区域 第二步：选定工作表 第三步：选择菜单“数据”[筛选][高级筛选]命令 在“高级筛选”对话框中确认： 参与筛选的工作表所在的区域地址 已建立的条件区域的所在地址 存放筛选结果的区域地址 条件区域设置小结1 方法1----使用比较条件式： 标题行：复制而来的原字段名。 条件行：非等号开头的比较表达式 比较运算只在一个字段上，且比较前不须进行计算，如“平均分超过90分” 方法2----使用计算条件式： 标题行：非原字段名的任意字符，甚至是空白。 条件行：等号开头，后跟比较计算式或逻辑函数。 比较运算只在一个字段上，但比较前须进行计算，如“10月份出生的记录” =month(d2)=10 或比较是在两个字段中进行，如“数学成绩超过英语成绩的记录” =e2f2 条件区域设置小结2 使用比较运算( =, , , , =, = ) 优点：直观，容易理解 缺点：各条件间的逻辑关系容易出现错误 可用于仅涉及一个字段的条件 使用逻辑函数( AND, OR, NOT ) 优点：简略，可精确表达各条件间的关系 缺点：较为抽象不易理解，写出的式子较长，括号的配对容易出现错误 一般用于至少涉及两个以上字段的条件 小结：三种筛选方式的区别 自动筛选：在单个字段中，按单个已登录的数据为条件进行筛选(“相等”运算)，如： 筛选出英语成绩是84分的所有记录 自定义筛选：在单个字段中，按指定的数据区间为条件进行筛选(“比较”及“逻辑”运算)，如： 筛选出英语成绩在65~85分的所有记录 高级筛选：在两个以上字段中，按数据或数据区间作为条件进行筛选，如： 筛选出英语成绩超过85分，数学成绩在60~80分之间的刘姓男同学记录 有时候，一次的高级筛选可以用多次的自定义筛选(彼此之间是“与”运算关系)来代替 数据库函数介绍 数据库函数与高级筛选的区别 相同点：都需要预先准备好条件区域 不同点： 数据库函数所得的只是一个数值结果 高级筛选所得的是若干条数据库记录 例：求年龄在22~25岁间的陈姓女同学 只求人数，可用数据库函数dcount 要了解各学生的具体情况，应使用高级筛选，找出符合条件的各个记录 countif、sumif 与 dcount、dsum countif、sumif：只能在一个字段中确定条件，且只能使用简单的比较条件 countif ：2个参数----进行统计的区域地址、统计条件 sumif ：3个参数----条件所在的区域地址、条件所在区域中的某个条件(数据，或单元格地址)、进行求和运算的区域地址(必须是数值型区域) dcount、dsum：条件区域可涉及一至多个字段，且可进行复杂的比较、逻辑运算 统一格式，3个参数----数据库所在区域地址、(统计数据列的)字段名所在单元格地址或该数据列的序号、预先制作好的条件区域地址 思考题：要按自定义序列来排序工作表中的数据，想一想要先做什么操作？ 思考题：三种筛选操作，各自适用于什么情况？它们之间各有什么异同之处？ 思考题：什么是比较条件式的条件区域？怎样建立比较条件式的条件区域？ 思考题：什么是计算条件式的条件区域？怎样建立比较计算条件式的条件区域？怎样建立逻辑计算条件式的条件区域？